Veel ondernemers zien de noodzaak van digitale facturatie nog niet in. “Mijn huidige systeem met PDF’s werkt toch prima?” of “Ik wil geen extra kosten maken voor software” zijn veelgehoorde bezwaren. Als accountant weet je dat handmatige facturatie allesbehalve gratis is.
De verborgen kosten in tijd, fouten en gemiste kansen stapelen zich snel op.
“Het is dan aan de accountants om die ondernemers te wijzen op het feit dat een handmatige verwerking van facturen veel tijd en dus ook kosten met zich meebrengt; en dat zowel voor de ondernemers als voor hun accountants”, zegt Werner Luyckx, Business Developer van WeFact.
WeFact is een online facturatieplatform en heeft intussen twintig jaar ervaring met een duizendtal klanten onder de accountantskantoren in Nederland en een veelvoud daarvan bij de ondernemers. Daarbij mikt het op een doorgedreven automatisering van het hele proces dankzij interfaces naar de bekende boekhoudpakketten, maar ook naar diverse betalingssystemen om alles te kunnen opvolgen.
Hier vind je als accountant concrete, heldere argumenten om klanten te helpen de overstap te maken? Gebruik ze om aan te tonen dat een bewezen oplossing zoals WeFact geen kost is, maar een investering die zichzelf snel terugverdient.
Argument 1: De ware kost van tijd
Een handmatig facturatieproces slorpt enorm veel tijd. Vraag uw klant eens om de rekening te maken:
- Factuur opstellen: Klantgegevens opzoeken, btw-tarieven toepassen, producten omschrijven, een PDF genereren, opslaan en mailen. Dit kost al snel 10 tot 15 minuten per factuur. Bij 20 facturen per maand is dat al meer dan een halve werkdag.
- Opvolging: Handmatig controleren welke facturen betaald zijn en herinneringen opstellen en versturen.
- Opportuniteitskost: De tijd die een ondernemer aan administratie besteedt, kan niet naar de kerntaken van het bedrijf of de belangrijke zaken in het privéleven gaan.
Conclusie: Een geautomatiseerd proces reduceert de tijd per factuur tot enkele minuten. Software vult klantgegevens automatisch aan en stelt herinneringen in. De gewonnen tijd is pure winst.
Argument 2: De prijs van menselijke fouten
Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Een verkeerd btw-nummer of een typefout in het bedrag leidt onvermijdelijk tot extra werk.
- Directe kosten: Elke fout vereist een creditnota, een nieuwe factuur en extra communicatie.
- Indirecte kosten: Jij als accountant moet deze correcties ook verwerken. Dit kost tijd die je moet doorrekenen. Het is dus in het voordeel van beide partijen om fouten te minimaliseren.
Conclusie: Facturatiesoftware minimaliseert de kans op fouten door automatisering en validatie. Dit bespaart zowel de ondernemer als jouw kantoor kostbare tijd en onnodige kosten.
Argument 3: Een gezonde cashflow is koning
Een trage cashflow is een groot risico. Handmatige facturatie draagt hier negatief aan bij. Moderne facturatieplatformen zoals WeFact versnellen het betaalproces aanzienlijk.
De ervaring, opgedaan bij duizenden ondernemers en accountants, leert dat facturen dan tot 35% sneller betaald worden.
Dit komt door:
- Online betaalmogelijkheden (bv. via een betaalknop op de factuur).
- Automatische, systematische betalingsherinneringen.
- Directe bankkoppelingen. WeFact integreert bijvoorbeeld met Ponto, wat een koppeling met meer dan 1700 banken mogelijk maakt. Betalingen worden zo automatisch gedetecteerd en afgepunt.
Argument 4: Groeien zonder groeipijn
Wanneer een bedrijf groeit, groeit het aantal facturen mee. Een handmatig proces is niet schaalbaar. Meer facturen betekent exponentieel meer administratie en meer kans op fouten.
Conclusie: Een digitaal facturatieproces is perfect schaalbaar. Of een ondernemer nu 10 of 200 facturen per maand verstuurt, het proces blijft even efficiënt.
Argument 5: Professionaliteit en vertrouwen
Een factuur is een visitekaartje. Fouten, inconsistente lay-outs of verloren facturen ondermijnen het vertrouwen van de klant.
Conclusie: Een goed systeem zoals WeFact zorgt voor professionele, foutloze facturen en een veilig, wettelijk conform digitaal archief. Dit versterkt het imago van het bedrijf.
Je rol als strategisch adviseur
Door jouw klanten te wijzen op deze verborgen kosten, positioneer je jezelf als een strategische partner. Een oplossing als WeFact, met twintig jaar ervaring en naadloze interfaces met grote boekhoudpakketten zoals Exact en Yuki, maakt de overstap eenvoudig. Het biedt niet alleen een oplossing voor de ondernemer, maar zorgt ook voor een vlottere samenwerking en een real-time inzicht in de cijfers voor u beiden. De stap naar digitale facturatie is een logische en winstgevende evolutie voor elke moderne ondernemer.
