Heb je je ooit al eens afgevraagd op hoeveel vergaderingen – zowel online als fysiek – je per jaar aanwezig bent? Hoe pak je dit zo efficiënt mogelijk aan? Dat vroeg Dorien Leyers aan Dylan Vandekerckhove, Business Developer bij Vectera, tijdens een webinar van AccountancyVandaag (24 maart 2026). Met een slimme combinatie van planning, meetingbeheer en AI-transcriptie wil het platform vooral één ding bereiken: meer tijd vrijmaken voor kwalitatief klantadvies.
Vergaderen zonder frictie
Accountants spenderen nog altijd een aanzienlijk deel van hun tijd aan meetings en de verwerking ervan. Volgens Dylan Vandekerckhove ligt daar een duidelijke opportuniteit voor efficiëntiewinst: “Vectera is een slimme meetingassistent met focus op accountantskantoren, waarbij we de volledige vergaderworkflow digitaliseren om tijdwinst te realiseren. We centraliseren alles: van het inplannen van afspraken tot het voeren en opvolgen van gesprekken.”
“Klanten kunnen eenvoudig zelf meetings boeken via een gedeelde link, terwijl accountants hun beschikbaarheid en types afspraken vooraf configureren. Denk aan kennismakingsgesprekken, jaarbesprekingen of ad-hoc adviesmomenten, telkens met aangepaste instellingen. Ook praktische elementen zoals buffers tussen afspraken, piekperiodes – bijvoorbeeld btw-deadlines – en automatische herinneringen worden geïntegreerd. Dat voorkomt no-shows en zorgt voor een strakkere planning binnen het kantoor.”
AI die meedenkt
De kracht van Vectera zit in de AI Smart Summary. Die functionaliteit zet gesprekken automatisch om in gestructureerde verslagen, inclusief actiepunten.
“Een accountant kan tijdens de meeting volledig focussen op de klant, zonder notities te moeten nemen”, zegt Dylan. “Na afloop volgt automatisch een overzicht van to do’s die je meteen kunt delen.”
Opvallend is dat de AI specifiek getraind is op accountancyjargon. “Daardoor ligt de nauwkeurigheid van transcripties hoger dan bij generieke tools. Bovendien is het systeem zelflerend: hoe meer gesprekken verwerkt worden, hoe beter de output”, geeft Dylan aan. “Naast transcriptie biedt Vectera trouwens ook de mogelijkheid om persoonlijke notities toe te voegen en verslagen eenvoudig te delen met klanten of collega’s. Zo creëer je een transparante communicatieflow die aansluit bij de verwachtingen van jouw klanten.”
Van losse tools naar één workflow
Vectera combineert verschillende functies die vaak verspreid zitten over meerdere tools: planning, meetingruimte en verslaggeving. Dylan licht toe: “Dat zorgt voor een meer gestroomlijnde manier van werken. Daarnaast voorzien we integraties met bestaande software zoals AdminPulse. Koppelingen met andere platformen zoals Silverfin en FID-Manager staan op de planning. Actiepunten uit meetings kunnen zo rechtstreeks doorstromen naar de operationele workflow van het kantoor. Dat betekent concreet dat een actiepunt uit een klantgesprek niet langer verloren gaat in e-mails of losse notities, maar meteen een plaats krijgt in de taakopvolging.”
Adoptie als sleutel tot succes
Vectera investeert maximaal in onboarding- en supporttrajecten. Dylan:
“Veel accountantskantoren investeren in tools, maar benutten ze onvoldoende. Daarom bieden we intensieve begeleiding aan om de meetingworkflow echt te verankeren in de praktijk.
Met onze aanpak spelen we in op een groeiende vraag in de markt naar hands-on ondersteuning bij digitalisering. We voorzien daarbij niet alleen technische implementatie, maar ook begeleiding bij het herdenken van processen.”
Meer ruimte voor advies
De rode draad is duidelijk:
minder administratieve ballast rond meetings betekent meer ruimte voor inhoudelijke gesprekken met klanten.
Door voorbereiding, uitvoering en opvolging te automatiseren, verschuift de rol van de accountant opnieuw richting adviseur.
