AI is al enkele jaren niet weg te denken uit het dagelijkse leven. Er gaat geen dag voorbij of er is een nieuwe ontwikkeling die het leven wat makkelijker zou moeten maken. Ook de accountancywereld ontsnapt hier niet aan. Ieder programma dat we als accountants gebruiken verbetert zijn functionaliteiten met AI, met tijdswinst en efficiëntie tot gevolg. Of het nu gaat om mails voorbereiden, processen laten herhalen door AI, openstaande lijsten van leveranciers overlopen of de jaarafsluiting voorbereiden, alles wordt geoptimaliseerd.
Eén aspect grotendeels manueel
Begin dit jaar kwamen we tot de conclusie dat er nog één belangrijk aspect van de dagelijkse werking van het boekhoudkantoor grotendeels manueel blijft: de btw-periode. De (pre-) boekhoudsoftware automatiseert hier al deels: je kan zelf regels toewijzen aan je leveranciers; je pakket ziet dat je 3x dezelfde boeking hebt gedaan voor een bepaalde leverancier en gaat dit als boekingsvoorstel opslaan, je kan vorige verwerkingen van een factuur opvragen en toewijzen aan het huidige document en ga zo maar verder.
13 jaar ervaring
Die automatisaties hebben enkele belangrijke nadelen: je kan bij dezelfde leverancier plots iets anders kopen, met een andere btw-behandeling tot gevolg. Je toetst de factuur niet af tegen de btw- en venb-wetgeving, met mogelijke fouten tot gevolg. Je vertrouwt op de kennis van je personeel, die ondanks alle goede wil van de wereld, af en toe een steekje laat vallen. Met 13 jaar ervaring weet ik precies hoe het voelt: “ik had het moeten zien…”.
Exception based accounting
De druk op de accountant blijft ook maar groeien, er wordt steeds meer van ons verwacht, we moeten steeds sneller werken en meer en meer compliance werk doen, ook al spreekt de fiscus over administratieve vereenvoudiging. En net hier kunnen we optimaliseren. Wat als de tijd die we in de btw-periode steken ingekort kan worden? Wat als het aantal fouten kan worden beperkt? Wat als we tijdens een controle over een factuur van twee jaar terug nog steeds weten waarom we die op die specifieke manier geboekt hebben? Wat als we niet elke factuur moeten overlopen, maar enkel de facturen die niet correct worden voorgesteld door het boekhoudprogramma? Dat is, in onze bescheiden mening, exception based accounting.
Vier-ogen principe zorgt voor verifieerbaarheid
Met Heimdall (powered by the VATmiraal-engine) bouwen we precies dat: je krijgt enkel de facturen te zien waarvan de btw-behandeling afwijkt van het voorstel van je boekhoudpakket, of waarvoor een feit ontbreekt om te kunnen beslissen. Je krijgt eigenlijk een soort vier-ogen principe. Iedere factuur die voorgesteld wordt, heeft een verantwoording met zijn desbetreffend btw-artikel, wat zorgt voor verifieerbaarheid. Wanneer er meerdere btw-behandelingen mogelijk zijn, stellen wij de opties voor, aan de hand van een boomstructuur. Iedere beslissing die genomen wordt, wordt opgeslagen. Zo kunnen we na drie jaar nog steeds terugkijken waarom die factuur op die manier is geboekt. Andere zaken zoals verhoudingsgetallen, VAT-refund, … zitten ook allemaal ingebakken in het pakket: efficiëntie. Btw op verkoopfacturen? We’ve got that too!
Een taalmodel met enkele agents kan hier ook veel van. Het geeft je een waarschijnlijk antwoord, met een uitleg die erbij past, maar geen afleiding die je met dezelfde feiten kan herhalen. Onze aanpak legt de regels uit de wet vast en past ze toe: dezelfde feiten geven altijd dezelfde uitkomst, met het artikel erbij. Dat maakt de uitkomst herleidbaar en reproduceerbaar. Wat het systeem niet kan bepalen, zegt het. Benieuwd naar hoe dit werkt, of wil je meedenken tijdens de ontwikkeling? Bezoek de website.
