Fysieke inspanning om mentale druk van de ketel te halen. Pieter Devloo van VDV Accountants loopt de stress van zich af, straks op de marathon van Sydney. Hij leidt een klein Oost-Vlaams accountancykantoor dat flink boven z’n gewicht bokst dankzij Pieters toekomstgerichte kijk op de accountancy, met digitalisering, automatisering en delegeren als sleutelwoorden.
Pieter mag zich een ‘6 Star Finisher’ noemen. Een hardloper die 6 van de bekendste marathons heeft uitgelopen: die van Berlijn, Tokio, New York, Boston, Chicago en Londen. Recent werd Sydney aan dat lijstje toegevoegd, en die wil Pieter in augustus afvinken.
“We koppelen er een bezoek aan het land aan. Lopen is m’n uitlaatklep. Ik train samen met m’n vrouw. Het leuke is dat als je traint voor een marathon, je traag loopt. En je dus kunt blijven babbelen. Soms loop ik een paar uur bij te praten met m’n vrouw. Grotere trainingen doen we in groep, het is een sociale sport. En hoe meer ik werk, hoe meer ik loop.” (lacht)
“Om in balans te blijven is sport voor mij onmisbaar. Fysieke inspanning compenseert de mentale druk.”
Vroeger elke avond klantbesprekingen
In de week trekt Pieter ’s avonds de loopschoenen aan. “Daarna zet ik mij terug aan mijn bureau, voor het ‘stille’ werk, mails of dossiers. Geen klantenbesprekingen meer zoals vroeger.”
‘Vroeger’ is nog niet zo heel lang geleden, maar lijkt wel een ander tijdperk.
“Ik werk nog altijd veel, maar in het verleden was ik in de week elke dag tot elf uur bezig met klantenbesprekingen.”
“Toen zag ik alle klanten nog fysiek, op kantoor in Vlierzele of Gent. Ze kwamen na hun werk hun balans bespreken. Sinds corona zijn webmeetings de standaard, meestal overdag. M’n avonden zijn nu minder belast en ik verlies veel minder tijd onderweg.”
Kwarteeuw terug in de tijd: we zijn het jaar 2000 en Pieter neemt een eenmanskantoor over. “Daarvoor was ik acht jaar belastingcontroleur, en gaf ik les in fiscaliteit. Toen dat kantoor te koop kwam, ben ik gesprongen. Vandaag zijn we met een 20-tal mensen. Het hoofdkantoor ligt op de buiten in Vlierzele, in Gent hebben we een bijkantoor.”
“Corona was voor ons de game changer. Sindsdien mogen medewerkers drie dagen van thuis werken. En dat loopt prima. Ze komen nog graag naar kantoor, voor het sociaal contact. Maar gefocust werken, dat lukt het best thuis. Het werk gebeurt en de klanten zijn tevreden.”
Van handmatig naar geautomatiseerd
Nog voor corona was Pieter al aan het digitaliseren en automatiseren geslagen. “Naast fiscaliteit is IT een van m’n interesses. Ik stel me steeds de vraag: als je iets 100 keer handmatig moet uitvoeren, kan daar geen software of code voor worden geschreven om dat automatisch te doen verlopen?”
“Dat klanten digitaal aanleveren: prima, maar dat is maar één facet van een heel proces. Intussen hebben we software op maat laten schrijven om zaken automatisch af te vinken, in te dienen, enzovoort.”
“Een voorbeeld: een klant krijgt een brief met een belastingverhoging door een te laat ingediende aangifte. Daar moet je snel op reageren om het bedrag niet te laten oplopen. We hebben een automatisatie gebouwd dat wanneer een klant zo’n brief krijgt, zijn dossierbeheerder dat bericht ook in de mailbox krijgt, en er dus meteen kan op inspelen.”
Klanten mailen rechtstreeks met hun dossierbeheerder, in tegenstelling tot vroeger staat Pieter niet meer in CC. “Dat zou vandaag niet meer haalbaar zijn. Als ze me toch iets willen vragen, kunnen ze dat.”
“Onze telefooncentrale is zo ingesteld dat hij het nummer van de klant herkent en die meteen doorverbindt met de juiste dossierbeheerder. Kun je niet opnemen, dan krijg je een mail dat je klant heeft gebeld. Gedaan met doorschakelen. Senior dossierbeheerders doen ook zelf klantengesprekken.”
“Naast automatisering en digitalisering moet je dus ook kunnen delegeren. Vertrouwen hebben in je mensen.”
Zes weken Australië
“Doordat m’n medewerkers zo vaak van thuis werken, zijn ze zelfstandiger geworden. Ze zitten niet elke dag op kantoor en verwachten dat ook niet van mij. In 2019 ben ik voor zes weken naar Australië geweest, dat ging perfect.”
“Het kantoor draaide zonder mij en ik kon het loslaten, omdat ik wist dat het in goeie handen was. Als je nooit kunt loslaten, wenkt de burn-out.”
Qua symboliek kon het tellen: enkele jaren geleden gooide Pieter jaren alle archiefkasten buiten. “We hebben toen resoluut gekozen voor digitaal opslaan. Dat zorgt ervoor dat je documenten makkelijk terugvindt en stimuleert uniform werken. Heel het kantoor werkt met hetzelfde boekhoudplan. Dat is nodig om processen te kunnen automatiseren, onder meer voor Silverfin.”
“Een boeking gaat door naar de jaarrekening, naar de rapportering, naar de vennootschapsbelasting: pas als iedereen dezelfde grootboekrekeningnummers gebruikt, kun je automatische flows bouwen. Vergelijk het met een transportband die door iedereen wordt gebruikt.”
Niet iedereen kan klant worden
“Ook door onze klanten, ja. Die moeten al hun documenten zelf volledig en digitaal aanleveren, anders kunnen ze geen klant worden. Doordat we amper nog om ontbrekende stukken moeten vragen, verliezen we veel minder tijd en kunnen we ook veel sneller de tussentijdse balansen maken. En omdat de instroom uniform gebeurt, hoeven we bijvoorbeeld ook geen mapping te gebruiken.”
Vroeger hadden ze veel meer ‘vuile’ dossiers, zegt Pieter, waarin allerlei stukken ontbraken.
“De meeste klanten zijn ons gevolgd in de digitalisering. Een aantal wou niet, van hen hebben we afscheid genomen. Zo hebben we vandaag een zeer kwalitatief klantenbestand. Ondernemers die beseffen dat efficiënt aanleveren in ieders belang is.”
“Sommige collega’s en zeker bepaalde klanten zijn soms moeilijk te overtuigen van de digitalisering. Wij besteden enorm veel tijd om dat uit te leggen. Boekhouders hebben vaak iets van een pietje-precies en geven de controle niet graag af aan software. Maar als je blijft doen wat je altijd hebt gedaan, moet je niet plots andere resultaten gaan verwachten.”
“Digitalisering in de vorm van tools als Silverfin is een godsgeschenk voor accountants. Ik wil zeker niet meer terug naar vroeger. En van AI hebben we nog maar het begin gezien. Het nakijken van dossiers gebeurt nu nog door senior dossierbeheerders, die overbevraagd zijn. AI zal dat personeelsprobleem voor een stuk oplossen, denk ik.”
“Tekstherkenning, facturen herkennen: werk waar in feite niemand op zit te wachten, zal allemaal door AI gebeuren.”
“In Silverfin gebruiken we nu al de Insights en we gaan ook starten met de Silverfin Assistant. Die virtuele assistentie zal een groot verschil maken voor onze drukbezette mensen.”
Afstand nemen geeft nieuwe inzichten
In de zomervakantie gaat VDV Accountants drie weken dicht, zodat iedereen de batterijen kan opladen. “M’n vrouw en ik trekken geregeld op uitstap. Vaak met de camper voor een paar dagen: we boeken niks, vertrekken de vrijdagavond en zien wel waar we belanden. Sowieso is het goed om af en toe afstand te nemen van je zaak of je job. Meestal kom je met nieuwe inzichten terug. Zeker in de accountancy is dat belangrijk.”
