Deadlines. Ze dicteren voor een groot stuk wat we doen en wanneer we dat doen. Als accountant weet je: de aangiftetermijnen voor btw, personenbelasting en vennootschapsbelasting bepalen m’n jaarplanning. Ook voor mensen in andere beroepen spelen deadlines een sleutelrol. We vragen hen op welke manier zij ermee omgaan en wat we van hen kunnen leren.
Deel 2: Tine Planckaert, notaris in Poperinge
Tine, welke deadlines ervaar je als notaris?
“Elk dossier heeft z’n deadlines. Vaak zijn die wettelijk bepaald, denk aan administratieve of fiscale deadlines. Zo moet na een overlijden binnen de vier maanden een aangifte van nalatenschap zijn ingediend. Bij de verkoop van een pand moet de akte binnen de vier maanden ondertekend zijn, tenzij er afwijkingen of opschortende voorwaarden in het compromis staan, waardoor de termijn langer kan lopen.”
“Voor het halen van onze deadlines zijn we deels afhankelijk van anderen, bijvoorbeeld voor de info die ons extern moet worden aangeleverd. Op die info bouwen we voort in het dossier. De samenwerking met derden bepaalt dus mee hoe lang alles in beslag neemt. Daarnaast hebben we de deadlines die cliënten stellen. De ene soms wat logischer dan de andere: dat kan om gezondheidsredenen zijn, soms spelen er emotionele of symbolische redenen.”
Hoe organiseer je jouw kantoor in functie van die deadlines?
“Als we een dossier binnenkrijgen, kijken we meteen welke deadlines er zijn, welke info we hebben, wat er ontbreekt. Op basis daarvan schatten we de doorlooptijd van het dossier in en plannen we een datum voor de ondertekening. Een datum vinden die voor iedereen past, is niet evident: je hebt onze agenda, die van de cliënten, andere partijen, een collega-notaris die in het dossier tussenkomt voor een andere partij … Als we van bij de start een datum prikken, is dat alvast van de baan en zijn de cliënten ook wat meer gerust. De tijdlijn is uitgezet en iedereen werkt daarnaartoe.”
