Peppol blaast zijn hete adem in de nek van ondernemers. Vanaf volgend jaar is het voor elke onderneming in ons land verplicht om via dat Europese netwerk e-facturen te versturen. Hoewel er nog wel een aantal maanden voor ons liggen, zal die deadline er snel zijn.
Bij De Voeght Consulting spelen ze op veilig: “Wij zijn een tijdje geleden al begonnen met ons voor te bereiden op e-facturatie via Peppol”, zegt manager Steven De Voeght.
Wachten heeft geen zin
Dat het geen zin heeft om ermee te wachten, zo denkt Steven De Voeght over e-facturatie. Hij doet niet mee aan de discussies die bij sommige ondernemers en boekhouders spelen over ‘waarom in godsnaam Peppol?!’. “Omdat het van moetens is”, zo maakt Steven korte metten met die vraag. “Pas op, ik snap dat dit voor sommige mensen een ingrijpende verandering is. Maar omdat het een verplichting wordt in ons land, heeft het weinig zin om erover te blijven discussiëren. Dat kost te veel tijd en energie, vind ik.”
Tijd en energie die Steven liever steekt in de implementatie van Peppol. Hij heeft er geen twee keer moeten over nadenken. “Voor ons boekhoudkantoor is e-facturatie een erg logische volgende stap. Wij zetten al jaren in op digitalisering en automatisering. Facturen elektronisch ontvangen en versturen via het Peppol-netwerk past perfect in onze ambitie om zoveel mogelijk manueel werk te vermijden.”
“Voor ons is het simpelweg een kwestie van die ene spreekwoordelijke klik op de knop om de onderneming van de klant te registeren op Peppol en de verkoopfacturenmodule in Exact voor hen te activeren.”
Toewerken naar een digitaal kantoor
Steven heeft drie jaar geleden het kantoor De Voeght Consulting overgenomen van zijn vader. “Ik was heel blij dat ik een kantoor aantrof dat eigenlijk al vrij ver stond in de digitalisering. Mijn vader was een van de eerste boekhouders in België die meer dan tien jaar geleden Exact Online implementeerde. Dat was een goeie zet van hem om meer digitaal te kunnen werken.”
Sinds hij aan het roer van De Voeght Consulting staat, is Steven beetje bij beetje verder gaan digitaliseren. “Hoewel we dus al een goede basis hadden met Exact Online, merkte ik dat er nog aanzienlijk ruimte was voor verbetering, zowel in het optimaal benutten van Exact als in het verder implementeren van automatiseringen en digitalisering. Er waren een aantal zaken die nog manueel werden uitgevoerd, maar die in Exact Online perfect geautomatiseerd konden worden of waarvoor interfaces met andere pakketten bestaan. En dat was eigenlijk heel eenvoudig, want Exact Online koppelt met bijna alle tools. Van afschrijvingen automatiseren tot facturen automatisch verwerken: ik wou zoveel mogelijk manuele taken afbouwen. Of het nodig is om zo ver te gaan? Ik vind van wel. Voor één dossier zal je misschien geen tijdswinst halen uit automatische processen. Maar wij hebben 600 dossiers — geloof mij: de tijdswinst en efficiëntie is gigantisch.”
De ambitie van Steven is duidelijk: een volledig digitaal boekhoudkantoor worden. “Dat gaat niet van vandaag op morgen. We zijn er nog steeds naartoe aan het werken”, klinkt het. Dat werk is trouwens al een paar keer beloond met een Gouden Luca van Exact. “Die staan hier mooi te blinken op ons kantoor”, zegt Steven tussendoor. “Maar goed: een digitaal kantoor, dus. Met e-facturatie via Peppol komen we weer wat dichter bij dat doel.”
“We willen vermijden dat mensen pas op de dag van de deadline voor het eerst een e-factuur versturen.”
Eenvoudige implementatie
Die implementatie van Peppol is vlot verlopen, benadrukt Steven. “Tja, daar hebben we nu eenmaal het voordeel dat we al met Exact Online werken. Exact heeft een tijd geleden Peppol ingewerkt in hun omgeving. Voor ons is het simpelweg een kwestie van die ene spreekwoordelijke klik op de knop om de onderneming van de klant te registeren op Peppol en de verkoopfacturenmodule in Exact voor hen te activeren. Een groot gemak voor ons, en voor onze klanten. We zouden anders nog op zoek moeten gaan naar een tool om Peppol te koppelen aan een ander systeem. Begin maar eens. Ik ben blij dat we via Exact snel en gemakkelijk aan de slag konden met e-facturatie. Exact voorziet ook een duidelijke handleiding, dat maakt het net iets makkelijker.”
Op de site van Exact kan je verderlezen: https://www.exact.com/benl/klantervaringen/accountancy/de-voeght-consulting
