Een volle agenda, een team dat op zijn limiet zit en klanten die je liever niet weigert. Voor veel accountancykantoren is het een herkenbare situatie. Maar betekent dat automatisch dat je iemand extra moet aanwerven? Of valt er nog winst te halen uit je huidige manier van werken?
Meer werk betekent niet noodzakelijk dat je onmiddellijk meer personeel nodig hebt. Soms zit de oplossing in efficiëntere processen, een andere taakverdeling of een kritische blik op je klantenportefeuille. In andere gevallen is een extra medewerker net de investering die je kantoor nodig heeft om verder te groeien.
De kunst is om te weten welke keuze op lange termijn het meeste oplevert.
1. Breng je huidige capaciteit in kaart
Begin niet met de vraag hoeveel medewerkers je nodig hebt, maar met de vraag hoeveel capaciteit je vandaag werkelijk beschikbaar hebt.
Kijk daarbij verder dan het aantal medewerkers. Breng bijvoorbeeld in kaart:
- Hoeveel uren per week zijn effectief beschikbaar voor klantendossiers?
- Hoeveel tijd gaat verloren aan repetitieve administratieve taken?
- Welke medewerkers dragen structureel te veel dossiers?
- Hoeveel overuren worden er gemaakt tijdens piekperiodes?
- Welke taken blijven liggen omdat er onvoldoende tijd of expertise beschikbaar is?
“Maak ook een onderscheid tussen tijdelijke drukte en structurele overbelasting. Een drukke btw-periode vraagt een andere oplossing dan een team dat het hele jaar door onvoldoende capaciteit heeft.”
2. Bereken hoeveel tijd je met efficiëntere processen kunt winnen
Voordat je een extra medewerker aanwerft, loont het om te onderzoeken waar je tijd verliest.
Denk aan:
- Documenten die nog manueel verwerkt worden.
- Klanten die hun administratie onvolledig aanleveren.
- Dubbele controles of onnodige tussenstappen.
- Onduidelijke taakverdelingen.
- Software die onvoldoende geïntegreerd is.
“Stel dat je vijf medewerkers elk twee uur per week verliezen door inefficiënte processen. Dat vertegenwoordigt tien uur per week, of ongeveer 43 uur per maand.”
Dat is meer dan een volledige werkweek aan capaciteit die je mogelijk kunt terugwinnen zonder een nieuwe medewerker aan te werven.
“Digitalisering en automatisering kunnen dus een belangrijk verschil maken. Maar ze lossen niet elk capaciteitsprobleem op. Wanneer je processen al goed georganiseerd zijn en de werkvoorraad blijft groeien, is extra personeel wellicht de logische volgende stap.”
3. Kijk naar de omzet die je vandaag misloopt
Dit is een belangrijke oefening die veel kantoorhouders onderschatten.
Wanneer je onvoldoende personeel hebt, heeft dat niet alleen gevolgen voor de werkdruk. Het beïnvloedt ook je commerciële mogelijkheden.
Misschien wijs je regelmatig nieuwe klanten af omdat je team geen bijkomende dossiers aankan. Of misschien neem je bewust geen grotere opdrachten aan omdat je onvoldoende expertise in huis hebt.
Stel dat je maandelijks drie potentiële klanten moet weigeren, met elk een gemiddelde jaarlijkse omzetwaarde van €3.600.
Dat betekent:
Gemiste omzet per maand aan nieuwe dossiers: €900
Gemiste omzet op jaarbasis: €10.800
Dit is een vereenvoudigd voorbeeld, waarbij ervan wordt uitgegaan dat de drie dossiers maandelijks bijkomen en gedurende een volledig jaar behouden blijven.
De werkelijke impact kan dus nog groter zijn wanneer je meerdere maanden na elkaar klanten moet weigeren.
Een extra medewerker is in dat geval niet uitsluitend een bijkomende personeelskost. Het kan ook een investering zijn die nieuwe omzet mogelijk maakt.
4. Vergelijk de kostprijs van beide oplossingen
Maak voor jezelf een eenvoudige vergelijking:
Scenario A: efficiënter werken
– Investering in software of automatisering.
– Tijd die nodig is om processen aan te passen.
– Verwachte tijdswinst per medewerker.
– Extra dossiers die je daardoor kunt verwerken.
Scenario B: extra medewerker
– Bruto loonkost en werkgeversbijdragen.
– Extralegale voordelen.
– Opleiding en begeleiding.
– Verwachte productieve capaciteit.
– Extra omzet die je kunt realiseren.
Vergeet daarbij niet dat een nieuwe medewerker niet vanaf de eerste dag volledig inzetbaar is. Voorzie voldoende tijd voor onboarding en opleiding.
5. Maak de keuze op basis van je groeidoel
Er bestaat geen universele oplossing. Een klein kantoor dat vooral tijd verliest aan manuele administratie heeft misschien meer baat bij automatisering. Een groeiend kantoor dat structureel dossiers weigert, heeft mogelijk nood aan bijkomende expertise.
De belangrijkste vraag is daarom niet: hoe kan ik mijn huidige werkdruk verlagen?
Maar wel: welke investering geeft mijn kantoor opnieuw ruimte om vooruit te gaan?
Van capaciteitsprobleem naar groeikans
Wanneer je beslist dat een extra medewerker nodig is, begint de volgende uitdaging: de juiste persoon vinden.
Wachten tot de werkdruk onhoudbaar wordt, is zelden een goede aanwervingsstrategie. Door permanent zicht te houden op beschikbare accountants en dossierbeheerders in je regio, kun je sneller inspelen op bijkomende personeelsnoden.
Via Fidushare kunnen accountancykantoren discreet kennismaken met accountants en dossierbeheerders die openstaan voor een nieuwe uitdaging. Je zoekt op basis van ervaring, opleiding, takenpakket, softwarekennis en regio, zonder afhankelijk te zijn van uitsluitend actieve sollicitanten.
Zo wordt personeelsplanning niet alleen een reactie op werkdruk, maar ook een onderdeel van je groeistrategie.
