Sinds 1 januari 2026 komen facturen tussen Belgische ondernemingen netjes via Peppol binnen. Toch blijft er een gat: de facturen van generieke AI-tools, Canva, Meta Ads en andere buitenlandse onlinediensten vallen buiten de verplichting. Het Belgische Paperkeep wil dat gat dichten met een gratis browserextensie die die facturen met één klik ophaalt en hernoemt.
Voor veel accountants is het een herkenbaar scenario: aan het einde van het kwartaal ontbreken er nog altijd stukken. Het gaat vaak om kleine, maandelijkse bedragen die met de kaart betaald worden: software, opslag, domeinnamen, advertenties en AI-tools. Elk afzonderlijk weegt weinig, maar samen zijn ze vaak de stukken waar je het langst op wacht.
Wat de regel zegt
De e-facturatieplicht geldt tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant. Volgens de FOD Financiën vallen leveranciers die niet in België gevestigd zijn en hier geen vaste inrichting hebben, buiten de verplichting. Dat geldt zelfs als ze in België voor btw geïdentificeerd zijn.
Het gevolg: heel wat software- en advertentieplatformen factureren vanuit het buitenland. Hun factuur blijft een pdf, of gewoon een betalingsbewijs, in de facturatieomgeving van het account van je klant. Iemand moet die er elke maand uithalen.
“Belgische facturen komen voortaan via Peppol binnen. Die van ChatGPT, Canva of Meta Ads wachten nog altijd in een klantenzone. Dat gat vult Paperkeep.” Het Paperkeep-team
Hoe het werkt
Paperkeep is een browserextensie voor Chrome, Microsoft Edge en Firefox, met een interface in het Nederlands, Frans en Engels. Wie op de facturatiepagina van een dienst op het icoon klikt, ziet de facturen verschijnen. Ze worden gedownload en meteen hernoemd met datum, leverancier en bedrag, bijvoorbeeld 2026-09-06_dienst_15-00EUR.pdf. Daarna kan je klant de map in één keer uploaden.
Het team heeft de werking afgestemd op 26 Belgische en internationale leveranciers uit telecom, energie, vervoer, software en online aankopen.
Een opvallende keuze is de privacy. De extensie werkt zonder server en zonder account: de facturen gaan rechtstreeks van de pagina van de leverancier naar de downloadmap van de gebruiker.
“Paperkeep heeft geen server, en dat is bewust: een extensie die facturatiepagina’s leest, hoort niets mee te nemen. Iedereen kan dat in zijn eigen browser nakijken.” Het Paperkeep-team
Gratis, met een betalende optie
De basisversie is gratis, zonder downloadlimiet. Paperkeep Pro kost 39 euro per jaar inclusief btw en is bedoeld voor wie overzicht wil over ontbrekende facturen.
“De gratis versie heeft geen limiet. Pro is voor wie elke maand wil weten welke factuur ontbreekt, nog voor de boekhouder erom vraagt.” Het Paperkeep-team
Paperkeep is een jonge speler: de onderneming staat sinds 1 oktober 2026 actief en zit volop in de lanceringsfase.
Wat betekent dit voor je kantoor?
Peppol maakt de verwerking van Belgische facturen eenvoudiger, maar het einde van het nalopen van stukken is het nog niet. Zo pak je het aan met je klanten:
- Breng de buitenlandse abonnementen in kaart. De kaartafschriften van je klant zijn een goed vertrekpunt.
- Kijk naar het adres van de afzender op een oudere factuur. Dat toont of een leverancier vanuit België factureert.
- Maak afspraken over het aanleveren: wie haalt de facturen op, hoe heten de bestanden en wanneer komen ze binnen?
De Europese Unie wil elektronische facturatie tegen 2030 uitbreiden naar handelingen tussen lidstaten. Tot dan, en zeker voor leveranciers buiten de EU, blijft de pdf die je moet downloaden de regel.
Samenvatting
- Peppol verwerkt sinds 2026 Belgische B2B-facturen automatisch, maar buitenlandse onlinediensten vallen buiten de verplichting.
- Facturen van tools zoals ChatGPT, Canva en Meta Ads moeten je klanten dus nog altijd zelf downloaden.
- Paperkeep haalt ze met één klik op en hernoemt ze, zonder server of account; de basisversie is gratis.
- Tip voor je kantoor: breng met je klanten hun buitenlandse abonnementen in kaart en maak duidelijke afspraken over het aanleveren.
