Begin dit jaar is VP Accountants & Belastingconsulenten uit Keerbergen gestart met de Silverfin Assistant. “De AI-tool is voor ons een extra zekerheid, die de kwaliteit van ons werk nog de hoogte injaagt”, zegt vennoot Jan Van Cauwenbergh.
Tien jaar: een eeuwigheid in accountancy
Tien jaar geleden nam Jan samen met z’n vrouw Annelies Pint VP Accountants & Belastingconsulenten over. “Ik denk dat vandaag niks meer hetzelfde is”, lacht hij. “Alles gebeurt veel meer geautomatiseerd, we zijn gegroeid naar 13 mensen en met de broers Niel en Chiel-Jan Guldentops kwamen er twee vennoten bij. Als vennoot kijk ik het voorbereidende werk na van onze dossierbeheerders, voer ik klantgesprekken en doe ik adviesopdrachten zoals waarderingen en due diligences.”
De klanten van VP Accountants & Belastingconsulenten zijn divers, zegt Jan. “Er zitten nogal wat consultants bij uit diverse branches zoals IT, HR en zakelijke dienstverlening. Daarnaast hebben we transportbedrijven, de betere horecazaken, dienstverleners, vrije beroepen en een aantal grotere kmo’s. Uiteenlopend en erg boeiend.”
Ambitie? Zeker. “We willen nog wat verder groeien, tot een twintigtal medewerkers op langere termijn. Stap voor stap en dossier per dossier. Overnames hebben we niet gepland. Liever organisch groeien zoals we dat de voorbije jaren succesvol deden.”
“We hadden meerdere aanbieders vergeleken, en Silverfin kwam als beste uit de bus dankzij z’n gebruiksvriendelijkheid, de duidelijke lay-out, en het feit dat het alles deed wat we nodig hadden.”
Al sinds 2017 aan de slag met Silverfin
Digitalisering was van bij de start belangrijk. “We zijn bijna blind in het kantoor gestapt: de klanten en medewerkers kenden we niet”, zegt Jan. “Dus moesten we zicht krijgen op de status van de dossiers. Toen we begonnen bestond de klantenopvolging nog uit Excellijsten die werden afgedrukt op A3 en opgehangen aan de kast. We hebben daarvoor Admin-Consult in huis gehaald, nu is dat AdminPulse.”
“Onze volgende stap was een flow creëren van het voorbereiden van de cijfers tot nazicht en rapportering. Daarvoor zijn we in 2017 met Silverfin gestart. We hadden meerdere aanbieders vergeleken, en Silverfin kwam als beste uit de bus dankzij z’n gebruiksvriendelijkheid, de duidelijke lay-out, en het feit dat het alles deed wat we nodig hadden: voorbereiden van dossiers, nazicht, uniforme rapportering over het kantoor heen, maar ook klant- en sectorspecifiek waar nodig. De juiste keuze.”
“Als vennoot checken we niet op factuurniveau, maar de Assistant haalt dat er wel uit.”
Van basics naar steeds meer modules
Het kantoor werkt vandaag nog steeds met Silverfin. Jan: “In het begin was dat louter het werkdossier en het jaarrapport voor de klant. De basics. Later zijn we ook voor de vennootschapsbelasting en de jaarrekening overgeschakeld naar Silverfin.”
“Je betaalt iets meer, maar als je nagaat hoeveel sneller je werkt, is de uitkomst dat je goedkoper af bent, en minder fouten maakt. Vroeger moesten we cijfers manueel overtypen, nu is alles netjes gelinkt.”
“Verder doen we alles van wettelijke verslaggeving en bijvoorbeeld de fiches 281.50 voor erelonen in Silverfin. In sommige dossiers gebruiken we ook de koppeling tussen Silverfin en Fintrax voor de liquiditeitstest bij het uitkeren van dividenden.”
Geen extra belasting voor medewerkers
Laatste aanvulling in het lijstje is de Silverfin Assistant. De AI-assistent die aandachtspunten opspoort in een klantendossier. “We hebben lang getwijfeld”, geeft Jan toe. “Als cijfermensen vergelijken we graag kosten en baten, en de baten van AI zijn niet makkelijk in euro’s uit te drukken. Ook omdat we al veel veranderingen doorgevoerd hadden de laatste jaren en om onze medewerkers wat stabiliteit te gunnen, hebben we dat een beetje voor ons uitgeduwd. Dit jaar was de tijd er wel rijp voor.”
“Onze eerste ervaringen zijn zonder meer positief. De medewerkers ervaren het niet als een extra belasting. Voor ons was het vooraf onduidelijk of de voorbereiding van een dossier meer tijd zou gaan kosten, of net vlotter zou gaan. De praktijk leert dat de checks de tijdsbesteding amper doen toenemen, en vooral de kwaliteit van ons werk nog verhogen.”
“Zowel onze dossierbeheerders als wij blijven onze eigen checks doen, en daarbij krijgen we nu ook AI-assistentie.”
Silverfin Assistant checkt op detailniveau
“Op kantoor hanteren we het principe dat elk dossier nagekeken wordt door een vennoot. Alleen kunnen we natuurlijk niet elke rekening van a tot z uitpluizen. Wat we merken, is dat de Silverfin Assistant een aantal zaken checkt die wij niet zouden nakijken. Daaruit komen dan suggesties. Dat gaat niet altijd om fouten, vaak zijn het aandachtspunten.”
“Neem bijvoorbeeld de over te dragen kosten of facturen met een datum na het boekjaar. Als vennoot checken we niet op factuurniveau, maar de Assistant haalt dat er wel uit. Wij beoordelen dan of er iets mee moet gebeuren of niet.”
“Onze dossierbeheerders deden die checks in het verleden ook, maar een mens kan altijd iets over het hoofd zien. Nu komt dat er altijd uit, en zo gaat de kwaliteit van ons werk nog de hoogte in. Dat extra houvast is zeker een meerwaarde.”
“Met de reviews binnen Silverfin en de Silverfin Assistant als extra check, verloopt ons nazicht sneller, en daarmee ook de feedback naar onze medewerkers.”
Extra opleiding voor juniors
“Voor alle duidelijkheid: de Silverfin Assistant blijft een aanvullende controle. Zowel onze dossierbeheerders als wij blijven onze eigen checks doen, en daarbij krijgen we nu ook AI-assistentie. Het is dus niet zo dat we alles volautomatisch laten lopen, dat er geen mens meer naar je dossier kijkt.”
“Een andere troef is dat onze junior dossierbeheerders geholpen worden door de checks en tips. Het is extra opleiding, als het ware.”
“In de meeste dossiers laat de dossierbeheerder zelf de checks lopen als die ervan overtuigd is dat het dossier klaar is. Bij ons nazicht gaan we vaak de laatste checks nog eens nakijken. Dat doen we met het review-onderdeel, heel handig om door te scrollen naar de verschillende rubrieken.”
“Je vindt er een samenvatting van alle checks die nog relevant zijn in het dossier. En je kunt rechtstreeks vanuit dat scherm to do’s maken. Niet alle checks zijn relevant voor elk dossier, dat kun je instellen.”
Sneller feedback naar medewerkers
De onboarding van de Silverfin Assistant ging vlot, zegt Jan. “Silverfin is de tool bij ons op kantoor komen demonstreren, waarna onze mensen er zelf zijn ingevlogen. Ze voelen zich nu zekerder als ze melden dat een dossier klaar is. En er kan sneller feedback op komen.”
“Want wij als vennoot zijn soms de bottleneck in het doorstromen van een dossier naar de klant. Met de reviews binnen Silverfin en de Silverfin Assistant als extra check, verloopt ons nazicht sneller, en daarmee ook de feedback naar onze medewerkers. Feedback die trouwens voor een stukje door de Assistant wordt gegeven.”
