Andries Geers van Octopus noemt Peppol een onmisbare grondstof voor accountants. “En dat is de reden waarom we e-invoicing via Octopus gratis aanbieden.”
Of accountants en ondernemers wel klaar zijn voor Peppol, een half jaar voor het verplichte gebruik? “Dat is de verkeerde vraag”, vindt Andries. “Veel beter is de focus te leggen op hoe je kantoren helpt de transitie te maken. Peppol is een opportuniteit voor de accountant. Ook al kan de ondernemer straks makkelijk facturen verzenden en ontvangen — dat lost het probleem van de accountant niet op. Die moet vooral verwerken. En dát is precies waar Peppol het verschil maakt: het zorgt dat facturen niet alleen aankomen, maar ook correct en automatisch verwerkt raken.”
Eigen access point
Daar is Octopus vandaag al helemaal klaar voor, legt Andries uit. “Alles staat op punt. Eens de verplichting realiteit is gaan er wel nog bijkomende ontwikkelingen nodig zijn, zaken die dan pas opduiken. We zijn daarop voorzien. Al verwacht ik geen grote moeilijkheden.”
“We doen onze integratie zelf en hebben ons eigen access point, als een van de weinigen. Op die manier kunnen we het onze klanten gratis aanbieden.” Andries Geers, Octopus
Of op 1 januari 2026 iedereen dan zomaar vlot gaat e-factureren? Dat nu ook weer niet, denkt Andries. “Zelfs als jij helemaal klaar bent, is je klant dat nog niet. Als boekhouder zit je tussen twee vuren. De wettelijke verplichting aan de ene kant, een klant die misschien niet mee wil aan de andere.”
Drempel verlagen
“Veel ondernemers zijn mentaal nog niet klaar voor e-invoicing. En dan blijf je als accountant voor een stuk hun speelbal. Dat is net hetzelfde als in de btw-periode. De ‘btw-piek’ komt in se niet door de deadline, maar doordat je altijd op dezelfde 10 procent van je klanten moet wachten. Wat je dan doet? Praten met je klanten.”
“Je moet weten: een onderneming aansluiten op Peppol is een beperkte aanpassing, geen rocket science. Peppol is geen technische maar een psychologische uitdaging, omdat ondernemers op een andere manier moeten factureren. Bij sommigen zal dat vlot gaan, bij anderen niet. En een aantal ondernemers gaat panikeren omdat ze het te lang hebben uitgesteld. Dezelfde 10% die nu steevast te laat aanlevert.”
“De oplossing is nochtans niet moeilijk: die klanten moeten gewoon de keuze maken voor een systeem. 1 januari zal ongetwijfeld wat chaotisch verlopen: ook voor wie wel mee is, want zij werken samen met de anderen. Maar geef dat een half jaar en ‘t is de nieuwe realiteit. Voor startende bedrijven wordt het gewoon de nieuwe manier van werken, zij moeten niet door een overgangsfase. Straks kun je geen zaak meer opstarten zonder de keuze voor een Peppol access point.”
“Wat je zelf kunt doen als accountant? Hetzelfde als wat wij doen: praat met je klant.”
Zorg dat je die begrijpt. Het is ieders verantwoordelijkheid om de overgang vlot te doen lopen. Ook die van ons: als softwarespeler moeten we zorgen dat de accountant er de voordelen van ondervindt. Ik ben ervan overtuigd dat dit vooral voor solo-accountants een opportuniteit is om hun positie in de markt te verstevigen. Elke efficiëntiewinst levert hen meer tijd op om te doen waar zij voor staan: connecteren met hun klanten.”
Klantenportaal volgt wensen van klant
Wat er de komende tijd in de pipeline zit bij Octopus? “De ondernemer wordt meer betrokken. Onze tool voor de zelfboeker en ons klantenportaal gaan we sterk uitbreiden, terwijl ze toch laagdrempelig blijven. Ook een ondernemer met beperkte digitale skills moet een factuurtemplate kunnen gebruiken. En dan gaan we ook kijken naar offertes, bestelbonnen en pro-formafacturen. Al wachten we voor die laatste op Peppol: zal e-invoicing een markt van pro-formafacturen doen ontstaan?”
Stap voor stap automatiseren
“Het verwerken van facturen zal straks totaal anders verlopen. Van een pdf naar een kwalitatieve UBL gaan is een duur en complex proces, omdat het in stappen gebeurt. En het resultaat is nooit 100% zeker correct. Met Peppol krijg je wel 100% kwalitatieve data. Zo wordt automatisering toegankelijker. We gaan het automatisch boeken in Octopus aanpassen, zodat je als accountant vlot en gecontroleerd boekingen kan parametriseren.”
“Op die manier krijgen accountants meer vertrouwen in automatisering. Want wat we vandaag merken is dat veel kantoren nog niet graag automatiseren, omdat ze het nog niet helemaal vertrouwen. We willen dus ook niet gaan overautomatiseren. Liever stap voor stap opbouwen. Zodat wanneer Peppol er is, we de voordelen stelselmatig tot bij de accountant krijgen.”
