Al sinds 2013 zet Konsilanto als accountancykantoor enthousiast in op digitalisering. Konsilanto’s verhaal startte met 17 medewerkers in een kantoor in het Antwerpse Mortsel. Intussen zijn er 3 vestigingen en telt Konsilanto 90 medewerkers.
De spectaculaire groei was het resultaat van de sterke visie om uit te groeien tot onestopshop voor ondernemers. Dat zou Konsilanto realiseren door naast het accountancyluik zijn dienstverlening uit te breiden met een jurist, een sociaal secretariaat, een M&A-specialist, enzovoort. Daarom trok het accountancykantoor de kaart van digitale groei. Als een van de eersten begon Konsilanto documenten te scannen, nieuwe softwarepakketten te gebruiken en OCR-herkenning toe te passen. Ook strategische, kleine overnames en de introductie van nieuwe, gespecialiseerde rollen droegen bij aan de overtuigende groei.
Voor de toekomst legt Konsilanto de nadruk op de extra diensten. Het accountancykantoor focust de komende jaren op de optimalisatie van zijn aanbod tot volwaardig en stabiel dienstenpakket door een team van experten.
Volledig in lijn met de bedrijfsvisie besliste Konsilanto om voor de debiteurenopvolging te werken met Clearnox. Samen met vennoot Johan Jacobs blikken we even terug op het keuzeproces, de implementatie en het dagelijkse gebruik van het softwarepakket.
Waarom gingen jullie als organisatie op zoek naar een debiteurensoftware?
We zijn een groot kantoor met veel, relatief kleine klanten die regelmatig facturen van ons ontvangen. Bij Konsilanto gaan er dus elke maand gigantisch veel facturen de deur uit. En daar loopt wel eens iets fout. Facturen gaan verloren, klanten vergeten te betalen en andere klanten kunnen of willen niet betalen.
Hoe meer facturen je verstuurt, hoe lastiger de opvolging ervan. Tegelijkertijd is een goede debiteurenopvolging essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Klanten appreciëren het ook als hun leverancier de betalingen nauw opvolgt.
We gingen op zoek naar een sterke debiteurensoftware omdat de vele facturen de opvolging steeds onoverzichtelijker en inefficiënter maakten.
Via een API synchroniseert Clearfacts de gegevens van Adsolut en omgekeerd. Zonder extra integratie tussen Adsolut en Clearnox.
Waarom viel de keuze op Clearnox?
Een belangrijke beslissende factor was de noodzaak dat het hoe dan ook mogelijk moest zijn om de debiteurensoftware te integreren in onze andere softwareprocessen. Alleen zo realiseer je extra automatisering. Om Clearnox te gebruiken, moet je ook met Clearfacts werken. Dat is de enige vereiste, aangezien Clearfacts compatibel is met om het even welke boekhoudsoftware.
Konsilanto werkte al met Clearfacts om documenten te scannen. De keuze lag dus voor de hand. In de praktijk gebruiken we Clearfacts namelijk alleen voor onze aankoopfacturen. Aan de verkoopzijde werken we met Adsolut.
Hoe verliep het onboardingproces met Clearnox?
Alles verliep vlot. Je moet als bedrijf natuurlijk wel al een duidelijk beeld hebben van je klantenprofielen. Het is belangrijk om op voorhand te bekijken welk soort klanten je hebt, wanneer en hoe je de betalingsherinneringen stuurt, enzovoort. Na de implementatie kan je nog aanpassingen doen, maar het vergemakkelijkt wel het onboardingproces als je een heldere visie hebt over hoe je het debiteurenbeleid wil vormgeven.
Is de kostprijs van het pakket te verantwoorden als je kijkt naar wat het oplevert?
Absoluut. Het is zeker waardevol om het debiteurenproces van je organisatie te optimaliseren met een sterk softwarepakket.
Johan Jacobs: Clearnox leverde ons cashflow, gebruiksgemak en extra klantentevredenheid op.
Wat zijn de absolute troeven van de debiteurensoftware?
Absolute troef van Clearnox is dat medewerkers de druk en het gebruiksgemak ervaren bij de opvolging van de debiteuren.
Als organisatie leverde Clearnox ons cashflow, gebruiksgemak en extra klantentevredenheid op.
Onbetaalde facturen zijn meestal een kwestie van vergetelheid. Dan betekent een professionele debiteurensoftware zoals Clearnox een grote hulp voor ons, maar ook voor onze klanten.
Slechts 56 procent van de bedrijven heeft een realtime-overzicht van de openstaande facturen.
Waar situeert zich de opbrengst van Clearnox voor Konsilanto?
De opbrengst uit zich vooral in cijfers. Openstaande facturen doen de cashflow van een bedrijf dalen. Dat gebrek aan cashflow kost enorm veel. Minder cashflow betekent namelijk dat je als bedrijf kredieten moet aangaan en betalingskortingen van leveranciers mist.
In ons geval zorgt een betere, efficiëntere en snellere debiteurenopvolging ervoor dat we blijven groeien. Zonder die nodige cashflow zouden we geen of minder investeringen kunnen doen.
Een ander voordeel is dat onze officemanager Janne de debiteuren efficiënter kan opvolgen. Ook is het gemakkelijker om binnen een team taken van elkaar over te nemen.
Wat zijn eventuele verbeterpunten van Clearnox?
Geen enkel nieuw softwarepakket voldoet volledig aan de verwachtingen van elke gebruiker. Zo missen we de mogelijkheid om klantspecifieke betalingsplannen te integreren in Clearnox en die klanten dus uit te sluiten van de standaard aanmaningsprocedure. Ook stuurt Clearnox bij een betalingsherinnering geen pdf-versie van de factuur mee, terwijl klanten de bewuste openstaande factuur graag nog eens bekijken.
Het Clearnox-team luistert naar zijn klanten en finetunet de toepassing steeds verder.
Clearnox staat wel open voor opmerkingen en eventuele verbetersuggesties.
Zo kan je als gebruiker nu ook contactgegevens in Clearnox invoeren. Die informatie overrulet de gegevens in Adsolut.
Wie zou je Clearnox verder aanbevelen?
Clearnox biedt de perfecte oplossing voor bedrijven met veel klanten en veel facturen die nog geen systeem of digitale flow hebben om hun debiteuren op te volgen.
De debiteurensoftware biedt een dashboard waarop je snel het betalingsgedrag van klanten kan beoordelen en bijvoorbeeld kan bepalen voor welke klanten je beter met een domiciliëring werkt. Op basis van de aangemaakte klantenprofielen voert Clearnox je debiteurenpolicy uit.
Drie van onze klanten werken intussen zelf ook met Clearnox.
