Veel accountants denken dat Peppol automatisch leidt tot volledige automatisering. Logisch, want Peppol-facturen bevatten gestructureerde data. Toch is er meer nodig. Het verschil tussen beperkte en maximale automatisering? Dat zit niet in het ontvangen van Peppol-facturen, maar in hoe je software ermee omgaat.
Context is koning
Een Peppol-factuur bevat gestructureerde data. Maar wat betekent die data in de praktijk? Een Colruyt-factuur bijvoorbeeld heeft verschillende betekenissen:
- Voor een horecazaak zijn het voorraadaankopen
- Voor een kantoor zijn het representatiekosten
- Voor een chocolatier is het handelswaar
Deze context bepaalt hoe een factuur geboekt moet worden. Bij de meeste software betekent dit dat je voor elk type klant aparte verwerkingsregels moet instellen.
Waarom traditionele verwerking tekortschiet
Bij traditionele software ontvang je wel gestructureerde Peppol-data, maar moet je nog steeds elke boeking handmatig bevestigen, ook al is de data perfect leesbaar voor computers. Hierdoor blijft je efficiëntiewinst beperkt. Het is als een gps die wel perfect weet waar je heen moet, maar toch bij elke afslag vraagt om bevestiging.
Echt automatisch verwerken
Yuki gaat een stap verder. Het gebruikt de gestructureerde Peppol-data om facturen volledig automatisch te verwerken. De software begrijpt direct wat voor type bedrijf een factuur ontvangt en past daar automatisch de juiste verwerkingsregels op toe. Dit gebeurt zonder handmatige bevestiging en wordt direct toegepast op alle vergelijkbare situaties binnen je klantenportfolio.
Ook complexe facturen met verschillende btw-tarieven worden automatisch correct verwerkt. Het resultaat? Een volledig gestroomlijnd proces waarbij je software écht begrijpt wat er moet gebeuren.
Eén slimme regel voor een leverancier werkt direct voor al je klanten. Bart Schockaert, Growth Director Bij Yuki
Lees hier hoe dat gebeurt.
