Familie-uitstapjes en wandelen met de club Land van Rhode: Alexandra Stevens trekt er graag tijd voor uit. Na een burn-out leerde ze ook vaker ‘nee’ zeggen, en digitale tools hebben haar job serieus veranderd. “Taken die me vroeger meerdere dagen kostten, klaar ik nu veel sneller. Zo houd ik meer tijd over om klanten te adviseren én collega’s op te leiden.”
Alexandra is al zestien jaar aan de slag als dossierbeheerder bij Baker Tilly. Ze doet dat vanuit de vestiging in Melle, een van de acht kantoren binnen België. “We zijn klein gestart, maar intussen tellen we ongeveer 260 medewerkers. De dossiers die ik beheer, zijn zeer uiteenlopend: van eenmanszaken tot kleine kmo’s, van vrije beroepen tot managementvennootschappen, vooral afkomstig uit Oost- en West-Vlaanderen.”
De sleutelrol van digitalisering
Bij de groei van Baker Tilly speelde digitalisering een sleutelrol, zegt Alexandra. “Vroeger was thuiswerk onmogelijk, alles bevond zich op servers in ons kantoor. Met corona kwam thuiswerk er wél en dat heeft de digitale omslag in gang gezet.
“Voor jaarafsluitingen, rapportering en vennootschapsbelasting zijn we een drietal jaar geleden overgeschakeld naar Silverfin.”
“Waarom we bij deze software zijn uitgekomen? In tegenstellingen tot onze vorige tool is Silverfin volledig cloud-based, belast het onze servers niet, en is het supergebruiksvriendelijk. Ik zit in de Silverfin-werkgroep die collega’s ondersteunt, en moet zeggen: iedereen was vanaf de start vlot vertrokken.”
Digitalisering brengt natuurlijk ook risico’s en uitdagingen met zich mee. Daarom heeft ons kantoor sterk ingezet op cyberbeveiliging, bewustwording rond phishing en het invoeren van tweestapsverificatie in al onze tools.
Sterkere focus op adviesrol
De cirkel is mooi rond, want het gebruik van digitale tools maakt tijd vrij die Alexandra onder meer in extra opleiding steekt. “Waar ik vroeger twee, drie of zelfs vier dagen werk had aan een jaarafsluiting, lukt me dat nu in merkelijk minder tijd. Daardoor kan ik in de diepte klanten proactief adviseren, hen toegevoegde waarde leveren en hou ik meer tijd over om collega’s te begeleiden.”
Ook klantgesprekken zijn efficiënter geworden, legt Alexandra uit. “In het verleden moesten we voor dat gesprek rapporten afdrukken. Nu starten we gewoon live Silverfin op bij de klant. Als die een vraag heeft, toon ik het antwoord met een paar klikken.”
Hoewel de meeste van Alexandra’s klanten digitaal aanleveren, is ze telkens toch nog een pak tijd kwijt om achter facturen aan te gaan, of om te weten te komen hoe een klant een factuur heeft betaald. “Met e-invoicing worden ontbrekende facturen hopelijk grotendeels verleden tijd. En minder administratieve rompslomp betekent ook een sterke focus op onze adviesfunctie.
Drukte voor deadlines blijft
Laat ons het even over work-life balance hebben: een heikel punt binnen de accountancywereld. Want hoe gedreven accountants ook zijn en hoeveel tools hen ook ondersteunen, ze zijn met te weinig en hun verantwoordelijkheden lijken alleen maar toe te nemen. Alexandra kan ervan meespreken.
“Een paar jaar geleden ben ik uitgevallen met een burn-out. Door het vertrek van enkele collega’s, moest ik heel wat dossiers alleen bolwerken. Onmogelijk.”
“Mijn burn-out heeft me geleerd dat het soms nodig is om ‘nee’ te zeggen en dat dat helemaal geen schande is.”
Mensen respecteren je als je grenzen stelt om jezelf te beschermen.”
“In de accountancy hebben we sowieso deadlines, en de aanloop naar zo’n deadline brengt altijd drukte en extra uren met zich mee. Voor de btw-aangifte moet ik met mijn team alle dossiers binnen goed 2 weken afwerken. Sommige klanten denken dat wij dat allemaal correct kunnen verwerken als ze hun documenten een dag voor de deadline doorsturen, maar dat is uiteraard niet mogelijk.” (lacht)
“Er zijn wel rustiger periodes, maar we zien ook meer dossiers die hun boekjaar op een andere datum dan 31/12 afsluiten, waardoor echt kalme periodes uitzonderlijk zijn. Het beroep van accountant blijft een knelpuntberoep. Net als alle kantoren kampen ook wij met het vinden van voldoende mensen.”
“Het is nochtans zo’n mooie en gevarieerde job. Je werkt met diverse tools en hebt veel persoonlijk contact.
“Ik krijg geregeld van klanten te horen dat ze dankbaar zijn, omdat ze zonder ons advies nooit zo ver hadden gestaan. Dat geeft voldoening. Nog steeds leeft het idee dat de accountancy een saaie sector is, vol grijze muizen. Onzin! Je moest eens weten hoeveel feestjes wij organiseren.” (lacht)
Familie & de natuur
Het hoofd leegmaken doet Alexandra tijdens lange wandelingen met de Oosterzeelse wandelclub Land van Rhode. “In eigen streek nieuwe plekken ontdekken: zalig. Na zo’n wandeling kom ik met een lichter hoofd thuis. Of ik ga een tour fietsen. Stel je daarbij geen wielertoerisme voor: het is op het gemak en voor het plezier, om buiten te zijn.”
In Alexandra’s vrije tijd staat familie op één. “Ik heb veel neefjes en nichtjes en ga geregeld met hen op uitstap en op reis. Dat is genieten.”
Foto: Alexandra Stevens (Baker Tilly)
