Kantoor Feys uit Brugge verwerkt boekhouding volledig automatisch

Dit artikel verscheen eerst op Exact.

“Leuk, uitdagend, elke dag iets anders”. Zo omschrijft Wim Feys, bestuurder en fiscaal accountant van Kantoor Feys in Brugge, zijn job. Elke klant heeft andere noden, andere wensen, andere toekomstplannen. En die vragen een aangepaste, gepersonaliseerde aanpak. “Dankzij het automatiseren van repetitieve taken hebben we de tijd om onze klanten goed te leren kennen en hen proactief te adviseren”, zegt Wim.

Digitalisering verkleint de afstand met je klant

Kantoor Feys, in de jaren 90 opgericht door Wims vader Pierre, is een vaste waarde in Brugge. “De meeste van onze klanten zijn dan ook van de regio”, zegt Wim. “Maar door de digitalisering van de voorbije jaren maakt afstand niet meer zoveel uit en zien we dat meer en meer ondernemers uit andere delen van Vlaanderen ons kantoor ook vinden.”

Een bevestiging dat Kantoor Feys goed bezig is. Samen met zijn vrouw en vader staat Wim aan het roer van een team van acht medewerkers die zich dagelijks inzetten voor hun klanten. “Het aantal klanten blijft groeien, maar met ons team van acht én Exact kunnen we die groei aan.”

“Sinds we intern met Exact Online Boekhouden Plus werken en onze klanten Mijn[Kantoor] gebruiken, is 80 à 90% van het werk gedaan nog voor de btw-periode start.”

Automatisering: minder drukke pieken en meer tijd voor onze klanten

Kantoor Feys zette in 2015 de eerste stappen richting digitalisering door banktransacties te automatiseren. “Voorheen werd alles nog manueel gedaan. Achteraf bekeken voelt die periode aan als het stenen tijdperk”, lacht Wim. Terug naar die tijd wil niemand in het familiebedrijf. “Het automatiseren levert ons veel voordelen op”, bevestigt hij.

De boekhoudsoftware neemt repetitieve taken over en maakt andere gemakkelijker. “Sinds we intern met Exact Online Boekhouden Plus werken en onze klanten Mijn[Kantoor] gebruiken, is 80 à 90% van het werk gedaan nog voor de btw-periode start.” De drukke pieken op het einde van elk kwartaal zijn daardoor afgevlakt.

“Medewerkers hebben nu meer tijd om zich te focussen op de cijfers en om klanten te begeleiden. We vinden het ook belangrijk dat iedereen bij ons een gezonde balans kan houden tussen werk en privé. De slimme software van Exact helpt hier enorm bij.”

“We kunnen kassa’s koppelen, waardoor elke bestelling automatisch wordt doorgestuurd naar de software van Exact Online.”

Ook voor klanten is Exact Online handig. Snel even een factuur opladen via Mijn[Kantoor], meteen inzicht in de cijfers: ondernemers hoeven geen papierwinkel meer bij te houden én weten op elk moment hoe hun zaak ervoor staat. Bovendien groeit de software mee met de ondernemer. “Belangrijk”, vindt Wim. “De kmo-sector kenmerkt zich door sterke groeiers. De software moet die groei kunnen volgen.”

Koppelingen met andere systemen

Exact Online is ook toepasbaar in verschillende sectoren. Dankzij connecties met andere tools of software kan het systeem aangepast worden aan de klant. “We kunnen kassa’s van winkels of horecazaken koppelen, waardoor elke bestelling automatisch wordt doorgestuurd naar de software van Exact Online.” Hierdoor heeft de ondernemer minder administratief werk én heeft hij sneller inzicht in zijn resultaten.

“Exact Online laat ons toe om meer te doen voor onze klanten dan enkel administratie te verwerken.”

Gerichter advies geven

Dat nu alles digitaal verloopt in het familiebedrijf wil niet zeggen dat de band met klanten minder sterk is. “De meeste klanten kennen we zeer goed op persoonlijk vlak. Dat is ook altijd onze missie geweest. We vinden dat je je klant beter kan adviseren en begeleiden als je de mens achter de ondernemer kent”, zegt Wim. “We zorgen er dus voor dat we persoonlijk contact houden en op de hoogte blijven van wat er speelt.”

Dat is ongetwijfeld een van de redenen waarom zoveel ondernemers al heel lang klant zijn. “We hebben inderdaad veel langetermijnrelaties”, zegt Wim, “en het feit dat we duidelijk, snel en persoonlijk communiceren met hen speelt daarin zeker een cruciale rol. Daarnaast is ook die digitalisering een belangrijke reden dat klanten blijven. We hebben nu meer tijd om hen gericht te adviseren en mee te denken met hen. Hebben ze nieuwe toekomstplannen? Dan zijn wij er om die mee helpen waar te maken. Exact laat ons toe om meer te doen voor onze klanten dan enkel administratie te verwerken. Dat maakt onze job als boekhouder uitdagender en leuker.”

Lees verder op de site van Exact

Mis niets

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Mis niets! Schrijf je nu in voor de wekelijkse update over accountancy.

Volg ons op LinkedIn

— MAGAZINE

Gratis vakmagazine, voor de Belgische accountant

Lees ook...

Daarom gebruikt VP Accountants & Belastingconsulenten de Silverfin Assistant: “De doorstroom van dossiers gaat sneller, de kwaliteit van ons werk verhoogt”

Begin dit jaar is VP Accountants & Belastingconsulenten uit Keerbergen gestart met de Silverfin Assistant. “De AI-to...

Artificiële Intelligentie: de toekomst van accountancy en modern ondernemen

Deze blog werd oorspronkelijk gepubliceerd op de website van Yuki. Het is cruciaal om manieren te zoeken om je kantoor o...

Cyber­security in accountancy: sta jij voldoende stil bij je digitale veiligheid?

Deze blog werd oorspronkelijk gepubliceerd op de website van Yuki. Wanneer je naar je werk vertrekt, controleer je even ...

Lien Van Praet (Thomas More): “De brug slaan tussen complexe materie en de ondernemer, dat zal AI nooit overnemen”

Ze leiden de accountants van morgen op. Maar wie zijn de opleidingshoofden en docenten accountancy-fiscaliteit in onze V...

Een digitale handtekening vormt de kers op de taart: “Je kunt jezelf geen digitaal kantoor noemen als je niets digitaal laat ondertekenen.”

Een gedigitaliseerd kantoor met een duidelijke identiteit en toekomstvisie? Dat wordt steeds belangrijker in een razends...

Exact viert zijn 40e verjaardag... Vier decennia software-innovatie

Van MS-DOS naar Windows en van de cloud naar AI: Exact helpt al jaren ondernemers groeien met behulp van de nieuwste tec...

Verplichte elektronische facturatie: Horus Software in het Peppol-netwerk

Horus Software, de Belgische scaleup die een boekhoudsoftware en -app met Artificiële Intelligentie heeft ontwikkeld, vo...

Tijdsregistratie leidt tot effectieve tijdsbeheersing

Dit artikel verscheen eerder bij AdminPulse. Pff, is het echt nodig om voor elke taak te registreren hoe lang je eraan h...

Een inkijk in SBB’s overnamestrategie: waarom een kantoor met 25 de ideale setting is

De accountancysector consolideert steeds verder, de overnamemarkt staat volledig in brand. En te midden van deze trend? ...

Een deep-dive in de PB-module van Silverfin: “Een volwaardige personenbelasting in minder dan 15 minuten, daar gaan we voor”

Softwarebedrijf Silverfin timmert al langer dan vandaag aan de weg om hét dataplatform bij uitstek te worden. Met de vol...

Thomas De Jonckheere (Erasmushogeschool Brussel): “Wanneer komt er een reeks over accountants zoals Topdokters”?

Ze leiden de accountants van morgen op. Maar wie zijn de opleidingshoofden en docenten accountancy-fiscaliteit in onze V...

Van all-in-one naar one-for-all: “Kantoren die geen enkele koppeling hebben, krijgen het steeds moeilijker”

Wie denkt aan modern boekhouden, denkt aan koppelingen. En wie denkt aan koppelingen? Die denkt natuurlijk aan AdminPuls...

Waar ben je naar op zoek?

Vind snel en eenvoudig het laatste nieuws, informatieve blogs, interessante pagina’s en boeiende evenementen.