“Ik was niet in de wieg gelegd voor wat ik vandaag doe”, lacht Gert Engelen van BOOX. “Ik wil veel doen, zei ik als 18-jarige, op twee dingen na: bij een bank of een boekhoudkantoor gaan werken. Wel: dat zijn precies de plekken waar ik heb gewerkt.”
“Eind 2016 heb ik BOOX opgericht, maar m’n accountancykantoor bestaat al veel langer. BOOX heeft vestigingen in Beringen en Leuven, en vanaf volgend jaar ook in Hasselt. We zijn met elf mensen en zoeken nummer twaalf en dertien. Ik ben met een aantal mensen in gesprek, dat komt goed. Met BOOX hebben we het voordeel dat we een heel heldere purpose hebben.”
“Ik vind dat we wat meer ondernemingsfluisteraar moeten worden en wat minder cijferaar.”
Tegengewicht aan consolidatiegolf
En die is? “Compliance is één zaak, die moet gebeuren. Wij vertrekken eerst en vooral vanuit de behoefte van de klant. Die kennen wij als geen ander. BOOX is geen groot kantoor. Toch bieden we alle expertise aan: in huis, of via samenwerkingsverbanden. Of ik nog niet benaderd ben voor een overname? Elk jaar wel een paar keer. Ik hou de boot af. Samen met enkele collega’s bied ik tegengewicht aan de consolidatiegolf.”
Dat je als accountant adviseur wordt: je hoort en leest het overal, zegt Gert. “Alleen: wat betekent dat precies? Je moet daar inhoudelijk mee aan de slag gaan, anders blijft het bij woorden. Hoe wij dat doen? Wij gaan regelmatig met onze klanten in gesprek. Oké, hier staan we vandaag, waar wil je naartoe? Dat kunnen ondernemersambities zijn, maar evengoed privédoelen.”
“Met ingebouwde of zelfgemaakte query’s kun je op dossier- en kantoorniveau enorm veel data extraheren.”
Authentiek advies
Als Gert polst naar hun privéleven, kijken ondernemers wel eens vreemd op. “Waarom wil je dat weten? Wel, om je in alle facetten te leren kennen. En je nog beter, nog authentieker, advies te kunnen geven. Want de ondernemer en de privépersoon: dat is dezelfde mens.”
In dialoog gaan met ondernemers kost tijd. Daarvan heeft niemand er op overschot, zeker accountants niet. Ook al zorgen digitalisering en automatisering van routineprocessen voor efficiëntiewinst. “Hoe belangrijk digitalisering voor ons is? Dat is wat beton en cement zijn voor een aannemer”, zegt Gert. “Omdat we tijd winnen, en omdat het data-analyse mogelijk maakt. Je ziet sneller opportuniteiten en aandachtspunten.”
In de toolbox van BOOX? AdminPulse voor kantoorbeheer en Yuki voor pre-accounting en accounting. En voor post-accounting werkt BOOX met Silverfin. “Hoewel Silverfin voor ons veel meer is dan een post-accountingtool”, zegt Gert. “Data valideren en rapporteren, de aangifte vennootschapsbelasting, de neerlegging van de jaarrekening, de nieuwe pb-tool: het werkt allemaal fantastisch.”
“Sommige suggesties had je er zeker ook zelf uitgehaald, maar de Assistant doet het sneller. Hoe dan ook win je tijd.”
Datamining
“Maar voor mij zit dé meerwaarde van Silverfin in de dataminingtool. Met ingebouwde of zelfgemaakte query’s kun je op dossier- en kantoorniveau enorm veel data extraheren. Zo kun je de ondernemer nog beter bedienen.”
Bijvoorbeeld? “Een van de standaardquery’s is het overzicht van de liquidatiereserves. Ik trek zo een lijst van al onze klanten die die hebben aangelegd om te zien welke reserves goedkoop beschikbaar zijn. Met de autofiscaliteit was het heel gemakkelijk om een overzicht te krijgen van alle ondernemers met wagens ouder dan vijf jaar. Dan kun je meteen vervanging suggereren. Dat is geen rapportage meer maar advies met een meerwaarde.”
Voor mensen met een ‘klassiek’ boekhoudprofiel is een tool als Silverfin wel even wennen, geeft Gert toe. “Ik wil ze niet allemaal over dezelfde kam scheren, maar veel accountants hebben toch wel iets van een controlefreak. Met een Silverfin moet je een deel van de controle overlaten aan het systeem.”
“Neem de Silverfin Assistant: die gebruik ik zelf altijd. Bepaalde collega’s staan daar nog wantrouwig tegenover. Hen wil ik zeggen: probeer het toch maar eens. Sommige suggesties had je er zeker ook zelf uitgehaald, maar de Assistant doet het sneller. Hoe dan ook win je tijd.”
“Wat voor één dossier geldt, komt ook van pas in een ander.”
Flow in drie fasen
Samen met Digly heeft BOOX de Silverfin-workflow in drie fases opgedeeld, legt Gert uit. “Van de juniors in de eerste fase over de seniors in de tweede tot de vennoten in de derde fase. De senior checkt het werk van de junior, de vennoot doet de finale controle.”
“Als je aandeelhouders en bestuurders hebt gedefinieerd in AdminPulse, ga je dat niet nog eens in Silverfin moeten doen.”
“Wanneer ik een dossier open, laat ik altijd eerst de Silverfin Assistant lopen. Als de junior en senior hun werk goed hebben gedaan, gaat die mij niet veel nieuws meer vertellen. Ook omdat de mensen voor mij ook al de Silverfin Assistant hebben gebruikt. Voor juniors is de Assistant een opleidingstool. Ze pikken de opmerkingen op. Wat voor één dossier geldt, komt ook van pas in een ander. En de AI-tool wordt zelf ook slimmer, merk ik. Hij ontwikkelt zichzelf.”
Een controletool die zowel gemoedsrust als tijdswinst biedt, dat is de grote troef van de Silverfin Assistant, zegt Gert. “Wat die allemaal opmerkt? Bijvoorbeeld 11 of 13 lease- of huurfacturen waar je er 12 zou verwachten. Dat merkten we zonder AI ook op, maar dan moesten we gaan tellen.”
“Of neem de sociale bijdragen. De Assistant weet hoeveel loon er wordt betaald, en wijst je erop dat je best eens de sociale bijdrage herbekijkt. Of meldt dat er opportuniteiten zijn met de IPT. Straks komen er linken met de databases van de sociale verzekeringsfondsen. Fantastisch!”
Silverfin zorgt mee voor de stroomlijning van de bedrijfsprocessen bij BOOX. Gert: “We bouwen die op in Silverfin met onze drie fasen, en die vind je ook terug in AdminPulse. Nog een voordeel van Silverfin is de koppeling met andere pakketten. Als je aandeelhouders en bestuurders hebt gedefinieerd in AdminPulse, ga je dat niet nog eens in Silverfin moeten doen.”
Data nog accurater
De klanten van BOOX weten dat digitalisatie een steeds grotere rol speelt. “En ja, soms krijgen we de vraag: waarom zou ik u nog moeten betalen, alles wordt toch door de computer gedaan?”, zegt Gert. “Dan vertel ik wel eens over ons IT-budget, dat de voorbije tien jaar exponentieel is gegroeid. Logisch ook.”
“Ik wil onze klanten duidelijk maken dat we kosten noch moeite sparen om hun data elke dag nog accurater te krijgen en hen nog beter advies te kunnen geven. Daar hebben ze zelf ook een rol in te spelen, door ons tijdig alle informatie te bezorgen en door zich aan te sluiten op Peppol.”
“Van data naar advies: Silverfin als motor van innovatie bij BOOX.”
“Ik schat dat 80 à 85% van onze klanten al op Peppol zitten. Da’s niet slecht – we leggen ook actief de voordelen uit. Als ik tegenkanting ervaar, heeft dat te maken met wantrouwen in IT-systemen of angst voor phishing. Vaak bij kleinere ondernemingen. Grote hebben niks liever dan dat facturen in gestructureerde vorm binnenkomen, zodat ze er zo weinig mogelijk werk aan hebben.”
Hoe BOOX als kleiner kantoor rendabel blijft ondanks de fors gestegen softwarekosten? Gert: “We hanteren vaste fees met verschillende onderdelen. Eén daarvan is software en automatisatie. Elke klant weet op voorhand waar hij aan toe is. We zijn dan wel geen echte nichespeler, maar meer dan 9 op 10 van onze klanten zijn vennootschappen, vaak niet van de kleinste. Voor hen weegt de kost op tegen de meerwaarde van digitalisatie.”
“Digitaal en klantgericht: de accountancy van morgen volgens Gert Engelen van BOOX.”
Meer groen en geel
Slotboodschap, Gert? “Dan kom ik nog eens terug op onze rol, en de shift van boekhouder naar adviseur. Denk goed na over hoe je die nieuwe rol invult – dat kan op 1000 manieren. Ken je de Insight-kleuren? Wel, ik denk dat er wat meer groen en geel moet zijn in de accountancy. Onze sector kleurt nogal ‘blauw’. Ik vind dat we wat meer ondernemingsfluisteraar moeten worden en wat minder cijferaar. Mensen verbinden en vooruithelpen: dat zie ik zelf ook als mijn persoonlijke missie. En weet ook: als je werkt als een robot, word je ooit vervangen door een robot …”
