Op basis van het e-book over e-invoicing van Wolters Kluwer zijn er enkele belangrijke inzichten die accountants en bedrijven voorbereiden op de overstap naar elektronische facturatie tegen 2026. Hier is een samenvatting en de kernpunten die je in gedachten moet houden.
Klaar voor e-invoicing in 2026
Vanaf 1 januari 2026 worden gestructureerde elektronische facturen verplicht voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Deze verplichting zal een aanzienlijke impact hebben op de manier waarop bedrijven hun facturen verwerken, aangezien 60% van de facturen momenteel nog via e-mail wordt verzonden en slechts 25% al in een gestructureerd formaat is.
Wat is e-invoicing en waarom is het belangrijk?
Een e-factuur is een factuur die elektronisch wordt verzonden, automatisch wordt verwerkt en gearchiveerd zonder manuele handelingen. Dit biedt bedrijven aanzienlijke voordelen zoals tijdwinst, minder fouten, lagere kosten en snellere betalingen. Daarnaast zorgt het ook voor een verbetering van het bedrijfsimago en duurzaamheid door papier en transportkosten te verminderen.
Voordelen van e-invoicing
- Kostenbesparing: Bedrijven besparen gemiddeld €3,24 per verzonden factuur en €5,77 per ontvangen factuur.
- Efficiëntie: E-facturen kunnen met slechts een paar muisklikken worden aangemaakt en automatisch worden verwerkt. Dit elimineert de noodzaak voor papieren facturen, printers en postzegels.
- Snellere betaling: Elektronische facturen worden sneller verwerkt, wat vaak leidt tot snellere betalingen van klanten.
- Nauwkeurigheid: De kans op fouten wordt drastisch verminderd door automatische verwerking en integratie met boekhoudsoftware.
- Verbeterd imago: Door over te stappen op digitale facturatie positioneren bedrijven zich als modern en toekomstgericht.
Voldoen aan de wettelijke vereisten
Om compliant te zijn met de nieuwe regelgeving moet een e-factuur aan verschillende criteria voldoen, zoals:
- Authenticiteit: De identiteit van de verzender moet gewaarborgd zijn.
- Leesbaarheid: De factuur moet zowel door mensen als machines gelezen kunnen worden.
- Integriteit: De inhoud van de factuur mag niet gewijzigd worden.
Bovendien is er een wettelijke bewaarplicht van tien jaar voor facturen, die zowel op papier als elektronisch mogen worden bewaard.
Hoe bereid je je voor?
De overgang naar e-invoicing vergt planning en aanpassingen binnen je bedrijf:
- Controleer je software en zorg ervoor dat je klaar bent om e-facturen te versturen en te ontvangen via het Peppol-netwerk.
- Wijd je medewerkers in en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de nieuwe werkwijze.
- Overtuig je klanten en leveranciers om mee te gaan in de overstap naar elektronische facturatie.
- Raadpleeg je accountant voor advies en ondersteuning in het digitaliseringsproces.
Fiscale voordelen
De Belgische overheid ondersteunt KMO’s die hun facturatieproces willen digitaliseren met twee fiscale voordelen:
- Investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen vanaf 2025.
- Kostenaftrek van 120% voor factureringspakketten voor KMO’s en zelfstandigen tussen 2024 en 2027.
Conclusie
Met de verplichting van elektronische facturen vanaf 2026 is het cruciaal dat bedrijven nu beginnen met de overstap naar e-invoicing. Dit zal niet alleen helpen om te voldoen aan de regelgeving, maar biedt ook aanzienlijke kostenbesparingen, efficiëntieverbeteringen en duurzaamheid. Zorg ervoor dat je bedrijf klaar is voor de toekomst door nu actie te ondernemen en je processen te digitaliseren. Download het e-book van Wolters Kluwer. Tip: bezorg de link gerust aan je klanten. Het e-book is vrij toegankelijk.
