Een ingrijpende softwaremigratie gerealiseerd in vier maanden tijd: begin 2026 nam het Brugse accountantskantoor Oostboek afscheid van Admin-Consult. In de plaats kwam AdminPulse als centraal kantoorplatform. Voor vennoot Geert Hutsebaut was het veel meer dan een technologische upgrade. “Een softwarewissel mag nooit louter een IT-project zijn. Het is een strategische oefening die je hele organisatie sterker maakt.”
Met 33 medewerkers, waaronder zeven vennoten, die samen de toekomst van de organisatie uitstippelen, koos Oostboek bewust voor een ambitieuze aanpak. Opvallend is het enthousiasme waarmee Hutsebaut – intussen 61 jaar en sinds 1992 actief in het familiebedrijf dat zijn vader in 1980 oprichtte – over die verandering spreekt. “Na al die jaren blijf ik enorm geboeid door wat er leeft in onze sector. We mogen de verandering niet vrezen, maar moeten ze omarmen.”
Geert, waarom besliste Oostboek om over te schakelen naar AdminPulse?
Geert Hutsebaut: “Die beslissing is eigenlijk geleidelijk gegroeid. De voorbije jaren hielden we koppig vast aan onze projectwerking in Admin-Consult. Een eerste overstappoging naar AdminPulse liep enkele jaren geleden nog spaak omdat die projectmatige aanpak toen onvoldoende ondersteund werd. Intussen is het platform sterk geëvolueerd en vonden we het juiste moment gekomen voor een migratie naar AdminPulse.
“Het volledige traject duurde ongeveer vier maanden. Eind januari 2026 zijn we gestart en tegen eind april draaide alles volledig in de nieuwe omgeving. Dat was bijzonder intensief, maar achteraf bekeken was het de juiste keuze.”
Zo’n overstap heeft ongetwijfeld een grote impact op medewerkers. Hoe verliep dat traject?
“Zoals bij elke verandering zagen we verschillen tussen onze medewerkers. Jongere collega’s vonden snel hun weg dankzij de moderne interface en de logische koppelingen tussen verschillende functionaliteiten. Medewerkers die jarenlang met de vorige software werkten, hadden wat meer tijd nodig, wat logisch en begrijpelijk is.”
“Daarom hebben we sterk ingezet op begeleiding. We werkten met een intern projectteam van drie mensen en konden bovendien rekenen op goede ondersteuning vanuit AdminPulse. Hun uitgebreide begeleiding bleek daarbij bijzonder waardevol.”
“Belangrijk was ook dat we de overstap niet vrijblijvend maakten. Zodra we beslist hadden, zijn we er volledig voor gegaan. Half overstappen werkt immers niet. Achteraf bekeken ben ik vooral trots dat iedereen uiteindelijk mee was. Ons team is doorgaans kritisch voor nieuwe software, maar deze migratie heeft bewezen dat een goede voorbereiding en duidelijke begeleiding het verschil maken.”
“Wanneer een medewerker bepaalde werkzaamheden uitvoert, worden onderliggende taken automatisch afgewerkt. Dat zorgt niet alleen voor veel meer consistentie, maar ook voor betere opvolging.”
Welke verbeteringen merk je vandaag het sterkst?
“Het grootste voordeel zit misschien wel in de manier waarop we onze interne processen opnieuw hebben opgebouwd. We hebben elk dossier opnieuw bekeken, alle klantmandaten onder de loep genomen en de taakstructuren volledig herwerkt. Daardoor zijn onze workflows vandaag veel overzichtelijker.”
“Een mooi voorbeeld is de koppeling tussen deeltaken en tijdsregistratie. Wanneer een medewerker bepaalde werkzaamheden uitvoert, worden onderliggende taken automatisch afgewerkt. Dat zorgt niet alleen voor veel meer consistentie, maar ook voor betere opvolging.”
“Ook onze KYC-processen hebben we grondig herbekeken. De identificatie van klanten, risicobeoordelingen en opvolging van wettelijke verplichtingen worden vandaag veel visueler weergegeven. Dankzij duidelijke statusindicatoren zie je meteen welke dossiers nog aandacht vragen. Je haalt nooit honderd procent, maar het systeem helpt wel om compliance veel systematischer op te volgen.”
Welk impact had de migratie op jullie facturatieproces?
“De overstap naar nieuwe software heeft ons verplicht om ook onze prijsstructuur kritisch te bekijken. Zo hebben we bijvoorbeeld onze prijslijsten herwerkt en kunnen we nu veel frequenter factureren. Vroeger bleven bepaalde prestaties soms onder de radar of werden ze pas maanden later gefactureerd.”
“Door sneller te werken, verdwijnen er minder prestaties tussen de mazen van het net. Dat vertaalt zich in een efficiëntere administratie en uiteindelijk ook in een beter financieel resultaat.”
Welke nieuwe mogelijkheden verwacht je nog?
“Vanuit Oostboek nemen we momenteel deel aan de verdere ontwikkeling van de capaciteitsplanning (kwam ter sprake tijdens ons webinar van eind mei) binnen AdminPulse. Vandaag werken veel kantoren daarvoor nog met Excel-bestanden, maar uiteindelijk wil je die informatie rechtstreeks uit je dossierbeheer halen. Zo krijg je veel beter zicht op de werkdruk van elke medewerker. Dat is niet alleen belangrijk voor de planning, maar ook voor het welzijn van je mensen.”
“We willen daarnaast ook digitale handtekeningen verder uitrollen. Technisch is dat vandaag perfect mogelijk, maar we hebben daar bewust nog geen absolute prioriteit van gemaakt. Een belangrijk deel van onze klanten bestaat uit – vaak oudere – ondernemers die nog graag op papier ondertekenen. Je moet je klanten daarin meenemen. Bij jongere ondernemers zien we dat digitale ondertekening steeds meer de norm wordt, dus die evolutie zullen we zeker volgen.”
“AdminPulse laat zich gemakkelijk koppelen met andere toepassingen en AI-oplossingen. Die openheid is voor ons een strategische keuze.”
Je spreekt vaak over het belang van open platformen. Waarom is dat zo belangrijk?
“Omdat de toekomst meer dan ooit rond data draait. AdminPulse laat zich gemakkelijk koppelen met andere toepassingen en AI-oplossingen. Die openheid is voor ons een strategische keuze.”
“Terwijl gesloten systemen je afhankelijk maken van één leverancier, geven open platformen je de vrijheid om nieuwe toepassingen toe te voegen wanneer ze zich aandienen. Dat zal de komende jaren alleen maar belangrijker worden.”
“Ik ben ervan overtuigd dat automatisering klassieke compliance-opdrachten steeds efficiënter laat verlopen. Daardoor kijken klanten kritischer naar de prijs van onze dienstverlening.”
Welke rol zie je voor AI binnen de accountancysector?
“We zien nu al dat AI ons werk versnelt en een extra dynamiek geeft. Toch zal menselijke expertise altijd belangrijk blijven. Een AI-tool kan heel veel informatie genereren, alleen moet iemand die informatie correct interpreteren en vertalen naar bruikbaar advies voor de klant.”
“Minstens even belangrijk is de manier waarop AI ingebed wordt in je processen. Wanneer AI bijvoorbeeld een opportuniteit detecteert, wil je dat daar automatisch een taak of adviesopdracht aan gekoppeld wordt. Technologie moet de accountant ondersteunen, niet vervangen.”
Afsluitend: hoe zie je zelf de toekomst van het accountantsberoep?
“Ik ben ervan overtuigd dat automatisering klassieke compliance-opdrachten steeds efficiënter laat verlopen. Daardoor kijken klanten kritischer naar de prijs van onze dienstverlening. Onze meerwaarde zal daarom almaar meer richting advies en begeleiding evolueren.”
“Wij willen de ‘huisarts’ en vertrouwenspersoon van onze klanten zijn, niet ‘Dr. Google’ die enkel antwoorden geeft. Hoe beter technologie repetitieve taken overneemt, des te meer tijd onze medewerkers krijgen om als sparringpartner van ondernemers op te treden. Dat is uiteindelijk waar klanten écht bereid zijn voor te betalen.”
