Bijna een half jaar na de invoering van de verplichte e-facturatie blijkt dat één op de vijf Belgische bedrijven de digitale overstap uitstellen. Uit marktdata van AFAS Software blijkt dat de grootste drempel vandaag niet technisch, maar menselijk is. Die afwachtende houding kost een gemiddelde kmo intussen ruim 14.400 euro per jaar aan administratieve inefficiëntie.
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor Belgische bedrijven. In administratieve omgevingen is de overstap vaak al goed ingeburgerd, maar in heel wat bedrijven blijft de praktijk achter. Daardoor groeit het verschil tussen bedrijven die hun facturatieproces structureel efficiënter organiseren en bedrijven die blijven vertrouwen op pdf’s, manuele controles en tijdelijke oplossingen.
Volgens AFAS ligt het grootste risico niet in mogelijke sancties of btw-boetes, maar in het dagelijkse verlies dat bedrijven zelf nauwelijks zien. Elke manueel verwerkte factuur vraagt tijd, controle en correctiewerk. Net daar loopt de kost snel op.
Manuele factuurverwerking kost kmo’s duizenden euro’s per jaar
De financiële impact van uitstel is aanzienlijk. Volgens overheidsdienst BOSA kost het handmatig verwerken van een papieren of pdf-factuur gemiddeld 12 tot 15 euro. Via het digitale Peppol-netwerk zakt die kost tot minder dan 3 euro. Voor een bedrijf dat maandelijks ongeveer 100 inkomende facturen manueel verwerkt, loopt het verschil op tot ruim 14.400 euro per jaar.
Machiel den Dekker “Veel bedrijven kijken vooral naar de inspanning die nodig is om over te stappen, maar vergeten hoeveel geld ze vandaag al verliezen door niet te veranderen”, zegt Machiel den Dekker, directeur bij AFAS Software in België.
“De echte kost zit niet in de implementatie, maar in het blijven vasthouden aan manueel werk.”
Technologie is matuur: slechts 3 foutieve facturen op 5.000
De vrees voor kinderziektes blijkt op basis van recente cijfers ongegrond. Uit een analyse van ruim 330.000 factuurboodschappen door AFAS bleken slechts 220 berichten een fout te bevatten. Dat komt overeen met een foutenmarge van 0,06%, of ongeveer 3 foutieve facturen op 5.000.
Den Dekker: “Die cijfers tonen dat Peppol technisch klaar is voor grootschalig gebruik. De discussie gaat vandaag veel minder over technologie dan over gedrag. De uitdaging zit in gewoonte, onzekerheid en veranderweerstand. Bedrijven moeten niet langer de kat uit de boom kijken, want intussen tikt de teller gewoon door.”
Die digitale basis wordt bovendien steeds belangrijker. “Gestructureerde factuurdata maken niet alleen snellere verwerking mogelijk, maar vormen ook een noodzakelijke voorwaarde voor verdere digitalisering en toekomstige AI-toepassingen. Wie vandaag blijft werken met pdf’s en manuele verwerking, blokkeert de weg naar innovatie.”
Wildgroei aan Peppol-aanbieders zorgt voor extra onzekerheid
Een bijkomende rem op de overstap is de versnipperde markt. In België zijn naar schatting meer dan 250 Peppol-aanbieders actief. Daardoor zien veel bedrijven door de bomen het bos niet meer. De verplichting creëert bovendien een markt waarin ook minder gespecialiseerde spelers snel oplossingen aanbieden.
“Telkens wanneer een nieuwe verplichting op bedrijven afkomt, zie je spelers opduiken die snel willen inspelen op die onzekerheid”, zegt Machiel den Dekker.
“Voor kmo’s is dat niet zonder risico. Een goedkope of tijdelijke oplossing lijkt vandaag misschien voldoende, maar kan op termijn extra complexiteit, dubbele systemen en verborgen kosten veroorzaken.”
In de praktijk kiezen sommige organisaties daardoor voor losse tools of tijdelijke koppelingen. Op korte termijn kan dat een snelle uitweg lijken, maar op langere termijn dreigen extra kosten, versnipperde data en complexere processen. Volgens experts is het daarom verstandiger om e-facturatie niet te behandelen als een losse add-on, maar als een structureel onderdeel van de financiële en administratieve werking.
