Wellicht is het op jouw kantoor nog even alle hens aan dek voor de btw-aangifte van 20 juli. Toch voelt de zomerperiode voor veel accountants als een welverdiende adempauze. Écht rustig is het echter zelden, want collega’s gaan met vakantie, klanten blijven vragen stellen en dossiers lopen gewoon door. Hoe vermijd je dat de zomervakantie op kantoor een periode wordt van improviseren en brandjes blussen? We geven je enkele tips.
Begin eerder dan je eigenlijk wilt
De zomerse puzzel begint niet in juli, maar ruim daarvoor.
Wachten tot de eerste out-of-office-meldingen binnenstromen is vragen om problemen.
Een goed vakantierooster ligt eigenlijk al in het voorjaar klaar, zodat je nog kunt schuiven met capaciteit, verantwoordelijkheden en deadlines.
Dat betekent niet alleen vakantiedata verzamelen, maar vooral vooruitkijken: welke klanten hebben in die periode aandacht nodig, welke dossiers mogen niet stilvallen en waar zit cruciale kennis nog te veel bij één medewerker? Hoe eerder je dit soort vragen beantwoordt, des te kleiner de kans dat alles op de schouders van een paar (permanentie)collega’s terechtkomt.
Zorg dat overdracht geen bijzaak is
Een vakantieoverdracht klinkt praktisch, maar is vooral risicobeheersing. Als alleen de dossierhouder op kantoor weet wat er speelt, wordt zijn of haar afwezigheid snel een knelpunt.
Daarom loont het om per klant of dossier kort vast te leggen wat er loopt, welke acties openstaan, welke afspraken er zijn gemaakt en waar relevante informatie bijgehouden wordt.
Houd dat overzicht compact en bruikbaar. Geen roman, wel een document waarmee een collega binnen enkele minuten snapt wat dringend is en wat kan wachten. Werk je daarnaast met een systeem waarin taken, statussen en notities centraal zichtbaar zijn, dan wordt overnemen een stuk makkelijker en minder foutgevoelig.
Informeer klanten vóór ze moeten gaan raden
Jouw klanten begrijpen perfect dat ook accountants vakantie nemen, zolang ze maar weten waar ze aan toe zijn.
Een korte mail vóór vertrek doet daarom vaak meer dan een automatische afwezigheidsmelding achteraf.
Laat elke klant weten wie aanspreekpunt is, wat de verwachte reactietijd is en welke vragen eventueel kunnen wachten tot na de vakantie.
Op die manier voorkom je onduidelijkheid en onnodige telefoontjes. Bovendien straalt het rust uit: je laat zien dat bereikbaarheid geen toeval is, maar onderdeel van de dienstverlening binnen jouw kantoor.
Maak duidelijke afspraken over bereikbaarheid
“Even tussendoor mijn mail checken” lijkt onschuldig, maar is zelden een structurele oplossing. Beter is het om als team vooraf te bepalen hoe bereikbaar elke medewerker in de zomer wilt zijn. Wie vangt dringende vragen op? Hoe snel kan hierop gereageerd worden? En welke zaken mogen best een paar dagen blijven liggen?
Zodra die spelregels duidelijk zijn, creëer je rust. Niet alleen voor jouw klanten, maar ook voor alle collega’s. En laat net dat de winst van een goede zomerplanning zijn: minder ad hoc schakelen, meer controle en een advieskantoor dat ook met een tijdelijk lagere personeelsbezetting gewoon blijft draaien.
