Harde deadline voor e-invoicing: “Het ideale moment om als accountant de lead te nemen”

Binnenkort pakt de Isabel Group uit met een e-invoicing API voor softwaremakers. Waardoor de eindgebruiker met z’n vertrouwde software elektronische facturen via Peppol zal kunnen versturen en ontvangen. Jurgen Soetaert van Isabel: “Onze API maakt e-invoicing eenvoudig en betaalbaar.”

Peppol, API: fris eens ons geheugen op, Jurgen?

“Het Peppol-netwerk is een initiatief van de EU om e-invoicing in Europa te versnellen. Het is een beveiligd netwerk dat werkt met access points. Je kan het vergelijken met het telecomnetwerk: ik bel met Telenet, jij met Proximus, maar dat hoeven we niet te weten om elkaar te bellen. Je hebt alleen een telefoonnummer nodig. Bij Peppol is dat het ondernemingsnummer. Zowel de verzender van een e-factuur als de ontvanger kiest een access point, de telecomaanbieder als het ware. Die zorgt voor de transfer over het Peppol-netwerk. Het makkelijkste is natuurlijk dat jouw software dit regelt, omdat je daarin je facturen verstuurt en ontvangt. En daar komt onze API in beeld. Zo’n API – ‘application programming interface’ – is een koppeling tussen twee softwaresystemen zodat ze met elkaar kunnen communiceren. In dit geval: tussen jouw software en Peppol.”

“We zijn al sinds 2017 Peppol access point en hebben dus ruime expertise. Via Peppol en onze API-koppeling worden je facturen in het juiste digitale formaat opgemaakt, UBL, en vervolgens in gestructureerde vorm van systeem naar systeem verzonden zonder dat er nog manuele handelingen of interpretaties zoals OCR (optical character recognition) aan te pas moeten komen.”

“Onze API zal puur connectiviteit aanbieden: verzenden en ontvangen via Peppol, zonder andere diensten. Zo kunnen kmo’s betaalbaar en eenvoudig aan hun toekomstige verplichtingen voldoen. E-invoicing wordt een commodity. Elektronisch factureren via Peppol wordt straks verplicht voor b2b, iedereen zal het dus moeten doen. Het wordt even gewoon als facturen versturen en ontvangen via mail vandaag.”

Alleen: wanneer wordt dat realiteit?

“Wel, de verplichting was voorzien om midden 2024 in te gaan voor grote ondernemingen, maar dat zal opschuiven. Je ziet dat al in de buurlanden: Frankrijk en Duitsland stellen de invoering met wellicht anderhalf jaar uit. Nu, uitstel wordt geen afstel, want we hebben wel een harde deadline: januari 2028. Dan wordt de ViDA-proposal (VAT in the Digital Age) van kracht. De intracommunautaire facturatie in de EU moet dan volledig elektronisch gebeuren. Dan komt realtime belastingaangifte eraan, waarbij kmo’s voor intracommunautaire verrichtingen binnen de 48 uur gaan moeten rapporteren, om btw-fraude te voorkomen. Zonder e-invoicing is dat onmogelijk.”

Vrijdag laatstleden werd bovendien de b2b-invoicingdeadline voor België bekendgemaakt via de website van minister van Financiën Van Peteghem. Vanaf 1 januari 2026 wordt elk bedrijf in België verplicht om z’n facturen op een gestructureerde manier te verzenden, dus gedaan met mails met pdf-facturen maar énkel nog gestructureerde data via een beveiligd netwerk vanaf dat moment. De aankondiging op de website van onze minister vind je hier.

Januari 2026 als ultieme deadline. We hebben dus nog wel even …

“Als ik accountants één raad mag geven: wacht hier niet mee. De lidstaten gaan niet tot dan wachten voor bepaalde regels al van kracht worden. Zorg dat je klaar bent, en dat je kunt antwoorden op de vragen van je klanten. Nog beter: begin er zelf over, dat je het niet meer moet gaan uitzoeken wanneer je klant daarmee naar jou komt.”

“Nu is het ideale moment daarvoor. Spreek erover met je softwareleveranciers. En test het al eens: hoe werkt elektronisch factureren, hoe verwerk je e-facturen voor je klanten.”

Die klanten lijken daar nog lang niet allemaal mee bezig.

“Dat is zo. Ondernemers houden zich begrijpelijk vooral bezig met hun dagelijkse business. Maar eens de verplichting dichterbij komt en ze er steeds meer over horen en lezen, zullen ze bij jou als accountant aankloppen. Bereid hen voor. Beste ondernemer, e-invoicing komt er echt wel aan. Dat zal voor jou niet veel veranderen, en geen extra werk vergen. Maar je zal het wel moeten activeren en gebruiken, en je facturatiesoftware moet er dus klaar voor zijn. Proactief in plaats van reactief.”

Voor de nieuwe API hebben jullie een opvallend prijsmodel uitgewerkt: per kmo, en dus niet per factuur.

“Je mag dat gerust een revolutie noemen. We doen dat, opnieuw, omdat e-invoicing onvermijdelijk een commodity wordt en we de drempel zo laag mogelijk willen houden. Als softwareaanbieder betaal je per kmo 20 tot 80 cent per maand, afhankelijk van je klantenaantal. We willen dat je al je klanten meteen e-invoicing kunt aanbieden, zonder dat ze een extra pakket nodig hebben.”

Mag ik je een e-invoicingmissionaris noemen, Jurgen? Je stond aan de wieg van de DigiCrowd-community, die de weg mee effent voor elektronisch factureren in ons land.

“DigiCrowd kwam er in 2019. We zaten toen met een typisch kip-en-ei-verhaal. De verzenders van e-facturen zeiden: ik wil wel sturen, maar wie gaat ze ontvangen? En de ontvangers: ik wil wel ontvangen, maar wie gaat ze sturen? Wij hebben mee aan de kar getrokken om dat in beweging te brengen. Ook nu stappen we zelf naar de softwarebouwers: hoor eens, e-invoicing komt eraan. We zijn klaar, en we bieden jullie dit aan op een zo makkelijk en democratisch mogelijke manier.”

Met als best practice: ‘Peppol first’?

“In het verleden zagen we dat softwarebouwers de Peppol-integratie soms als een knop in hun pakket staken. Waar de eindgebruiker dan nooit op klikte, tenzij e-facturatie verplicht werd door hun klant, meestal een overheidsdienst. Om e-invoicing mee te helpen versnellen, kijken we erop toe dat onze API wordt geïmplementeerd op een manier die zoveel mogelijk digitale facturen laat versturen vanuit het pakket. Hoe? Door automatisch te checken of de ontvanger facturen via Peppol kan ontvangen. Is dat zo, dan is Peppol de standaardkeuze. Zo beseft de gebruiker dat e-invoicing iets helemaal anders is dan een mail met een pdf, wat sommigen ook een ‘digitale factuur’ noemen. E-invoicing was vroeger enkel voor de grote jongens beschikbaar, maar vandaag kan iedereen het, en het is doodeenvoudig in gebruik. Plus: als ondernemer en boekhouder win je er tijd en geld mee.”

Hoe dan?

“In ons land worden elk jaar 1 miljard facturen verzonden. Door die vlotter te versturen, ontvangen en verwerken, kan naar schatting 3,5 euro per factuur worden bespaard. Da’s 3,5 miljard euro. E-invoicing is ook stukken gebruiksvriendelijker dan via mail of op papier. Het wordt ons straks wel opgelegd, maar als ondernemer en accountant doe je er ook gewoon voordeel mee.”

The proof of the pudding is in the eating. Dat is hier niet anders. Wie ermee werkt stelt vast: het is zo handig. Je factuur komt meteen in de software terecht, wordt sneller betaald, je verliest minder tijd met opvolgen. Gedaan met afprinten, overtypen, OCR. Ondernemers die dat eerst voorzichtig gebruiken voor uitgaande facturen willen al snel ook e-facturen ontvangen. Maar zolang ze de eerste stap niet zetten, is dat ver van hun bed. Daar kun je als boekhouder het verschil maken.”

“Want velen hebben er wel al over gehoord, maar zijn er nog niet mee vertrouwd. Onlangs vroeg ik 100 ondernemers wie al aan e-invoicing doet. Heel wat handen in de lucht. Volgende vraag: wie is vertrouwd met Peppol? Een pak handen naar beneden. En wie van jullie heeft dat ook geïntegreerd in z’n ERP-pakket? Nog maar een paar handen over. Er is een groot verschil tussen iets van e-invoicing opgevangen te hebben en zelf gestructureerde data over een beveiligd netwerk versturen en ontvangen. Maar er zijn er dus al die het vandaag probleemloos gebruiken, en dat aantal groeit elke dag. Als Peppol goed geïntegreerd is in je software, is dat voor de eindgebruiker even eenvoudig als vandaag. Je moet je enkel eenmalig identificeren bij Peppol en dat is het.”

E-invoicing is geen uniek Belgisch maar een Europees verhaal. Hoe bereiden jullie je daarop voor?

“Onze API zal van bij de start ook voor Nederland, Luxemburg en Duitsland beschikbaar zijn. En voor Frankrijk, van zodra de spelregels daar bekend zijn. Dat je dus e-facturen vanuit die landen kunt sturen. Ontvangen zal vanuit elk land kunnen. We ondersteunen ook de sectorspecifieke formaten voor Peppol. In België is dat UBL.BE voor de accountancy, in Nederland SimplerInvoicing en in Duitsland XRechnung. Een ideale wereld kent maar één formaat, maar soms zijn er ook argumenten voor afwijkende formaten, die bijvoorbeeld toelaten om extra data mee te sturen voor bepaalde sectoren.”

Afsluiter: één boodschap voor de accountant?

“Druk niet op pauze. E-invoicing komt eraan. De timing ligt nu vast. We hebben dus niet alle tijd van de wereld. En dat is een opportuniteit! Neem de lead, en zet daarmee je rol als adviseur in de verf.”

De e-invoicing API komt nog dit najaar beschikbaar voor softwareontwikkelaars op Ibanity, de toegangspoort tot alle API’s van de Isabel Group. Ben je softwareontwikkelaar en wil je meer info, neem gerust contact op met Jurgen Soetaert via JSoetaert@isabelgroup.eu of 02 4031 842.

Op de website van DigiCrowd ontdek je meer over de voordelen van e-invoicing voor accountants en ondernemers.

Interview: Pieter-Jan Breyne

Lees verder op de site van CodaBox

Mis niets

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Mis niets! Schrijf je nu in voor de wekelijkse update over accountancy.

Volg ons op LinkedIn

— MAGAZINE

Gratis vakmagazine, voor de Belgische accountant

Lees ook...

Artificiële Intelligentie: de toekomst van accountancy en modern ondernemen

Deze blog werd oorspronkelijk gepubliceerd op de website van Yuki. Het is cruciaal om manieren te zoeken om je kantoor o...

Cyber­security in accountancy: sta jij voldoende stil bij je digitale veiligheid?

Deze blog werd oorspronkelijk gepubliceerd op de website van Yuki. Wanneer je naar je werk vertrekt, controleer je even ...

Een digitale handtekening vormt de kers op de taart: “Je kunt jezelf geen digitaal kantoor noemen als je niets digitaal laat ondertekenen.”

Een gedigitaliseerd kantoor met een duidelijke identiteit en toekomstvisie? Dat wordt steeds belangrijker in een razends...

Exact viert zijn 40e verjaardag... Vier decennia software-innovatie

Van MS-DOS naar Windows en van de cloud naar AI: Exact helpt al jaren ondernemers groeien met behulp van de nieuwste tec...

Verplichte elektronische facturatie: Horus Software in het Peppol-netwerk

Horus Software, de Belgische scaleup die een boekhoudsoftware en -app met Artificiële Intelligentie heeft ontwikkeld, vo...

Tijdsregistratie leidt tot effectieve tijdsbeheersing

Dit artikel verscheen eerder bij AdminPulse. Pff, is het echt nodig om voor elke taak te registreren hoe lang je eraan h...

Een deep-dive in de PB-module van Silverfin: “Een volwaardige personenbelasting in minder dan 15 minuten, daar gaan we voor”

Softwarebedrijf Silverfin timmert al langer dan vandaag aan de weg om hét dataplatform bij uitstek te worden. Met de vol...

Van all-in-one naar one-for-all: “Kantoren die geen enkele koppeling hebben, krijgen het steeds moeilijker”

Wie denkt aan modern boekhouden, denkt aan koppelingen. En wie denkt aan koppelingen? Die denkt natuurlijk aan AdminPuls...

Van klaslokaal tot kantoor: de impact van Silverfin op het vak Accountancy: “We stellen de studenten gerust dat hun toekomstige job niet zal verdwijnen”

Het zijn onzekere tijden voor heel wat studenten Accountancy aan de hogeschool. Met tal van buzzwords als digitalisering...

Bizzcontrol lanceert nieuwe cashflow forecast module

De lancering van de nieuwe cashflow forecast module bij Bizzcontrol is een feit. Voortaan zal je als accountant voor al ...

Boekhoudkantoor Akanta & Partners vaart voortaan onder de vlag van Moore Belgium

Het zat er al een tijdje aan te komen, maar nu kan het gefinaliseerd en wereldkundig gemaakt worden: Boekhoudkantoor Aka...

Olivier Willems wordt CEO van Baker Tilly 

Baker Tilly, actief in audit, accountancy en bedrijfsadvies, kondigt met trots de benoeming aan van Olivier Willems als ...

Waar ben je naar op zoek?

Vind snel en eenvoudig het laatste nieuws, informatieve blogs, interessante pagina’s en boeiende evenementen.