Van snelle implementatie tot betere cashflow: met A&T Boekhouding & Fiscaliteit

Een tool die openstaande facturen te lijf gaat en klanten vriendelijk doet betalen: die bestaat. Dus als een klant zijn positieve ervaringen met Clearnox met de rest van de wereld wil delen, zijn wij er als de kippen bij. Gewapend met een bundel vragen installeerden we ons aan tafel om te luisteren naar het bevlogen relaas van Tom Verachtert, zaakvoerder van A&T Boekhouding.

Dit artikel verscheen oorspronkelijk op de site van Clearnox.

Tom, jij als hoofdrolspeler in dit gesprek: vertel es wat meer over je professionele zelve.

‘Ik leid A&T Boekhouding & Fiscaliteit, een accountancykantoor met toch wel enige expertise in het begeleiden van klanten. Scherp oog voor details en communicatieve vaardigheden: noem het onze favoriete combinatie. Natuurlijk worden wij blij van cijfers, maar het is ons minstens evenveel om de mensen erachter te doen.’

Hoeveel dossiers hebben jullie onder de vleugels?

‘We hebben een team van zeven enthousiastelingen voor enkele honderden klanten uit heel uiteenlopende sectoren; evengoed kleine als grote bedrijven, zowel ervaren ondernemers als start-ups. Wij waken erover om continu een goed evenwicht te bewaren  tussen ons aantal dossiers en een uitstekende dienstverlening.’

‘Over evenwicht gesproken: onbetaalde facturen zijn tegenwoordig de nachtmerrie van heel wat KMO’s. Is dat ook het geval voor accountancykantoren?’

‘Inderdaad, die opvolging van openstaande debiteuren is een groot aandachtspunt. Voor onze klanten, maar ook voor ons. De accountant staat niet zelden het laatst op de to pay-list, hè (lacht). Restaurants, bijvoorbeeld, die moeten kiezen om ons of hun vleesleverancier te vergoeden … tja.’

‘We willen natuurlijk empathisch zijn en begrip tonen voor bepaalde situaties, maar op een gegeven moment moet je dat loskoppelen. Een transparante communicatie om onze betalingsflow toe te lichten, werd noodzakelijk. En die flow vinden we terug in Clearnox (nvdr: familie van ClearFacts).’

Liep de research naar de geschikte oplossing over rozen?

‘Wel, we werkten vroeger met een soort standaard-rappelmethode: een heel log en oud systeem. Daar wilden we heel ver van wegblijven. Nadat we grondig onderzocht hadden wat de markt te bieden had, schaften we ons een nieuw product aan.

Prima op zich, maar er waren zóveel stappen nodig voor het implementatieproces rond was…pfff. En daar hoorden dan navenante kosten bij. Ook: bij elke aanpassing die we wilden doen, moesten we die hele flow weer door, of achterliggend allerlei dingen veranderen.’

Bedoel je met implementatie de nieuwe software koppelen aan de bestaande?

‘Er is inderdaad een hele analyse gebeurd om beide met elkaar te kunnen laten spreken; het gevolg was een implementatie specifiek opgesteld voor ons om alles te laten werken. Dat was allemaal veel te tijdsintensief.’

En toen kwam lifesaver Clearnox in het spel (knipoogt).

‘Klopt (knipoogt terug). We zochten een tool die eenvoudiger en zonder veel gezever met onze huidige toepassing kon samenwerken.

ClearFacts gebruikten we al en we wisten dat die een add-on had, een extra pakket, dat we heel gemakkelijk konden koppelen. We wilden niet over één nacht ijs gaan, en vroegen om eerst een testomgeving op te zetten. En die was in een mum van tijd gefikst. We waren al meteen enthousiast om alles te gaan uitproberen.’

Ben je tegen obstakels aangebotst?

‘Wel, nee. Je zou het een plug & play-scenario kunnen noemen. Vanaf het ogenblik dat we live gingen, merkten we dat we direct alles terugvonden wat we courant nodig hebben. We zien dat Clearnox in een groeifase zit en kijken nu al uit naar features-to-come.’

‘Over welke  features heb je het dan, Tom?’

‘Heel specifiek: het afbetalingsplan. We kunnen al wel een betalingsbelofte invoeren, maar als het pakket zelf een afbetalingsplan zou genereren – om dan meteen naar de klanten te sturen – wordt het nog fijner. Zeker qua opvolging voorkomt dat veel gedoe.’

‘Maar los daarvan sluit Clearnox helemaal aan bij onze verwachtingen, hoor (lacht). De tool integreert werkelijk uitstekend met wat we al hebben; we zijn het er hier unaniem over eens: Clearnox is een grote meerwaarde.’

‘Wie werkt er met de tool? Het hele kantoor?’

‘Eén medewerker ontfermt zich over de openstaande debiteuren. Tijdens de testfase verliep alles heel intuïtief; dingen wezen zichzelf uit. We volgden wel een opleiding, maar ik denk dat het ons ook zonder prima gelukt was.

Op amper een week tijd – van test tot productie – probeerden we alles uit en ja, die klik was er. Als ik dat vergelijk met onze eerste aankoop; daar ging een periode van vijf maanden over om op hetzelfde punt te belanden.’

‘Dus onze keuze was snel gemaakt. ClearFacts (met alle data) en Clearnox zijn zo op elkaar afgestemd dat een migratie niet eens nodig was. Je activeert het programma, klikt op synchronisatie en twee minuten later lachen al je data je toe (lacht ook).’

‘Het leven kan soms simpel zijn. Anyway, als we het over onbetaalde facturen hebben, komen daar automatisch rappels bij kijken. Het is soms een dunne lijn tussen vriendelijke en kordate communicatie naar de late betalers toe. Geeft Clearnox daar een menselijke touche aan?’

‘Het leuke is dat je in de tool al een beetje proactief kan werken. Je kan nog voor de vervaldatum al een sympathieke reminder sturen. Vaak is een rappel achteraf dan niet meer nodig. Bovendien kan je de brieven op maat van je klant maken; de manier waarop je hen aanschrijft, het tijdstip, enzovoort.’

‘En dan de grote hamvraag: héb je effectief minder onbetaalde facturen liggen sinds de blijde intrede van Clearnox?’

‘Oh ja, absoluut. Cashflow is een belangrijk gegeven. Dus we proberen onze klanten ook duidelijk te maken dat een goede opvolging van betalingen ervoor zorgt dat je er cashflowmatig veel beter voorzit. Da’s zeker een van de redenen waarom we voor Clearnox kozen: om ook onze eigen cashflow op peil te houden.

En die zit echt goed: dat bevestig ik formeel (lacht). Want op dat punt zijn we zomaar eventjes  40 à 50 % vooruitgegaan.’

‘Van een giant leap gesproken. Heeft het gebruik van Clearnox tot nieuwe inzichten geleid?’

‘Sowieso dat een consequente manier van facturen opvolgen onmisbaar is. En dat we onze klanten daar liever één keer te veel dan één keer te weinig op attent moeten maken. Zij zijn zo hard bezig met het ondernemen an sich, dat die openstaande facturen (onbewust) in het vergeethoekje belanden. Maar als je als bedrijf wil groeien, heb je cashflow nodig.’

‘Met welke lyrische woorden zou jij je conculega’s overtuigen om met Clearnox in zee te gaan?

‘De (van manuele naar automatische) opvolging, de tijdsbesparing, de cashflow, de gerechtvaardigde prijs, … Moet ik nog voortgaan (lacht)?

Lees ook de ervaringen van Konsilanto.

Mis niets

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Mis niets! Schrijf je nu in voor de wekelijkse update over accountancy.

Volg ons op LinkedIn

— MAGAZINE

Gratis vakmagazine, voor de Belgische accountant

Lees ook...

Studenten bij Vives Kortrijk doen al van in het eerste jaar stage: “Meteen in contact brengen met het werkveld” (Annelies Casaert)

Ze leiden de accountants van morgen op. Maar wie zijn de opleidingshoofden en docenten accountancy-fiscaliteit in onze V...

Jurgen Coene, nog geen 30 en al vennoot bij FRWRD: “Hoe meer geautomatiseerd wordt, hoe liever”

Van 12 collega’s naar een team van meer dan 30 op vier jaar tijd. Drie vestigingen in West-Vlaanderen en één in Oost-Vla...

Kantoor Feys uit Brugge verwerkt boekhouding volledig automatisch

Dit artikel verscheen eerst op Exact. “Leuk, uitdagend, elke dag iets anders”. Zo omschrijft Wim Feys, bestuurder en fis...

Nic De Ruyver van Accountants Academy over waardegedreven ondernemen: “Ondernemen voor het geld alleen? Dat zegt me niks.”

Een man met een missie. Dat is Nic De Ruyver, sinds een jaar co-CEO van Accountants Academy, dat recent door Visma werd ...

Openstaan voor diversiteit: zo pak je het medewerkerstekort aan volgens Thomas Heynderickx van Karel de Grote Hogeschool

Ze leiden de accountants van morgen op. Maar wie zijn de opleidingshoofden en docenten accountancy-fiscaliteit in onze V...

Toekomst van accountant ligt in adviesverlening

AI-GUST, het Belgisch fintechbedrijf van BDO, Van Havermaet en Vandelanotte, dat via artificiële intelligentie financiël...

Bizzcontrol en Liantis maken zich op voor de finale van de Bizzgames

Op 24 april 2024 is het zover: tijdens het live slotevent in Gent kan je als accountant meebeslissen wie de Bizzgames 20...

Wie op deze motivatieprincipes inzet, heeft gelukkigere medewerkers én behoudt ze

Hoe je als leidinggevende je medewerkers motiveert? Door in te spelen op hun ABC-behoeftes, zegt Kevin Taelman. “Wanneer...

“Ik raad iedereen aan om te kijken naar efficiëntiewinsten door samenwerking en digitalisering”

Mike Collier zet met Fiskcouncil+ al jaren in op sterk digitaal onderbouwde dienstverlening. In België hebben we volgens...

Grootse plannen, snelle actie: SBB's strategische keuze voor Silverfin

Een naam als een klok, dat is wel het minste dat je kan zeggen van SBB, het Vlaamse accountancy- en advieskantoor met 26...

PIA Group start zijn veroveringstocht van de Franstalige accountancymarkt

THG Bruxelles is eerste overname in het zuiden van het land. PIA Group zet opnieuw een belangrijke stap in zijn groeiver...

Voorbij ChatGPT. Domien Claeys en Ken Bastiaensen van Silverfin: “Straks bevat élk product AI.”

Bij Domien Claeys staat general manager België voor de naam en Ken Bastiaensen is directeur innovatie en speciale projec...

Waar ben je naar op zoek?

Vind snel en eenvoudig het laatste nieuws, informatieve blogs, interessante pagina’s en boeiende evenementen.