Compliance wordt steeds belangrijker voor accountants en ‘Know Your Customer’ speelt daarin een grote rol. KYC kent echter nog heel wat misvattingen binnen de accountancywereld. Milad Saleh, Directeur Penneo KYC, helpt deze misvattingen maar al te graag uit de wereld en vertelt je waarom KYC van Penneo een bijzonder handige tool is om risico’s op witwaspraktijken te verkleinen.
Wat betekent KYC voor accountants?
Ook accountants moeten de Europese regelgeving volgen en voldoende maatregelen nemen om de risico’s van witwassen bij hun klanten te evalueren en minimaliseren. Gelukkig biedt Penneo met KYC een oplossing om de witwaswet te kunnen naleven. Hierbij kunnen accountancykantoren en hun klanten een beroep doen op een efficiënt, veilig en conform onboarding proces. “Onze oplossing voor accountants, notarissen en advocaten helpt om gemakkelijk controle te hebben over je klanten. Als je een nieuwe klant krijgt is er onmiddellijk een koppeling met het KBO-register en alle noodzakelijke info van die klant, bijvoorbeeld een PEP die op internationale sanctielijsten verschijnt. Als er een wijziging is binnen dat KBO-register, wordt je als accountant dus meteen op de hoogte gebracht. Onze oplossing zorgt dan ook voor een grondige risico-analyse. Je moet immers aan de autoriteiten kunnen bewijzen welke maatregelen je hebt genomen om aan een bepaalde score te komen”, vertelt Milad.
“Onze oplossing voor accountants, notarissen en advocaten helpt om gemakkelijk controle te hebben over je klanten.”
5 misvattingen over KYC
1 KYC is niet nodig, ik ken mijn klanten al jaren!
Penneo: “Het gaat niet om je klanten kennen. Het gaat erom dat je als accountant de nodige maatregelen neemt om aan de autoriteiten te kunnen bewijzen dat jij de juiste antiwitwas risico-analyse hebt uitgevoerd op je klanten. De autoriteiten willen namelijk zien dat jij alle registers hebt geraadpleegd en vooral de juiste vragen hebt gesteld. Dit kan je in KYC van Penneo perfect nagaan. Alle vragen worden immers netjes gedocumenteerd op het platform. Daarnaast kan je de risico-analyse raadplegen en het activiteitenlogboek nagaan. Kortom, alle noodzakelijke informatie is te vinden op één plek.”
2 Een kopie van de identiteitskaart van mijn klanten is voldoende, toch?
Penneo: “Absoluut niet, want een kopie van een identiteitskaart vertelt je niet wat het risiconiveau is van een bepaalde klant. Je moet grondig onderzoek doen naar je klanten, hun voornaamste medewerkers en de relatie tot jouw accountancykantoor. Vergeet niet dat enkel een kopie van de identiteitskaart geen identiteitsvalidatie is. Je zal ook moeten kunnen documenteren dat je daadwerkelijk de identiteit van jouw klant hebt gevalideerd, bijvoorbeeld fysiek of middels itsme. Dus als je een kopie van die identiteitskaart hebt, is dit niet voldoende om een risico-analyse uit te voeren. Tenslotte wil je zeker zijn dat een identiteitskaart weldegelijk bij een specifiek persoon hoort.”
3 Ik moet mijn klanten geen vragen stellen want ik kan de risico-analyse zelf uitvoeren.
Penneo: “Je stelt maar beter de nodige vragen aan je klant omdat dit een ondersteuning biedt op de antwoorden die de accountant geeft. Als een accountant zegt dat de klant geen zaken doet met hoog risico landen, dan kan de accountant dit staven met het antwoord van de eindklant. Stel je maar eens voor dat het om een politiek prominent persoon gaat of een nieuwe klant die zijn leveranciers in cash betaalt. Het zijn maar enkele voorbeelden van situaties waarbij omkoping of witwassen van geld kunnen voorkomen. De juiste vragen en antwoorden helpen je om een correcte risico-analyse uit te voeren. Het voordeel van onze KYC is dat al die informatie wordt opgeslagen en gecentraliseerd.”
4 ITAA kijkt niet zo streng toe op de regels
Penneo: “ITAA is, onder Europese druk, de spelregels steeds meer aan het verstrengen. Zo hebben ze voor accountants een aantal uitgebreide rapporten en guidelines gebundeld (maar liefst 70 pagina’s) om uit te leggen hoe je als accountant in regel kan zijn met de antiwitwaswet. Als je die wetgeving niet naleeft kan je je licentie kwijtspelen of je aan stevige boetes verwachten. In Scandinavische landen krijgen accountancykantoren die de regels aan hun laars lappen reeds een pv en een fikse boete. De imagoschade die daaruit voortvloeit is niet te overzien.”
5 Ik check mijn klanten één keer per jaar of om de drie jaar. Lijkt me voldoende, toch?
Penneo: “Je moet ten allen tijde je klanten monitoren en op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen in hun organisatie. Dit kan gaan om een nieuwe directeur, een adreswijziging of een manager die plots een politiek mandaat krijgt toegewezen na verkiezingen. KYC van Penneo monitort je klanten elke dag en houdt je op de hoogte van plotse wijzigingen.
“Als er een wijziging is binnen dat KBO-register, wordt je als accountant dus meteen op de hoogte gebracht.”
Less is more
“Wij merken dat KYC groeit, maar er is nog heel wat marge. Als je als accountancykantoor nu al kiest voor KYC is het gemakkelijker om je aan te passen als de regelgeving strenger wordt. Kijk, je kan perfect aansluiten bij KYC van zodra het ITAA komt aankloppen, maar het is altijd voordeliger als je dit al kan aantonen op voorhand. Vergeet ook niet dat je als accountancykantoor met KYC minder administratieve rompslomp hebt. Zo moet je niet langer een pdf printen, invullen en terugsturen met een kopie van de identiteitskaart. Met KYC genieten klanten immers van een online flow (je ontvangt een link die ook geopend kan worden op een gsm) met daarin alle vragen voor de klant die op zijn beurt toegang heeft via itsme. Met KYC van Penneo heb je alles op één centrale plek en altijd up-to-date. KYC is een tool waarmee je als accountancykantoor een vertrouwensband kan opbouwen met je klanten en van een concurrentieel voordeel geniet in een wereld die gedreven wordt door compliance.”, besluit Milad.
