Hoe loods je hen als accountant vlot naar de deadline van 1 januari 2026?
Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop Belgische ondernemingen factureren ingrijpend. Wat tot nu toe voor veel kmo’s en zelfstandigen toekomstmuziek leek, wordt dan realiteit.
Toch blijkt dat heel wat ondernemers vandaag nog niet klaar zijn voor deze omslag, of simpelweg niet beseffen wat er concreet van hen verwacht wordt. Voor jou als accountant ligt hier een duidelijke taak: sensibiliseren, informeren en begeleiden. Want wie te laat schakelt, riskeert niet alleen boetes, maar ook onnodige frustratie en dubbel werk.
De eerste vaststelling geldt als waarschuwing. Pas bij een volgende inbreuk in een ander kwartaal volgt een boete. Dat geeft ondernemingen nog wat ademruimte, maar het is duidelijk: uitstelgedrag zal afgestraft worden.
De accountant als gids en coach
Als accountant ligt hier een mooie kans om bij die ‘ver-van-mijn-bedshow’ bij sommige klanten als gids en coach op te treden. Denk bijvoorbeeld aan:
- Praktische ontzorging: door een digitale brievenbus te koppelen, kunnen aankoopfacturen automatisch doorgestuurd worden. Dat versnelt niet alleen de verwerking, maar zorgt ook voor een betere communicatie en minder fouten.
- Strategisch advies: wie vandaag overstapt op Peppol, vermijdt niet alleen boetes, maar legt meteen de basis voor de bredere Europese verplichting die vanaf 2030 geldt onder VAT in the Digital Age. Help jouw klanten vooruitkijken, met een ruimer vizier dan enkel 2026.
- Procesoptimalisatie: door de workflow van aan- en verkoopfacturen bij klanten digitaal te stroomlijnen, creëer je ruimte voor adviesverlening in plaats van louter administratieve opvolging.
| Uit een eerder artikel blijkt dat accountants meer dan ooit de belangrijkste bron van informatie over e-invoicing. Zo’n 35% van de bevraagden kijkt hiervoor naar hun accountant en 18% schakelt over op Peppol omdat hun accountant dat geadviseerd heeft. Bovendien gelooft 77% van de respondenten die door hun accountant geïnformeerd zijn, dat ze goed op de hoogte zijn van Peppol. Behalve accountants hebben ook softwareleveranciers (18%) een rol te spelen in het informeren van ondernemers. |
Veelgestelde vragen van ondernemers
In gesprekken met ondernemers merk je wellicht vaak dezelfde bezorgdheden. Het helpt om die proactief te benoemen:
- Kan ik meerdere access points gebruiken? Ja. Voor verschillende activiteiten of entiteiten kan je meerdere access points koppelen, zolang de adressen correct geregistreerd staan. Dat is handig als je bijvoorbeeld een webshop én een fysieke winkel hebt.
- Moet ik dezelfde provider gebruiken voor aankoop en verkoop? Nee, je mag verschillende access points gebruiken voor beide stromen. Veel kmo’s kiezen er bijvoorbeeld voor om verkoopfacturen via één platform te versturen en inkomende facturen via een ander automatisch in te boeken. Let er wel op dat je slechts één officieel “ontvangst-hub” kan registreren.
- Wat als mijn (eind)klant of leverancier niet aangesloten is op Peppol? Tot juli 2030 blijft dat een realistisch scenario. In dat geval kan je nog een ‘gewone’ factuur sturen of ontvangen. Veel facturatiesoftware checkt automatisch of een partner aangesloten is.
Praktijktips
- Informeer nogmaals proactief: dit is de laatste kans om de stap naar Peppol in orde te brengen! Wacht dus niet meer tot klanten dit thema zelf aansnijden. Gebruik nieuwsbrieven, infosessies of persoonlijke gesprekken om duidelijk te maken dat Peppol verplicht wordt én welke deadlines en boetes eraan verbonden zijn.
- Maak het concreet en laagdrempelig: veel ondernemers haken af omdat de technische termen hen afschrikken. Dus begeleid jouw klanten, stel Peppol samen in, start er mee en leg de basis voor een efficiënt e-facturatieproces vanaf 2026. En ook: leg uit wat het praktisch betekent: minder manuele administratie, minder fouten en sneller advies.
- Werk met duidelijke stappenplannen: help jouw klanten kiezen voor een passende facturatiesoftware en begeleid hen bij de implementatie. Laat zien hoe inkomende facturen automatisch bij jou terechtkomen. En ook: kies één of enkele tools voor jouw klanten, en begeleid ze daar zo goed mogelijk in.
- Zet Peppol op de agenda van elk klantgesprek: maak dit onderwerp onderdeel van de kwartaalbespreking, net zoals fiscale deadlines of loonoptimalisatie.
- Stel Peppol zelf in voor je klant.
Wat als een klant niet mee wil?
Heb je klanten die de stap naar e-facturatie hardnekkig blijven uitstellen of weigeren te migreren naar Peppol? Wijs hen dan glashelder en kordaat op de harde gevolgen hiervan: boetes (zoals hierboven al vermeld), administratieve achterstand, misgelopen betalingen en reputatieschade. Start met een korte risicoanalyse, concrete deadlines en een verplicht implementatieplan in jullie dienstverleningsovereenkomst. Bied praktische stappen – standaardsoftware, migratiepakket en training -, maar wees tegelijk resoluut: geen excuses meer!
Meedenken als accountant is goed, maar soms is afdwingen noodzakelijk. Communiceer daarom regelmatig voortgangsrapporten, betrek bestuurders bij risicobriefings en documenteer alle waarschuwingen om later aansprakelijkheid te vermijden.
