Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd op yukisoftware.com.
Stress en prangende deadlines, collega’s die her en der uitvallen, 0,0 work-life balance: we noemen maar enkele problemen op waar de accountancysector mee te maken krijgt. De hoofdreden van deze malaise? De btw-drukte. Vier keer per jaar jezelf overstijgen, vier keer per jaar non-stop werken, vier keer per jaar alle zeilen bijzetten en vier keer per jaar je in 1001 bochten wringen: er zijn sectoren die voor véél minder met een personeelstekort kampen. Om deze pieken per kwartaal de baas te kunnen en de workload beter te kunnen spreiden, gingen we op onderzoek bij onze partners en ontdekten we enkele cruciale tips & tricks om de btw-drukte stressvrij, efficiënt en zonder overwerken te doorstaan, dus… lees zeker verder!
Tip 1: Kies de juiste timing & maak een planning
Er is altijd vrees voor het onbekende en de transitie naar een digitaal boekhoudpakket kan, zeker in het begin, angstaanjagend lijken. Om die reden is het dan ook belangrijk om met je kantoor op een geschikt moment over te stappen naar een nieuwe manier van werken. Nicola Dhoore, van Dhoore Accountant, beaamt dit volledig:
Het momentum om over te stappen is heel belangrijk. Er zijn natuurlijk verschillende timings op een jaar mogelijk, maar wij zijn bewust met Yuki beginnen samenwerken rond september of oktober. De meeste boekhoudingen sluiten bij ons immers eind december. Voor ons was dat dus een ideaal transitiemoment. Het heeft ervoor gezorgd dat we een heel aangename flow konden realiseren, waardoor alles probleemloos en soepel verlopen is.
Naast een geschikte timing is het cruciaal om, in samenwerking met je softwarepartner, een duidelijke, efficiënte en realistische planning op te stellen. Een concreet plan van aanpak, zegt Bas Schreuder van accountantskantoor BamBoek, zorgt niet alleen voor houvast of een oplijsting van alle prioriteiten, maar kan ook dienen als interne leidraad om iedereen mee te nemen in de digitale transformatie van je kantoor.
Tip 2: Sta voldoende stil bij je communicatie
Al onze bevraagde accountantskantoren zeggen precies hetzelfde: een heldere communicatie is levensbelangrijk en vormt dé sleutel tot een soepele overgang. Neem dus al je stakeholders (medewerkers, softwarepartner én klanten) mee in je keuze en communiceer duidelijk en vaak met elkaar. Door uit te leggen waarom je de keuze voor digitalisering maakt, wat je van iedereen verwacht, welke processen er zullen wijzigen en wat de concrete meerwaarde is, kan je voldoende draagvlak creëren. Je neemt namelijk je ondernemers mee in je verhaal, spart met je softwareleverancier én biedt je medewerkers de kans om hun steentje bij te dragen.
Tip 3: Breng een duidelijk verhaal naar je klanten
Je klanten willen vooral weten wat de meerwaarde van automatisering voor hen betekent? En dat is begrijpelijk. Om je ondernemers duidelijk mee te nemen in jouw nieuwe manier van werken en, vooral, om ze de concrete meerwaarde voor hun onderneming glashelder te tonen, is het cruciaal om je klanten wegwijs te maken in de mogelijkheden van de software. Thomas Welcker, bestuurder bij BamBoek, verduidelijkt dit als volgt:
Door duidelijk te maken aan klanten dat ze, wanneer ze hun documenten consequent aanleveren, écht inzicht hebben in hun cijfers en weten hoe ze ervoor staan, gaan ze automatisch sneller aanleveren en creëer je minder pieken tijdens de btw-drukte. Het is eigenlijk een win-win voor beide partijen, zowel voor de accountant als voor de ondernemer!
Een verhelderende opstart-meeting, beaamt Niel Versmissen (dossierbeheerder van Dhoore Accountant), biedt heel wat inzicht. Daarnaast is het ook belangrijk om je ondernemers concreet te blijven begeleiden en mee te nemen in de features en functionaliteiten van de software. Op die manier zien ze zélf de pluspunten van een up-to-date digitale boekhouding. Het resultaat? Meer incentive bij de ondernemer om sneller aan te leveren, een betere document-spreiding doorheen het jaar en een graduele afvlakking van de boekhoudkundige piekperiodes.
Tip 4: Laat de digitale software voor jou werken
Wanneer je voor een nieuw boekhoudpakket kiest, zijn er een aantal zaken die je keuze maken of kraken. Naast een eenvoudig toegankelijk support-team, een gepersonaliseerde onboarding, een gedreven service en een gezonde drang om innovatief mee te zijn met de noden van de tijd, is het cruciaal dat je boekhoudsoftware heel wat handige features aanbiedt die jou sneller, juister en efficiënter laten werken.
Wil je eindelijk die btw-drukte vaarwel zeggen en niet langer elk kwartaal achter de feiten aanhollen? Dan wordt het hoog tijd om met je kantoor toe te werken naar een betere spreiding van de werkdruk, een meer digitale en geautomatiseerde manier van boekhouden en een sterk efficiëntere workflow! Onderzoek snel de verschillende boekhoudpakketten op de markt, spreek met je concullega’s over de voor- en nadelen, ga gesprekken met meerdere softwareleveranciers en maak de beste keuze voor jouw boekhoudkantoor.
Consistent overwerken: da’s toch niet meer van deze tijd, zeker?!
