Deze blog verscheen eerder op de website van Exact.
Als je mensen de ruimte geeft om op hun eigen manier te werken, vergroot je het werkplezier en verhoog je de productiviteit. Maar hoe bewaar je het overzicht op wat iedereen doet? Met slimme kantoorbeheersoftware centraliseer je alle taken en zorg je ervoor dat iedereen aan de relevante informatie kan. Jij krijgt overzicht, controle én jouw medewerkers krijgen tools in handen waarmee ze taken op hun eigen manier kunnen uitvoeren. Thom van Velsen, Exact-expert op het gebied van accountancysoftware, beschrijft dit als volgt:
“Ik gun alle kantoren een omgeving waar iedereen met plezier werkt, toegang heeft tot de juiste informatie en tools, en samenwerkt om de beste resultaten te behalen.”
Weinig overzicht betekent meer fouten
Veel kantoren gebruiken middelen zoals Excel sheets, MS Planner, whiteboards of post-its om hun werk te plannen. Als iedereen verschillende tools gebruikt, wordt het echter al snel chaotisch. Het overzicht ontbreekt, waardoor er meer fouten worden gemaakt. Van dubbel werk tot stroeve communicatie: je hebt maar weinig grip op hoe het eraan toegaat. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Loopt alles nog volgens schema? Waar is de informatie van klanten? Bijsturen is moeilijk omdat je niet langer ziet hoe je kantoor er daadwerkelijk voor staat.
“Met duidelijke en bijgewerkte dossiers breng je niet alleen orde op kantoor, maar heb je ook inzicht in wat er speelt bij elke klant.” – Willem Tack, Sales Manager
Enkele cijfers ter verduidelijking
51% van de accountants- en administratiekantoren denkt dat software de organisatie en het beheer van de kantooradministratie kan verbeteren. Dat blijkt uit de Kmo Barometer. Als het om de verbetering van de organisatie en het beheer van het kantoor gaat, verwachten kantoren het meeste van:
- Centraal beheer van klantinformatie (38%)
- Een planbord met voortgangsbewaking (33%)
- Centraal dossier- en documentbeheer (31%)
Centraliseer je planning en documenten
Slimme kantoorbeheersoftware brengt planning, voortgang en documenten samen op dezelfde plek. Die plek biedt niet alleen toegang tot de data die nodig is om te werken, maar zorgt ook dat iedereen centraal bijhoudt welke taak wanneer is afgerond. Bij het uitrollen van zo’n nieuwe beheeromgeving is het belangrijk om je collega’s in het achterhoofd te houden. Thom legt dit verder uit:
“We hameren vaak op efficiëntie, maar bij die drang naar efficiëntie mag je niet vergeten dat werk ook leuk moet zijn. Een slim ingerichte beheeromgeving geeft mensen een kader waarin ze de ruimte krijgen om taken op hun eigen manier in te vullen. De software biedt overzicht, helpt prioriteiten stellen en maakt het makkelijk om informatie te vinden. Dat maakt het werk niet alleen efficiënter, maar het draagt ook bij aan meer werkplezier.”
Krijg opnieuw overzicht door meer efficiëntie
Centraal plannen, organiseren en monitoren klinkt als een ingrijpende verandering, maar dat hoeft het niet te zijn. Gegevens uit SharePoint, gedeelde planborden of data uit andere apps staan allemaal op één plek. Thom Van Velsen duikt dieper in de materie:
“Zo krijg je meteen een verhelderend overzicht, zie je meteen hoe een kantoor zijn processen organiseert en merk je meteen welke stappen je kunt laten vallen. Slimme software voor kantoorbeheer, zoals die van Exact, geeft jouw medewerkers de mogelijkheid om flexibel te werken, waardoor iedereen effectiever en productiever aan de slag kan.
Wil je de vele voordelen van Exacts kantoorbeheersoftware ontdekken? Neem dan zeker een kijkje naar hun website via deze link.
