Dit artikel verscheen eerst bij Yuki.
Nicola Dhoore van Dhoore Accountant en Ilse Simis van GRAEF Advies zijn laaiend enthousiast over de vele veranderingen in de sector. Van doorgedreven digitalisatie tot tijdbesparende automatisatie, van persoonlijk klantcontact tot proactieve adviesverlening: als kersverse winnaars van de Mister & Miss Yuki Award zitten ze niet alleen op de eerste rij om deze tendensen binnen de accountancysector te omarmen, maar ook daadwerkelijk te implementeren in hun kantoor. Ben je benieuwd naar hun werkwijze, hun kijk op dienstverlening en hun favoriete Yuki-features? Lees gauw verder, want in dit interview geven ze een duidelijke inkijk in hun digitale transformatie!
Yuki, een keuze voor efficiëntie en innovatie
Ilse Simis koos bewust voor Yuki omdat ze op haar honger bleef zitten bij haar vorige boekhoudpakket. “Yuki leek – en daar denken we nog steeds zo over – de dynamische tegenhanger van onze oude software. Daarnaast is Yuki gewoon een heel tof bedrijf en een fijne partner om mee samen te werken,” steekt ze van wal. “De software werkt heel efficiënt en gebruiksvriendelijk. En de resultaten liegen er niet om. Zo verwerkt Yuki per maand meer dan de rest van ons team tezamen. Dat is toch ongelooflijk, eigenlijk?”
Voor Nicola waren de gepersonaliseerde klantenportalen die Yuki biedt een belangrijke factor, net als de doorgedreven automatisatie. “De automatische doorstroom van documenten is echt fenomenaal. Het bespaart ons kantoor niet alleen tijd, maar ook kosten.” Nicola Dhoore heeft zijn berekening klaar. “Wanneer we alle volautomatisch verwerkte documenten door Yuki vergelijken met het aantal verwerkte documenten van onze dossierbeheerders, bespaart Yuki ons gemiddeld 3 tot 4 FTE’s uit.”
“Ondernemers zijn dankzij Yuki veel actiever bezig met hun eigen boekhouding. Ze zijn mee verantwoordelijk om real-time inzicht mogelijk te maken.” Ilse Simis, bestuurder bij GRAEF Advies
Een positieve impact op het kantoor en de klanten
“Yuki heeft niet alleen onze efficiëntie verhoogd, maar ook de werkvreugde binnen ons kantoor verbeterd,” benadrukt Ilse. “Aanvankelijk waren we begonnen met slechts een paar dossiers, maar na verloop van tijd kregen we duidelijk te horen van onze medewerkers dat ze eigenlijk alleen nog maar met Yuki wilden werken.” De medewerkers stipten de gebruiksvriendelijkheid, de efficiëntiewinst en het innovatieve karakter van de software aan. “Het leek ons dan ook niet meer dan normaal om volledig over te schakelen.”
Ook Nicola ziet alleen duidelijke positieve impact op zijn kantoor, sinds ze kozen voor Yuki. “Yuki heeft het voor ons mogelijk gemaakt om een overzichtelijke structuur te creëren, zowel voor ons kantoor als voor onze klanten. Het Backoffice Portaal geeft ons zo namelijk enorm veel informatie, waardoor we heel gericht kunnen schakelen.” Ook helpt de software van Yuki Dhoore Accountant om nog kwalitatiever werk te leveren. “De Kwaliteitsmonitor geeft ons niet alleen een score op tien, maar toont ons ook concreet wat we nog kunnen gaan fine-tunen. Zo kunnen we de beste dienstverlening voor onze klanten garanderen.”
Een transformatie in dienstverlening en service
“Yuki heeft ervoor gezorgd dat onze ondernemers veel meer betrokken raken bij hun eigen boekhouding,” antwoordt Ilse op de vraag of hun dienstverlening en service is veranderd door Yuki. “De handigheid van de software vormt niet alleen een goede trigger voor onze klanten om hun cijfers sneller aan te leveren. Dit zorgt voor een betere communicatie. Het zorgt ook voor een continue stroom, waardoor wij hen veel meer real-time advies kunnen geven. Hun boekhouding is up-to-date, dus ze kunnen op elk moment van de dag inzicht krijgen in hun financiën.”
Nicola Dhoore is het met Ilse eens en legt uit hoe de automatisering ook een interne verschuiving heeft veroorzaakt: “Waar we vroeger enkel en alleen een verwerkingsorgaan waren dat reactief werk leverde, nemen we nu steeds meer een proactieve rol op. Omdat de digitalisering ons meer ademruimte geeft, komt er immers heel wat tijd vrij om de boekhouding strakker in de hand te houden, om meer controles door te voeren en om veel meer in te zetten op klantcontact en advies. Ondernemers vinden dit geweldig – en wij ook!”
“De tijd die we winnen, kunnen we besteden aan controle, adviesverlening en klantcontact. Voor een ondernemer is dat het belangrijkste.” Nicola Dhoore, bestuurder bij Dhoore Accountant
De favoriete features van Mister & Miss Yuki
Voor Ilse is de automatische verwerking van Yuki een van de allergrootste voordelen. “Het allertofste aan Yuki? Ja, dat dat vanzelf boekt. Dat is echt geweldig,” lacht ze. Daarnaast is ze ook fan van de Betaallijst, een feature die ze geregeld gebruikt. “Met een paar klikken en klaar. Simpeler dan dat wordt het echt niet.” Als laatste feature stipt ze het Backoffice Portaal aan. “Het feit dat je alle cruciale informatie in één oogopslag kunt bekijken, biedt zo waanzinnig veel controle en gemoedsrust. Je laat veel los dankzij de automatisatie, maar hebt toch ook alles strakker in de hand. Win-win!”
Nicola is vooral blij over een van de nieuwe features binnen Yuki, de Automatisatiemonitor, die volgens hem “een nieuwe wereld heeft geopend.” Hij steekt dan ook zijn enthousiasme niet weg: “Deze tool biedt concrete inzichten, doet suggesties en lijst tal van werkpunten op waarmee we écht aan de slag kunnen om onze automatisatie op te krikken.” Hij gelooft dat deze monitor Dhoore Accountant naar de toekomst toe beter kan maken en heeft dan ook al enkele medewerkers aangesteld om de mogelijkheden van deze feature te ontdekken en in processen te gieten.
Digitalisatie en het einde van de btw-pieken
Voor veel boekhoudkantoren zijn de btw-periodes een stressvolle periode. Niet voor GRAEF Advies. “Dankzij Yuki wordt alles veel beter gespreid,” bevestigt Ilse. “Het heeft er binnen ons kantoor voor gezorgd dat de hectiek volledig verleden tijd is. Waar vroeger alles ineens als een tsunami binnenkwam, vaak nog via papieren mappen en paperassen, leveren onze ondernemers nu continu en digitaal aan.” Dit zorgt volgens Ilse voor veel meer ademruimte, voor een betere opvolging en voor minder stress qua deadlines. “Ik durf het bijna niet zeggen, maar voor ons is de btw-drukte een van de rustigste periodes!”
Nicola Dhoore kan dit alleen maar bevestigen en vult aan: “Je kunt je als digitaal kantoor ook gewoonweg veel beter voorbereiden op de btw-periode dankzij Yuki. Onze dossiers zijn veel vollediger, we hebben een beter zicht op de boekhouding van onze klanten, alle vragen werden reeds gesteld of beantwoord én we hebben reeds alle – of toch bijna alle – documenten verwerkt, zelfs nog voor de btw-periode start.” Dit zorgt bij Dhoore Accountant voor meer tijd om de boekhouding te controleren en alles netjes te finaliseren. “We moeten enkel nog de puntjes op de ‘i’ zetten en klaar. Het leven van een boekhouder kan toch schoon zijn, hé?
