Een tool die openstaande facturen te lijf gaat en klanten vriendelijk doet betalen: die bestaat. Dus als een klant zijn positieve ervaringen met Clearnox met de rest van de wereld wil delen, zijn wij er als de kippen bij. Gewapend met een bundel vragen installeerden we ons aan tafel om te luisteren naar het bevlogen relaas van Tom Verachtert, zaakvoerder van A&T Boekhouding.
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op de site van Clearnox.
Tom, jij als hoofdrolspeler in dit gesprek: vertel es wat meer over je professionele zelve.
‘Ik leid A&T Boekhouding & Fiscaliteit, een accountancykantoor met toch wel enige expertise in het begeleiden van klanten. Scherp oog voor details en communicatieve vaardigheden: noem het onze favoriete combinatie. Natuurlijk worden wij blij van cijfers, maar het is ons minstens evenveel om de mensen erachter te doen.’
Hoeveel dossiers hebben jullie onder de vleugels?
‘We hebben een team van zeven enthousiastelingen voor enkele honderden klanten uit heel uiteenlopende sectoren; evengoed kleine als grote bedrijven, zowel ervaren ondernemers als start-ups. Wij waken erover om continu een goed evenwicht te bewaren tussen ons aantal dossiers en een uitstekende dienstverlening.’
‘Over evenwicht gesproken: onbetaalde facturen zijn tegenwoordig de nachtmerrie van heel wat KMO’s. Is dat ook het geval voor accountancykantoren?’
‘Inderdaad, die opvolging van openstaande debiteuren is een groot aandachtspunt. Voor onze klanten, maar ook voor ons. De accountant staat niet zelden het laatst op de to pay-list, hè (lacht). Restaurants, bijvoorbeeld, die moeten kiezen om ons of hun vleesleverancier te vergoeden … tja.’
‘We willen natuurlijk empathisch zijn en begrip tonen voor bepaalde situaties, maar op een gegeven moment moet je dat loskoppelen. Een transparante communicatie om onze betalingsflow toe te lichten, werd noodzakelijk. En die flow vinden we terug in Clearnox (nvdr: familie van ClearFacts).’
Liep de research naar de geschikte oplossing over rozen?
‘Wel, we werkten vroeger met een soort standaard-rappelmethode: een heel log en oud systeem. Daar wilden we heel ver van wegblijven. Nadat we grondig onderzocht hadden wat de markt te bieden had, schaften we ons een nieuw product aan.
Prima op zich, maar er waren zóveel stappen nodig voor het implementatieproces rond was…pfff. En daar hoorden dan navenante kosten bij. Ook: bij elke aanpassing die we wilden doen, moesten we die hele flow weer door, of achterliggend allerlei dingen veranderen.’
Bedoel je met implementatie de nieuwe software koppelen aan de bestaande?
‘Er is inderdaad een hele analyse gebeurd om beide met elkaar te kunnen laten spreken; het gevolg was een implementatie specifiek opgesteld voor ons om alles te laten werken. Dat was allemaal veel te tijdsintensief.’
En toen kwam lifesaver Clearnox in het spel (knipoogt).
‘Klopt (knipoogt terug). We zochten een tool die eenvoudiger en zonder veel gezever met onze huidige toepassing kon samenwerken.
ClearFacts gebruikten we al en we wisten dat die een add-on had, een extra pakket, dat we heel gemakkelijk konden koppelen. We wilden niet over één nacht ijs gaan, en vroegen om eerst een testomgeving op te zetten. En die was in een mum van tijd gefikst. We waren al meteen enthousiast om alles te gaan uitproberen.’
Ben je tegen obstakels aangebotst?
‘Wel, nee. Je zou het een plug & play-scenario kunnen noemen. Vanaf het ogenblik dat we live gingen, merkten we dat we direct alles terugvonden wat we courant nodig hebben. We zien dat Clearnox in een groeifase zit en kijken nu al uit naar features-to-come.’
‘Over welke features heb je het dan, Tom?’
‘Heel specifiek: het afbetalingsplan. We kunnen al wel een betalingsbelofte invoeren, maar als het pakket zelf een afbetalingsplan zou genereren – om dan meteen naar de klanten te sturen – wordt het nog fijner. Zeker qua opvolging voorkomt dat veel gedoe.’
‘Maar los daarvan sluit Clearnox helemaal aan bij onze verwachtingen, hoor (lacht). De tool integreert werkelijk uitstekend met wat we al hebben; we zijn het er hier unaniem over eens: Clearnox is een grote meerwaarde.’
‘Wie werkt er met de tool? Het hele kantoor?’
‘Eén medewerker ontfermt zich over de openstaande debiteuren. Tijdens de testfase verliep alles heel intuïtief; dingen wezen zichzelf uit. We volgden wel een opleiding, maar ik denk dat het ons ook zonder prima gelukt was.
Op amper een week tijd – van test tot productie – probeerden we alles uit en ja, die klik was er. Als ik dat vergelijk met onze eerste aankoop; daar ging een periode van vijf maanden over om op hetzelfde punt te belanden.’
‘Dus onze keuze was snel gemaakt. ClearFacts (met alle data) en Clearnox zijn zo op elkaar afgestemd dat een migratie niet eens nodig was. Je activeert het programma, klikt op synchronisatie en twee minuten later lachen al je data je toe (lacht ook).’
‘Het leven kan soms simpel zijn. Anyway, als we het over onbetaalde facturen hebben, komen daar automatisch rappels bij kijken. Het is soms een dunne lijn tussen vriendelijke en kordate communicatie naar de late betalers toe. Geeft Clearnox daar een menselijke touche aan?’
‘Het leuke is dat je in de tool al een beetje proactief kan werken. Je kan nog voor de vervaldatum al een sympathieke reminder sturen. Vaak is een rappel achteraf dan niet meer nodig. Bovendien kan je de brieven op maat van je klant maken; de manier waarop je hen aanschrijft, het tijdstip, enzovoort.’
‘En dan de grote hamvraag: héb je effectief minder onbetaalde facturen liggen sinds de blijde intrede van Clearnox?’
‘Oh ja, absoluut. Cashflow is een belangrijk gegeven. Dus we proberen onze klanten ook duidelijk te maken dat een goede opvolging van betalingen ervoor zorgt dat je er cashflowmatig veel beter voorzit. Da’s zeker een van de redenen waarom we voor Clearnox kozen: om ook onze eigen cashflow op peil te houden.
En die zit echt goed: dat bevestig ik formeel (lacht). Want op dat punt zijn we zomaar eventjes 40 à 50 % vooruitgegaan.’
‘Van een giant leap gesproken. Heeft het gebruik van Clearnox tot nieuwe inzichten geleid?’
‘Sowieso dat een consequente manier van facturen opvolgen onmisbaar is. En dat we onze klanten daar liever één keer te veel dan één keer te weinig op attent moeten maken. Zij zijn zo hard bezig met het ondernemen an sich, dat die openstaande facturen (onbewust) in het vergeethoekje belanden. Maar als je als bedrijf wil groeien, heb je cashflow nodig.’
‘Met welke lyrische woorden zou jij je conculega’s overtuigen om met Clearnox in zee te gaan?
‘De (van manuele naar automatische) opvolging, de tijdsbesparing, de cashflow, de gerechtvaardigde prijs, … Moet ik nog voortgaan (lacht)?
Lees ook de ervaringen van Konsilanto.
