Toen zakenpartners Lucie Kusé en Steve Alofs in 2016 hun kantoor Alofs & Kusé oprichtten, kozen ze bewust voor kleinschaligheid. Het tweemanskantoor, zonder extra personeel, richt zich vooral op vrije beroepen en consulenten. “We willen dicht bij onze klanten staan en hen écht begrijpen”, zegt Lucie Kusé. “Daarom hebben we sinds enkele jaren zelfs een klantenstop ingevoerd. We willen onze huidige dossiers met de nodige aandacht blijven opvolgen.” Het kantoor telt intussen zo’n honderd klanten en werkt met een abonnementsformule tegen een vast maandelijks tarief.
Vanaf dag één stond digitalisering centraal. Het duo koos resoluut voor Yuki, het boekhoudpakket dat toelaat om facturen digitaal te ontvangen en te verwerken. Vandaag zit het kantoor op een digitalisatiegraad van ongeveer zestig procent. Bijna alle klanten maken hun facturen op in Yuki, een stevige stap richting de verplichte b2b e-facturatie via Peppol in 2026.
“Automatisering zorgt er niet voor dat we minder werken, maar wel dat we onze werktijd nuttiger besteden.”
De kracht van slimme koppelingen
Loonfiches worden rechtstreeks in de boekhouding geboekt, waardoor fouten quasi uitgesloten zijn en klanten een volledig overzicht behouden.Wat het advieskantoor zo bijzonder maakt, is hoe het koppelingen inzet om processen te stroomlijnen. De samenwerking met sociale secretariaten zoals Securex is daarvan het beste voorbeeld. Lucie legt uit: “Securex levert ons SODA-bestanden aan die automatisch in Yuki worden verwerkt. Loonboekingen behoren normaal tot de meest tijdrovende en foutgevoelige taken voor een accountant. Dankzij de koppeling zijn ze grotendeels geautomatiseerd. Enkel documenten die niet herkend worden, komen in een wachtrij terecht. Door deze handmatig bij te werken, zorgen we ervoor dat ze de volgende keer automatisch goed verwerkt worden.”
Het resultaat is een enorme tijdswinst en kwaliteitsverbetering. Loonfiches worden rechtstreeks in de boekhouding geboekt, waardoor fouten quasi uitgesloten zijn en klanten een volledig overzicht behouden. “Vooral bij dossiers met veel loonfiches – denk aan klanten met flexijobs die makkelijk twintig tot dertig fiches per maand hebben – maakt dit een wereld van verschil”, geeft Lucie aan.
“Loonfiches worden rechtstreeks in de boekhouding geboekt, waardoor fouten quasi uitgesloten zijn en klanten een volledig overzicht behouden.”
Minder piekdrukte, meer ademruimte
Een ander voordeel van de koppeling is dat documenten op vaste tijdstippen binnenkomen. Daardoor wordt de werkdruk beter gespreid. “Vroeger kwam alles samen op het einde van de maand of het kwartaal. Nu is er een veel gelijkmatiger ritme. Dat verlaagt de stress in drukke periodes en geeft ons de kans om onze tijd nuttiger in te vullen”, zegt Lucie.
Die ademruimte gebruikt het kantoor om zich meer op advies te richten. Steve Alofs vertaalt technische cijfers in duidelijke taal voor ondernemers. “Een lijst met cijfers zegt klanten niets. Ondernemers willen weten wat die cijfers betekenen voor hun toekomst. Waar staan ze vandaag, wat kost het hen, en hoe kunnen ze groeien? Dankzij de automatisering hebben wij de ruimte om die vertaalslag te maken.”
“Een lijst met cijfers zegt klanten niets. Ondernemers willen weten wat die cijfers betekenen voor hun toekomst. Waar staan ze vandaag, wat kost het hen, en hoe kunnen ze groeien?”
Peppol en de weg naar administratieve vereenvoudiging
Met de komst van Peppol wordt het proces verder geautomatiseerd. Facturen en loondocumenten zullen rechtstreeks in Yuki binnenkomen zonder tussenkomst van de klant. Voor Alofs & Kusé is dat geen verre toekomstmuziek. “Zo goed als al onze klanten zijn er al klaar voor”, zegt Lucie trots. “Bijna iedereen in onze klantenportfolio factureert vandaag via Yuki. Dat maakt de overstap naar e-invoicing veel eenvoudiger.”
Toch is ze realistisch: de brede adoptie verloopt traag. Meer dan 700.000 Belgische ondernemers moeten zich nog registreren op het Peppol-netwerk. “De administratieve vereenvoudiging is er, maar de implementatie neemt tijd. Vooral bij de personenbelasting voelen we dat de digitalisering achterloopt.”
Toekomstige wens: realtime bankkoppelingen
De volgende stap die Kusé graag ziet, is een realtime koppeling tussen Yuki en de banken zonder tussenstap. Vandaag moeten bankverrichtingen nog via Isabel gedownload en opgeladen worden of dient er een abonnement genomen te worden bij CodaBox. “Dat kost elke dag tijd of extra kosten. Als die stap wegvalt, winnen boekhouder en klant opnieuw tijd en/of geld.
Actieve samenwerking met softwarepartners
Het Boomse advieskantoor investeert ook sterk in opleidingen. Lucie Kusé volgt regelmatig bijscholingen en werkte in het verleden mee als testomgeving voor nieuwe functionaliteiten van Yuki. “De support reageert snel en onze feedback wordt meegenomen. Die samenwerking is cruciaal. Software moet ons werk efficiënter doen verlopen, en dat lukt alleen als ontwikkelaars luisteren naar wat er in de praktijk speelt.”
“Bijna iedereen in onze klantenportfolio factureert vandaag via Yuki. Dat maakt de overstap naar e-invoicing veel eenvoudiger.”
De rol van de accountant blijft onvervangbaar
Ondanks alle technologische sprongen benadrukt de medezaakvoerder van Alofs & Kusé dat de menselijke factor essentieel blijft. “Digitalisering maakt het werk efficiënter en eerlijk gezegd ook leuker. Maar cijfers spreken niet vanzelf. Het is onze taak om die te vertalen naar begrijpbaar advies. De accountant blijft de gids die ondernemers helpt om beslissingen te nemen.”
Win-win voor kantoor en klant
Het verhaal van Alofs & Kusé toont hoe koppelingen via onder meer Securex en Yuki het verschil maken in de dagelijkse praktijk van een accountantskantoor. Ze zorgen voor tijdswinst, kwaliteitsverbetering, een betere spreiding van de werkdruk en meer ruimte voor advies. Voor klanten betekent dit transparantie en betrouwbaarheid. Voor accountants betekent het dat ze hun passie voor het vak kunnen combineren met moderne technologie. Zoals Lucie Kusé het treffend samenvat: “Automatisering zorgt er niet voor dat we minder werken, maar wel dat we onze werktijd nuttiger besteden.”
