We spraken af met Koen Luyten, zaakvoerder van het Schotense StaBoFi. Al jaren zet StaBoFi cijfers om in mensentaal en positioneert het zich bewust als een klein boekhoudkantoor. Koen verduidelijkt: “We houden het met StaBoFi bewust kleinschalig, maar vooral omdat het onze focus verscherpt.” Samen met zijn vrouw, die de administratieve verwerking op zich neemt, bedient hij momenteel zo’n 120 klanten. Het gros van deze klantenportefeuille bestaat uit bijberoepers, eenmanszaken en kleinere bedrijven. In dit interview neemt Koen ons mee in de visie van StaBoFi en focust hij op de rol van digitalisering binnen zijn kantoor en sector.
“We houden het met StaBoFi bewust kleinschalig, maar vooral omdat het onze focus verscherpt.”
Een sterke focus op de begeleiding van starters
Bij StaBoFi ligt een erg groot deel van de focus op starters. Het klantenbestand bestaat immers 50% uit bijberoepers of eenmanszaken en 50% uit vennootschappen. Vaak zelfs zonder personeel. “We willen er echt zijn voor de kleine ondernemer”, steekt Koen van wal, “juist omdat deze groep vaak opstartproblemen ondervindt.” In tijden van drukte en een tekort aan personeel bij veel kantoren zijn zij immers de eersten die uit de boot vallen: “Veel startende ondernemers krijgen elders het deksel op de neus”, zegt Koen. “Ze worden ‘te klein’ bevonden, met te lage marges. Ik kan dat niet snappen. Bij StaBoFi investeren we bewust in de groei van deze starters en begeleiden we hen bij elke stap. Dat is toch prachtig?”
“We willen er echt zijn voor de kleine ondernemer.”
Die startersbegeleiding komt in de vorm van tussentijdse rapportages, fiscale optimalisatie, strategisch advies en constructieve besprekingen vol tips & tricks. “Starters hebben in het begin enorm veel vragen en onzekerheden”, merkt Koen Luyten op. “Bij ons krijgen ze daarom een persoonlijke begeleiding op maat, die hen ontzorgt en helpt om te focussen op wat écht telt: hun business.” StaBoFi maakt de administratie zo eenvoudig mogelijk, vormt een proactief klankbord en zorgt voor ondersteuning waar mogelijk. “Op die manier helpen we onze klanten niet alleen om beter te starten, maar ook toekomstgericht te denken.”
“Ik wil niet dat mijn starters met hun vragen blijven zitten, dus ze mogen altijd bellen. Dit zorgt voor een hechte samenwerking waarbij de boekhouding niet langer een last is, maar juist een tool om hun bedrijf beter te maken.”
De noden van startende ondernemers invullen
StaBoFi heeft zich in de afgelopen jaren steeds meer ontwikkeld tot een hub en springplank voor startende ondernemers. Vandaag de dag wordt StaBoFi dan ook gezien als een modern accountantskantoor, een beeld dat alleen maar versterkt wordt sinds de overstap naar de software van Horus. “Plots gaat onze verwerking veel sneller, vlotter en digitaler”, verduidelijkt Koen. “Die transitie was echt nodig, niet alleen om alles te kunnen bolwerken met z’n tweetjes, maar ook – en vooral – om een betere dienstverlening te kunnen aanbieden. We spelen nu veel beter in op de noden van onze ondernemers, zowel proactief als reactief – en dat wordt duidelijk gesmaakt.
De overstap naar Horus en de omarming van een innovatieve software was een bewuste keuze voor StaBoFi. Koen merkte immers dat zijn vorige software niet meer innoveerde. “Stilstaan is achteruitgaan in onze sector. Als kantoor moet je echt mee durven gaan met de digitale wereld.” Zeker wanneer je de hoofdmoot van StaBoFi’s cliënteel in rekening neemt, is een digitale manier van werken een absolute must. “De taal van veel van onze klanten is digitaal. Ze zijn ermee opgegroeid en vertrouwd – en zorgen voor een efficiënte, hechte samenwerking, waarbij de boekhouding niet langer een verplichting is, maar wel de voedingsbodem voor een constructief gesprek.”
De rol van de accountant wijzigt drastisch
“Mijn rol als accountant? Die is in sneltempo veranderd”, lacht Koen Luyten. “Kijk maar naar alle technologische innovaties, de kracht van artificiële intelligentie of de verplichte e-invoicing vanaf 2026.” Alles gaat sneller, “iets wat onze klanten ook verwachten en waar we actief op inzetten met StaBoFi.” Schrik voor zijn job als accountant heeft Koen niet. “Waar we vroeger 100% uitvoerend bezig waren met de verwerking van data, is dat nu een heel pak minder. Wij hebben bijvoorbeeld geen btw-pieken of weekendwerk meer. Nooit.” Digitalisering en automatisering zorgen immers voor meer tijd, die je kunt besteden aan controle, rapportage en advies. “Onze job is alleen maar boeiender geworden, onze rol alleen maar belangrijker.”
Om zo bereikbaar mogelijk te zijn voor klanten, werkt StaBoFi sinds de implementatie van Horus met vaste pakketten en forfaits. “Dit biedt een duidelijk kader”, verduidelijkt Koen. “Klanten hoeven zich niet langer te schamen om twee, vijf of tien keer te bellen. Liever een keertje te veel dan te weinig. Ik wil ook niet dat ze schrik hebben dat alles geld kost: zo werkt een modern boekhoudkantoor niet meer.” Deze hechte manier van samenwerken stimuleert ondernemers ook om met hun boekhouding aan de slag te gaan. “Ze zien de boekhouding meer als een gewoonte, wat resulteert in up-to-date cijfers, een soepele workflow en meer ruimte om proactief advies te verlenen.”
“Het is gemakkelijk om altijd ‘meer, meer en meer’ te willen, maar als kantoor moet je op een bepaald punt een duidelijke keuze maken in functie van je klant. Om die reden groeien we liever in de diepte, niet in de breedte.”
3 concrete tips om een softwarepakket te kiezen
Op de vraag naar tips voor concullega’s, gaat Koen met plezier in. Door zijn ervaring met meerdere boekhoudpakketten en zijn recente keuze voor Horus, heeft hij immers veel geleerd. Hij bundelt drie concrete tips hieronder:
- Tip 1 – Doe voldoende research
“Vergelijk meerdere pakketten grondig met elkaar, laat alle leveranciers demo’s geven en maak op basis daarvan een bewuste keuze. Van gebruiksvriendelijkheid tot prijs, van klantcontact tot efficiëntie: er zijn veel spelers op de markt, dus het is aan jou om de meest geschikte te kiezen voor jou en je kantoor.”
- Tip 2 – Zorg voor een goede klik
“Naast het feit dat ik bewondering heb voor de familie Tailleur dankzij mijn ervaring met een van hun andere producten, heb ik ook een goed contact met Gunther Slaets. We zitten op dezelfde golflengte en Horus vindt dezelfde dingen belangrijk als StaBoFi: klantcontact, partnership en korte communicatielijnen.”
- Tip 3 – Kies een geschikt moment
“Zorgt voor voldoende momentum en zet in één keer al je dossiers over naar je nieuwe softwarepakket. Oké, het eerste jaar kost dat heel wat werk en zit je soms met de handen in het haar, maar eens alles goed staat? Dan is het puur profijt. Je leert de software écht gebruiken en verhoogd de automatisatie enorm.”
StaBoFi is klaar voor een eigen soort toekomst
Koen ziet de toekomst van StaBoFi als de organische voortzetting van zijn situatie vandaag. “We willen als kantoor blijven inzetten op innovatie, maar dan wél voornamelijk binnen ons huidige klantenbestand.” De reden daarvoor is duidelijk. “We nemen bewust niet te veel nieuwe dossiers aan, omdat we niet alleen een ijzersterke, betrokken en gepersonaliseerde service willen garanderen, maar ook omdat we onze work-life balance willen bewaken. Daar ligt onze sterkte – en die willen we blijven uitspelen voor onze ambitieuze starters.” Met deze resolute focus op persoonlijke service, doorgedreven digitalisering en effectieve startersbegeleiding is StaBoFi klaar om zijn klanten nog jarenlang optimaal te begeleiden en adviseren.
