Dit artikel verscheen eerder bij AdminPulse.
Pff, is het echt nodig om voor elke taak te registreren hoe lang je eraan hebt gewerkt? Veel accountants ervaren dit als vervelend, stellen het uit of houden hun uren bij op een kladblaadje of in een eigen Excel-bestand. Het niet nauwkeurig bijhouden van je tijd is onhandig bij uurtje-factuurtje opdrachten en zelfs een gemiste kans als je werkt met forfaits of vaste abonnementen. Daarom behandelt dit blog de voordelen van tijdsregistratie voor accountantskantoren en methodes om consequent de uren bij te houden voor uitgevoerde taken.
Kost tijdsregistratie tijd?
Ja, maar het levert bizar veel inzichten op!
Het doen van tijdsregistratie is niet het spannendste klusje, maar het levert je méér op dan alleen het bijhouden van de tijd per taak. Accountants kunnen er extra inzichten uithalen over hun productiviteit, planning en winstmarges.
Voordelen van tijdsregistratie bij uurtje-factuurtje werkzaamheden
- Factureer het correcte aantal uren: voorkom omzetverlies
Heb je met een klant afgesproken om op uurbasis te werken? Het is dan voor je klant en voor jezelf belangrijk om de gewerkte tijd netjes bij te houden in tijdsregistratiesoftware. Het kost je een minuut om direct na een taak te noteren hoe lang je ermee bezig was. Op dagelijkse basis valt dit reuze mee, zeker in vergelijking met het per ongeluk niet registreren van een taak en het daardoor niet factureren aan de klant. Dat kost je veel meer aan gemiste omzet. - Bewaking van projectbudgetten
Met een duidelijke en gedetailleerde tijdsregistratie maak je voor klanten inzichtelijk aan welke taken je hebt gewerkt (BTW-aangifte, advies, jaarrekening opstellen, enz.). Ook merk je sneller op of de afgesproken werkzaamheden binnen het klantbudget of forfait vallen of dat je over de beschikbare tijd heen gaat. Als je dit signaleert kun je -goed onderbouwd- met de klant een gesprek aangaan. - Optimaliseer je planning en het verdelen van klantdossiers
Haal uit de data van de urenregistratie bruikbare inzichten voor effectievere tijdsbeheersing. Tijdsregistratiesoftware geeft je een overzicht welke taken allemaal gedaan moeten worden, hoeveel tijd dat kost en welke medewerker daar nog tijd voor heeft. Dit voorkomt een te hoge werkdruk en (structureel) overwerken.
Voordelen van tijdsregistratie bij forfaits of abonnementen met een vast tarief
- Kiezen van de juiste prijs voor forfaits
Veel accountantskantoren hanteren vaste prijzen voor vooraf bepaalde diensten, vanwege de toenemende vraag in de markt. Denk bijvoorbeeld aan een abonnement met daarin 4 BTW-aangiftes en de personenbelasting voor een vast tarief. Maar hoe bepaal je een goede prijs voor zo’n pakket? Je wil jezelf natuurlijk niet in de vingers snijden. Nauwkeurige tijdsregistratie kan je hierin ondersteunen. Weet je hoeveel tijd je gemiddeld besteedt aan een BTW-aangifte en een PB-aangifte? Dan kun je ook een realistische prijs berekenen voor het abonnement op basis van je gewenste uurtarief (in plaats van lukraak een tarief uit je duim te zuigen en er het beste van te hopen). - Rentabiliteit
Wil je zeker weten dat je een goede marge draait op de forfaits? En dat de extra werkzaamheden voor je klant, die buiten hun abonnement vallen, correct worden toegevoegd aan de factuur? Dan zit er maar éen ding op: tijdsregistratie per taak. Alleen dan weet je honderd procent zeker hoeveel tijd je besteedt aan de vaste werkzaamheden en of dit binnen de projecturen en marge valt.
Tips voor tijdwinst bij tijdsregistratie
- Gebruik een tijdsregistratietool
- Kies een online tijdsregistratietool
- Urenregistratie direct inladen in je factuursysteem
- Alle medewerkers gebruik dezelfde tool
Alle tips in detail lezen?
Conclusie: onderschat het belang van tijdsregistratie niet!
Wat begint als een eenvoudige taak, tijd registreren, kan zorgen voor een schat aan waardevolle inzichten over productiviteit, planning en rentabiliteit. Door slim gebruik te maken van tijdsregistratie kunnen accountantskantoren niet alleen hun werk efficiënter organiseren, maar ook de winstgevendheid van hun diensten vergroten. Blijf daarom die uren trouw registreren, want het kan een wereld van verschil maken voor je bedrijf en je klanten.
