Fast forward ‘23, georganiseerd door Silverfin, was dit jaar opnieuw een enorm succes met meer dan 800 aanwezigen. Kon je er niet bij zijn? Was jij er wel bij? Top. Dan heb je ook kunnen genieten van de vele sterke keynotes. In vier blogs vatten we voor jou dit spraakmakende event samen. We zijn gestart met Domien Claeys, minister Van Petegem en Rik Vera.
De komende weken kijken we nog twee keer terug naar FastForward: we vatten alle topics rond digitale transformatie voor jou samen en tot slot krijg je alle sectorgebonden thema’s en trends voorgeschoteld.
Vandaag starten we meteen met de praktijk.
Heb jij de rode veranderingsdraad onthouden van Dimitri Beck, CEO van Decupere & Partners?
Werd jij ook uitgedaagd over ‘gratis advies’ door Mattias Van Reybrouck van Van Reybrouck en Silverfin CFO Tom Libbrecht?
En tot slot: hoe vermijd jij overtollige software in je kantoor?
Manage de verandering in je kantoor zoals CEO Dimitri Beck
Samen met Femke Saelens van Silverfin vertelde Dimitri Beck hoe je door samen dezelfde koers te varen, change in het accountantsbedrijf kan managen. Dimitri was tot voor kort een buitenstaander: hij bouwde CCV uit tot een leider in het Belgische betaallandschap. Zijn aandachtige accountant bij Decupere stelde een vraag over zijn toekomst … twee weken later werd Dimitri er CEO.
Zijn eerste dagen bij D&P ontdekte Dimitri -door aandachtig te luisteren- de grootste frustraties en uitdagingen van zijn medewerkers: de impact van de digitale transformatie en de (on)duidelijkheid over de toekomst van Decupere. Dimitri weet uit ervaring dat change niet enkel voor de happy few is, maar voor iedereen geldt. Je hebt draagvlak nodig in de ganse organisatie, alsook budget en ruimte om mensen op te leiden zodat ze hun changerol kunnen opnemen.
It Is Not the Strongest of the Species that Survives But the Most Adaptable (Darwin)
Weddenschap
Een Insights oefening bracht aan het licht dat er rode en blauwe dominantie aanwezig was bij Decupere. Dat resulteerde vooral in sterk analytisch denken en (té) snelle actie. Te weinig focus lag op het af te leggen traject. Daardoor was niet iedereen altijd ‘mee’. Dimitri hanteert nu het ADKAR-model om verandering te implementeren en ondertussen is ook het directieteam beter in balans met groene en gele profielen.
Overigens won Dimitri de interne weddenschap: er zijn meer niet-blauwe accountants dan je vermoedt. Een snelle test in de zaal leverde alvast heel wat andere voorkeurkleuren op.
Tip van Dimitri: wil je verandering managen? Ga eerst na welke profielen je medewerkers hebben. Dat kan oa met de methodieken van Insights, Disc, MBTI of Management Drives.
Een krachtig en eenvoudig model: ADKAR
ADKAR staat voor de vijf resultaten die een individu moet bereiken om een verandering te laten slagen: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Het is een krachtig en eenvoudig model om individuele verandering te bereiken. Zeker in meer blauwe omgevingen werkt dit model uitstekend. Immers zijn dit niet altijd de meest spontane praters. Iedereen beter leren kennen en blijven motiveren om die dialoog te voeren vergt tijd en is noodzakelijk om change te managen.
Gratis advies bestaat niet
Het traditionele businessmodel van een accountant is de laatste jaren onderhevig aan verandering. Het historische verdienmodel van veel kantoren was gebaseerd op grote leverage op ‘compliance’ opdrachten. Bij veel kleine tot middelgrote kantoren zit de adviestaak gecentraliseerd bij de vennoten, eventueel ondersteund door enkele “rechterhanden”.
Mattias Van Reybrouck: “Het ‘advies’ was nodig om de klant ‘binnen te trekken’ en ’tevreden te houden’, waardoor winst gemaakt kon worden op de accountancy medewerkers.”
De verhouding van de brutomarge tot het aantal uren dat de vennoten werkten was daarbij van belang. Klanten waren bereid om relatief ‘goed’ te betalen voor ‘materieel’ werk. Een vennoot kon gemakkelijk een team van 8 tot 12 personen aansturen.
Belangrijk basiswerk
Deze profielen waren historisch gezien kostenefficiënt en konden stevig doorgerekend worden voor werk dat op dat moment complex was en nu eenvoudiger lijkt (door technologie en digitalisering).
Het werk van een vennoot (adviseur) op een dossier was vaak beperkt tot 10% van het totale werk dat op een dossier gepresteerd werd. De winst werd bijgevolg niet gemaakt op het advies dat gegeven werd, maar op het belangrijk materieel werk dat door de accountancy medewerkers op dossiers gepresteerd werd. Belangrijke medewerkers die overigens -zeker met de indexering van de lonen- het grootste deel van de loonkost uitmaken.
Maar in de huidige tijd is er steeds meer vraag naar advies en het leveren van toegevoegde waarde. Het accent verschuift daardoor steeds meer van compliance naar advies en dit betekent dat de traditionele manier van werken onder druk komt te staan. Er is behoefte aan meer diepgaande kennis en specialistische vaardigheden.
Daarnaast vraagt de huidige tijd om flexibiliteit, snelheid en innovatie. Dit betekent dat er ook meer aandacht moet zijn voor de digitalisering en automatisering van processen en het gebruik van data-analyse.
Tom Libbrecht: Het traditionele businessmodel van een accountant zal daarom moeten veranderen om te kunnen blijven voldoen aan de eisen van klanten.
Oplossing zit in trusted advisor
Een mogelijke oplossing voor accountantskantoren is om zich te ontwikkelen tot trusted advisor. Dit betekent dat de nadruk ligt op het leveren van toegevoegde waarde aan klanten en het creëren van langdurige relaties. Hierbij spelen naast inhoudelijke kennis ook vaardigheden als communicatie, onderhandeling en overtuigingskracht een belangrijke rol.
Een ander aspect dat van belang is, is de ontwikkeling van nieuwe verdienmodellen. Door te innoveren op dit vlak kan er meerwaarde gecreëerd worden voor de klant en kan er meer winst gegenereerd worden voor het kantoor. Bijvoorbeeld door het aanbieden van abonnementen of het werken met vaste tarieven in plaats van uurtarieven.
Kortom, het traditionele businessmodel van een accountant is gebaseerd op grote leverage op ‘compliance’ opdrachten. Maar in de huidige tijd is er steeds meer vraag naar advies en het leveren van toegevoegde waarde.
Tips en trucs voor accountants om zich te onderscheiden en relevant te blijven
Door deze tips en trucs toe te passen, kunnen accountants zichzelf en hun kantoor onderscheiden en tegelijkertijd relevant blijven in een steeds competitievere en snel veranderende branche.
1. Bepaal of je meer een advies- of administratiekantoor wil zijn en stem je diensten en marketing daarop af.
2. Houd adviesdiensten gescheiden van forfaitaire facturatie voor compliance-opdrachten om je klanten duidelijkheid te bieden.
3. Maak je klanten duidelijk dat gratis advies niet meer bestaat. Als je advies niet factureert, geef je mogelijk onvoldoende advies en loop je het risico een manusje-van-alles te worden.
4. Wees transparant over tarieven en prestaties richting je klanten.
5. Geef een gedetailleerd overzicht van de factuur voor adviesdiensten en informeer klanten proactief als geplande budgetten dreigen overschreden te worden.
6. Adviseer alleen over kennisdomeinen die je beheerst, tenzij je zelf wilt investeren in nieuwe materies.
7. Schakel externe specialisten in voor zaken die buiten je kennisdomein liggen.
8. Breng projectmanagement (coördinatie van andere externe adviseurs) in rekening bij de klant, want het dient naar waarde geschat te worden.
9. Accepteer dat duurdere profielen een lagere ‘chargeability’ hebben en compenseer dit met een hoger tarief.
10. School je medewerkers om van ‘boekhouder’ naar ‘adviseur’. Hoewel de chargeability op korte termijn kan afnemen, is dit op lange termijn de enige manier om relevant te blijven.
Hoe voorkom je overlap in je software?
Hoe voorkom je overlapping of overbodigheid in de software die je dagelijks in je kantoor gebruikt?
De hoeveelheid aan softwareoplossingen brengt zowel voordelen als uitdagingen met zich mee. Vermijd daarom overlappende software en een overdaad aan klantenzones. Om deze problemen te vermijden, zijn er verschillende stappen die je kunt nemen en factoren om rekening mee te houden. Wat hebben Jérôme Tailleur van Horus en Philippe Docquier van Fiduciaire Kolmio ons geleerd op FastForward?
Pre-accounting oplossingen
Voordat je aan de eigenlijke boekhouding begint, zijn er vaak pre-accounting oplossingen beschikbaar. Dit zijn softwareprogramma’s die helpen bij taken zoals het verzamelen en organiseren van financiële gegevens, het automatisch verwerken van facturen en het beheren van betalingen. Het is belangrijk om te beoordelen of je echt behoefte hebt aan deze pre-accounting tools of dat je boekhoudsoftware al deze functies kan vervullen.
Boekhouding
Voor de eigenlijke boekhouding zijn er verschillende softwareprogramma’s beschikbaar die je kunnen helpen bij het bijhouden van inkomsten, uitgaven, facturering en andere financiële aspecten van je bedrijf. Het is belangrijk om een grondige evaluatie te maken van de functies die je nodig hebt en ervoor te zorgen dat je de juiste boekhoudsoftware kiest die aan al je behoeften voldoet. Overweeg ook integratiemogelijkheden met andere tools die je in je kantoor gebruikt.
Post-accounting
Naast de boekhouding zijn er vaak post-accounting tools beschikbaar die je kunnen helpen bij taken zoals het genereren van financiële rapporten, het analyseren van gegevens en het voorbereiden van belastingaangiftes. Het is belangrijk om te beoordelen of je deze tools echt nodig hebt of dat je boekhoudsoftware al deze functies kan bieden. Overlapping tussen boekhoudsoftware en post-accounting tools kan leiden tot onnodige complexiteit en kosten.
Leuke cijfers over het gebruik (in Wallonië)
Gemiddeld gebruikt een kantoor bijvoorbeeld twee boekhoudprogramma’s, 3,8 fiscale programma’s en drie post-accounting tools. Daarnaast wordt 75% van de gegevens handmatig ingevoerd, terwijl slechts 25% gebruikmaakt van geautomatiseerde oplossingen. Slechts 10% van de kantoren heeft alles volledig geautomatiseerd. Bovendien worden gegevens verzameld via drie kanalen: papier, e-mail en platforms.
Stand van zaken digitalisering
De digitalisering speelt een steeds grotere rol in de samenwerking tussen ondernemingen en accountants. Verschillende technologische ontwikkelingen, zoals platformen, internet, e-mails, elektronische facturatie, OCR, data-extractie, rapportage, API’s en AI, dragen bij aan deze digitalisering. Hoewel er fintech-startups zijn die specifieke deeloplossingen bieden, is het belangrijk om te beseffen dat ze zelden pre-accounting, boekhouding en post-accounting combineren. Het kiezen van gespecialiseerde software die goed integreert en centrale dataopslag mogelijk maakt, kan helpen om overlapping en complexiteit te voorkomen.
Debat over de uitdagingen met software
Tijdens het debat bespreken Jérome en Philippe enkele belangrijke uitdagingen op het gebied van softwaregebruik in kantoren. Philippe wijst op de noodzaak om klanten weg te leiden van tools zoals Dropbox, vanwege het risico op gegevensverlies, veiligheidsproblemen en vertrouwenskwesties. Hij benadrukt ook dat het belangrijk is om de kosten van software-investeringen door te rekenen aan de klant en ervoor te zorgen dat ze de toegevoegde waarde ervan begrijpen. Jérome stelt voor om te streven naar één overkoepelend systeem met een compleet dashboard, zoals Silverfin, in plaats van verschillende deel-dashboards te gebruiken. Beide sprekers benadrukken het belang van integraties en het vermijden van dubbele gegevensinvoer. Ze adviseren ook om klanten één platform te bieden voor het indienen van documenten en benadrukken het belang van opleiding en samenwerking met klanten bij de digitale transitie.
De evolutie van de digitalisering in kantoren zal naar verwachting de komende 2 tot 5 jaar doorgaan. Jérome benadrukt dat het essentieel is om de overstap naar digitale processen te maken, omdat ondernemers dit verwachten. Het niet meegaan met deze ontwikkeling kan leiden tot het verlies van klanten.
Philippe voegt hieraan toe dat het belangrijk is om dichter bij de klant te staan en te helpen bij het beheer van de onderneming, terwijl de software zorgt voor gegevensinvoer en -verwerking. De relatie met de klant wordt daardoor nog belangrijker. Het is dus essentieel voor accountantskantoren om zich aan te passen aan de digitaliseringstrends en te investeren in performante tools die aan de behoeften van zowel het kantoor als de klanten voldoen.
Al met al is het vermijden van overlapping of overbodigheid in de software die je dagelijks in je kantoor gebruikt een belangrijke uitdaging. Door zorgvuldig te evalueren welke softwareoplossingen je nodig hebt, integratiemogelijkheden te overwegen en nauw samen te werken met klanten, kun je een efficiënt en geoptimaliseerd systeem opzetten. Blijf de evoluties volgen!
