Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd op yukisoftware.com.
Een gedreven focus op kwaliteit, tijdigheid en klanttevredenheid? Dat typeert het Brasschaatse Ge-fibo powered by PIA Group ten voeten uit. En als winnaar van de Product Leadership Award in 2023, beseft dit kantoor namelijk maar al te goed wat een positieve impact digitalisering kan hebben op de boekhoudkundige verwerking – en dat zowel voor de controller als voor de ondernemer. Om die reden gingen we het gesprek aan met Robin De Bock, bestuurder, en Ken Ansoms, die mee de schouders zet onder de digitalisering van Ge-fibo. We stelden ze enkele vragen over de sector, over de visie van Ge-fibo, over hun doorgedreven digitalisering en over de samenwerking met Yuki. Het resultaat? Dit fijn interview!
Ge-fibo, wat maakt dit kantoor uniek?
Een enorme meerwaarde van Ge-fibo is dat we iedereen bij ons op kantoor volledig hebben meegekregen in een nieuwe, moderne flow van werken. We zijn daar écht trots op, omdat we heel goed beseffen dat digitaal transformeren vandaag de dag verre van evident is voor veel boekhouders. Bij ons hebben alle ondernemers namelijk permanent inzicht in hun actuele cijfers. Dit betekent dat onze accountants verwacht worden om elke dag opnieuw ‘bij’ te zijn met hun verwerking. Dat we dit met z’n allen mogelijk maken voor onze ondernemers is 100% te danken aan het harde werk van onze mensen. We vormen een heel sterk team, zijn erg service-gericht, trekken volop de kaart van digitalisering en willen allemaal onze ondernemers zo goed mogelijk ontzorgen.
Waarom hebben jullie voor Yuki gekozen als boekhoudprogramma?
Met Ge-fibo wilden we, ondertussen al bijna 10 jaar geleden, een duidelijke pioniersrol opnemen op vlak van digitalisering. We zagen – en zien daar nog steeds! – waanzinnig veel potentieel en toekomstperspectief in. Yuki past daar perfect bij als innovatieve partner. Een workflow die beter opgevolgd kon worden, duidelijk zien waar er optimalisaties mogelijk waren, cijfers die steeds up-to-date waren: we vonden deze streefdoelen van Yuki óók super belangrijk. Sterker nog, ze leunden heel sterk aan bij onze eigen visie. Wij willen namelijk ook een permanent bijgewerkte, volledig digitale boekhouding kunnen aanbieden aan onze klanten, zodat hun cijfers écht een werkingsmiddel worden om juiste beslissingen te nemen. Kortom, we beseften maar al te goed dat werken met Yuki een stevige ommezwaai zou betekenen intern, maar zagen voor ons kantoor vooral de vele voordelen van online boekhouden.
Zijn jullie ondernemers tevreden met een digitale manier van werken?
Als je naar onze klanttevredenheidsscore kijkt, spreekt dat voor zich. We doen er namelijk alles aan om onze ondernemers een zo goed mogelijk inzicht te geven in hun cijfers, waardoor ze, eigenlijk zelfs bijna 24/7, een erg helder beeld hebben van de financiële toestand van hun onderneming. We horen ook erg veel positieve geluiden van onze nieuwere klanten die onlangs de overstap maakten. Het pakket dat ze vroeger gebruikten, was vaak omslachtiger, minder duidelijk of te weinig gebruiksvriendelijk. We merken dat onze ondernemers vooral appreciëren dat Yuki zo efficiënt werkt en gemakkelijk doorklikbaar is, waardoor ze veel sneller tot hun data komen.
Welke features dragen het meest bij aan een hoge klanttevredenheid, tijdigheid en kwaliteit?
- Klanttevredenheid: We merken dat heel wat firma’s en organisaties de mogelijkheid om koppelingen te maken binnen Yuki enorm waarderen. Het gaat hier dan vaak om de integratie met een CRM-systeem. Daarnaast houden we geregeld de vinger aan de pols. Als we een iets mindere beoordeling krijgen, nemen we contact op met onze ondernemers, zodat we weten wat er speelt en wat nog beter kunnen doen.
- Tijdigheid: We maken de voordelen van frequent aanleveren duidelijk aan onze ondernemers. Yuki biedt immers heel wat verschillende upload-opties aan, wat het eenvoudig maakt om tijdig aan te leveren. Daarnaast zijn we zelf allemaal erg gedreven, ambitieus en geïnteresseerd in digitalisering, waardoor we alles uit de software willen halen om onze ondernemers te servicen.
- Kwaliteit: De Kwaliteitsmonitor in Yuki, zoals de naam zelf zegt, maakt het gemakkelijker voor onze controllers om de kwaliteit van de boekhouding hoog te houden. En natuurlijk streven we altijd naar een 10 op 10! We verwachten ook van onze controllers dat ze elke maand een kwaliteitsrapport maken. Dit zorgt automatisch voor een grondige, frequente kwaliteitstoetsing en opvolging.
Helpt Yuki je kantoor om de btw-periode af te vlakken?
Dat is een moeilijke vraag, want het antwoord is zowel ja als nee. Aan de ene kant: nee, er zijn nog steeds piekmomenten tijdens de btw-periodes, waarbij het net iets drukker wordt dan anders. We proberen om onze dossiers 90% verwerkt te hebben voor de btw-periode, zodat we meer controle kunnen uitvoeren en advies kunnen geven, maar het blijft natuurlijk sowieso wel een drukke periode vol deadlines en stress. Aan de andere kant: ja, want we merken wel een duidelijke en serieuze afvlakking van de werkdruk. We nemen onze ondernemers ook volledig mee in ons verhaal en verwachten dat zij regelmatig aanleveren, zodat wij onze dossiers dagdagelijks kunnen verwerken. Gelukkig maken veel van onze ondernemers goed gebruik van Yuki, waardoor we heel wat tijdswinst en efficiëntie kunnen boeken.
Welke tips heb je nog voor zij die starten met hun digitalisering?
- Robin De Bock: Met Ge-fibo leggen wij heel hard de focus op permanente verwerking, liefst binnen de 24 uur. Dit zorgt er immers voor dat je optimaal kunt gaan automatiseren als kantoor en dat je na verloop van tijd het programma niet alleen volledig begrijpt, maar ook echt ten volle kunt benutten. We kunnen dit alleen maar aanraden aan andere kantoren!
- Ken Ansoms: Duidelijke communicatie met je ondernemer is cruciaal. Ondernemers denken namelijk vaak dat het voor de accountant eenvoudiger wordt dankzij de automatisering. Maak duidelijk dat je meer controlerend werk levert én meer ruimte creëert om advies te verlenen. Daar ligt de echte meerwaarde van Yuki voor accountantskantoren.
Wat hebben jullie gedaan om de Product Leadership Award te winnen?
Al sinds het prille begin houden we met Ge-fibo de waarden van klanttevredenheid, van servicing, van tijdigheid en van kwaliteit hoog in het vaandel. Dat zijn waarden die ook intern enorm leven, dus om eerlijk te zijn: voor ons was het eigenlijk een no-brainer om volop in te zetten op die parameters. En dat we er dan ook in geslaagd zijn om de Product Leadership Award in ontvangst te mogen nemen? Dat vormt natuurlijk de kers op de taart. Het Yuki Partner Gala was daarom niet alleen een super gezellige avond, maar vormde ook een mooie opsteker voor ons volledige team. ‘t Is fijn om gewaardeerd te worden, om te zien dat al ons harde werk loont en om te beseffen dat we met Ge-fibo goed bezig zijn!
Hebben jullie een gouden raad om dit interview af te sluiten?
Of het een gouden raad is, weten we niet, maar we maken bij Ge-fibo vaak het mopje: een boekhouding is zoals je tanden poetsen. Het is zeker niet het meest spannende werk van de dag, maar ‘t is wél iets dat je dagelijks moet doen. We merken dat ondernemers hier niet alleen vaak mee moeten lachen, maar dat het ook aanzet om meer bezig te zijn met hun boekhouding in de Yuki-software. En als je ondernemer langs zijn of haar kant meewerkt? Dan ben je voortdurend bij, zijn je cijfers permanent up-to-date en wordt de samenwerking tussen accountant en ondernemer een fluitje van een cent. Denk daar in’t vervolg nog maar eens aan tijdens het tandenpoetsen!
