Het aantal studenten dat afstudeerde in de richting ‘accountancy administration’1 is afgelopen jaar gestegen. Ondanks deze stijging staat accountancy nog steeds in de top tien van knelpuntberoepen in België voor 2024 volgens de VDAB.
De wetgeving en veranderende regels maken het beroep ook uitdagender. Zo kregen beursgenoteerde bedrijven en grote ondernemingen dit jaar te maken met de nieuwe Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)-wetgeving. Deze Europese regelgeving vereist uitgebreidere en gedetailleerdere rapportage over duurzaamheid van bedrijven. Bedrijven moeten deze informatie laten controleren door een accountant, wat extra rapportageverplichtingen met zich meebrengt bovenop het al drukke werk.
Deze hoge werkdruk is niet alleen slecht voor de gezondheid van accountants, maar het gaat ook ten koste van de kwaliteit van controles en de waarde van advies richting klanten. Wat kunnen accounts zelf doen om die druk te verlagen?
Efficiënter werken door automatisering
Allereerst is het belangrijk om tijdrovende processen te schrappen. Accountants besteden veel tijd aan semi-handmatige taken die niet alleen lang duren, maar ook foutgevoelig zijn. Neem bijvoorbeeld het verzamelen van facturen uit de post, mail of portalen. Met al deze afzonderlijke en soms nog offline PDF documenten bestaat het risico dat er zaken over het hoofd worden gezien of verloren gaan, en de nauwkeurigheid is niet altijd gegarandeerd vanwege fouten bij het scannen. Door je factuurverwerking te digitaliseren via e-facturatie, ontvang je automatische herinneringen en heb je steeds een nauwkeurig overzicht. Door de administratie te digitaliseren, bespaart de accountant niet alleen tijd, maar biedt hij ook ontlasting aan de ondernemer die de administratie moet bijhouden.
Duidelijke klantafspraken
Een andere belangrijke reden voor de hoge werkdruk is dat klanten vaak tot het laatste moment wachten voordat ze hun aangifte indienen, waardoor de accountant op het laatste moment veel zaken moet regelen. Vergelijk het met een autogarage: als je daar op een drukke zaterdag binnenloopt en je wil dezelfde dag nog je wagen laten keuren, zullen ze waarschijnlijk zeggen dat het niet kan vanwege hun planning en het beschikbare personeel. Hetzelfde geldt voor de accountant. Goede afspraken maken met klanten om volgens een planning te kunnen werken kan de werkdruk aanzienlijk verlagen.
Inzicht voor goed advies
Tot slot is het voor accountants belangrijk om controles efficiënt uit te voeren, zodat ze goed advies kunnen geven aan ondernemers. Om dat proces te vereenvoudigen, kunnen accountants Smart Closing gebruiken, een geautomatiseerde checklist voor de kwaliteit van het administratieve dossier. Nu wordt het administratieve dossier vaak pas bijgewerkt wanneer we de jaarrekening opstellen, wat veel tijd vergt. Met Smart Closing blijft de kwaliteit van het administratieve dossier het hele jaar door hoog, omdat accountants op basis van real-time data direct advies kunnen geven. Dit bespaart accountants aan het einde van het boekjaar veel tijd als het volledige dossier gemaakt moet worden.
Een groot deel van de druk op accountants komt voort uit factoren die buiten hun controle liggen. Denk aan situaties waarbij de overheid te veel berichten verstuurt of waar notarissen vanwege regelgeving toch nog op papier werken. Toch kan de sector zelf meer controle nemen over hun werkzaamheden om de druk te verlichten. Er zijn tal van tijdrovende processen die vereenvoudigd of geautomatiseerd kunnen worden. Daarnaast kunnen eenvoudige stappen, zoals betere afspraken, helpen om de werkdruk te verminderen. Kijk daarom vandaag nog kritisch naar je bedrijfsvoering en begin met het optimaliseren van interne processen. Zo verlicht je niet alleen de werkdruk, maar ben je ook beter voorbereid op toekomstige uitdagingen.
Willem Tack, verantwoordelijk voor Accountancy binnen Exact België
—
[1] Het aantal studenten dat tijdens de graduaatsopleiding “Handelswetenschappen en Bedrijfskunde” het vak “Accounting Administration” volgde, is gestegen van 2.202 in het academiejaar 2021-2022 naar 2.261 voor 2022-2023. Bron: jaarlijkse overzicht van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen.
