Deadlines. Ze dicteren voor een groot stuk wat we doen en wanneer we dat doen. Als accountant weet je: de aangiftetermijnen voor btw, personenbelasting en vennootschapsbelasting bepalen m’n jaarplanning. Ook voor mensen in andere beroepen spelen deadlines een sleutelrol. We vragen hen op welke manier zij ermee omgaan en wat we van hen kunnen leren.
Deel 2: Tine Planckaert, notaris in Poperinge
Tine, welke deadlines ervaar je als notaris?
“Elk dossier heeft z’n deadlines. Vaak zijn die wettelijk bepaald, denk aan administratieve of fiscale deadlines. Zo moet na een overlijden binnen de vier maanden een aangifte van nalatenschap zijn ingediend. Bij de verkoop van een pand moet de akte binnen de vier maanden ondertekend zijn, tenzij er afwijkingen of opschortende voorwaarden in het compromis staan, waardoor de termijn langer kan lopen.”
“Voor het halen van onze deadlines zijn we deels afhankelijk van anderen, bijvoorbeeld voor de info die ons extern moet worden aangeleverd. Op die info bouwen we voort in het dossier. De samenwerking met derden bepaalt dus mee hoe lang alles in beslag neemt. Daarnaast hebben we de deadlines die cliënten stellen. De ene soms wat logischer dan de andere: dat kan om gezondheidsredenen zijn, soms spelen er emotionele of symbolische redenen.”
Hoe organiseer je jouw kantoor in functie van die deadlines?
“Als we een dossier binnenkrijgen, kijken we meteen welke deadlines er zijn, welke info we hebben, wat er ontbreekt. Op basis daarvan schatten we de doorlooptijd van het dossier in en plannen we een datum voor de ondertekening. Een datum vinden die voor iedereen past, is niet evident: je hebt onze agenda, die van de cliënten, andere partijen, een collega-notaris die in het dossier tussenkomt voor een andere partij … Als we van bij de start een datum prikken, is dat alvast van de baan en zijn de cliënten ook wat meer gerust. De tijdlijn is uitgezet en iedereen werkt daarnaartoe.”
Jullie kennen ook uitzonderlijke deadlines, in het kader van wetswijzigingen bijvoorbeeld, zoals de hervorming van het vennootschapsrecht.
“De nieuwe wet is in 2019 in werking getreden. Alle vennootschappen kregen vijf jaar de tijd om hun statuten bij de notaris of de boekhouder te laten aanpassen. Die termijn loopt af eind dit jaar. In het begin verliepen de aanpassingen met mondjesmaat, het laatste jaar zien we een toename. We hopen dat elke bestuurder tijdig zijn dossier laat opstarten, zodat de stormloop naar het einde van het jaar niet te fors is.”
“Toen de woonbonus eerst werd verminderd en later werd geschrapt, beleefden we een enorme rush. We begrepen de kopers wel: een aftrekbaarheid over 20 jaar, dat maakt een serieus verschil. Op zo’n moment steken we nog een extra tandje bij, soms wat ten koste van onszelf. Bij de afschaffing van de woonbonus kregen we de eerste week van december nog compromissen binnen. De akten moesten voor het einde van het jaar rond zijn om de woonbonus niet te missen. Dan schuif je alles opzij en doe je dat hé. Gelukkig konden we toen rekenen op het begrip van de instanties die ons de nodige opzoekingen moesten aanleveren.”
Een datum vinden die voor iedereen past, is niet evident: je hebt onze agenda, die van de cliënten, andere partijen, een collega-notaris
De deadlinedruk is bij jou het zwaarst als eindejaar nadert?
“Meestal wel. Wetswijzigingen gaan vaak in met Nieuwjaar en er hangt blijkbaar iets ‘magisch’ rond dat einde van het jaar. Men wil z’n dossier tegen dan rond hebben. Al vanaf begin oktober doen de eindejaarswensen bij ons hun intrede. Men lijkt te vergeten dat er in januari ook gewoon wordt gewerkt en hun dossier dan evengoed ingepland kan worden.” (lacht)
“Een goeie agendaplanning is noodzakelijk om alles te kunnen inpassen en ook nog tijd te vinden voor à-la-minutezaken. Naarmate we Kerstmis naderen, stijgt de druk.”
Wat betekent dat in de praktijk?
“Een overvolle agenda, lange dagen, minder of geen pauze ’s middags, snel iets knabbelen aan je bureau. Dagen van constante alertheid en tegelijk veel praten en informeren. En in de drukte je agenda overhoophalen omdat er toch nog iets tussen moet. De laatste loodjes wegen het zwaarst en na afloop ben je leeg. Gelukkig volgt in januari de stilte na de storm om even te bekomen.”
Je kantoor telt 2 notarissen en 12 medewerkers. Maakt iedereen bij jullie zo’n eindejaarsrush mee?
“We beleven die rush samen. Alleen komt ze voor onze medewerkers net iets voor die van ons. De medewerkers moeten zorgen dat ze alle info tijdig binnenkrijgen. Ze vragen die aan, en houden daarbij rekening met de doorlooptijd bij de instanties. Vaak volgens het FIFO-systeem, first in first out. Onze mensen bereiden de akte voor en leggen het dossier ter nazicht bij ons, om het ontwerp tijdig te kunnen doorsturen naar de klanten. Ons drukste moment als notaris komt dus kort na dat van onze medewerkers. Als we zien dat bij hen de druk piekt, houden wij ons klaar.” (lacht)
Je had het er er al over, dat akten tegen een bepaalde datum ‘moeten’ passeren, heeft niet altijd wettelijke of fiscale redenen, hé?
“Soms gaat het inderdaad om een symbolische datum, die de klanten als persoonlijke deadline stellen. Ze willen de akte ondertekenen op hun huwelijksverjaardag, op 2/2/22, op de 80ste verjaardag van nonkel André …” (lacht) “Als het haalbaar is, stellen we alles in het werk om dat ook te halen, al moeten we daarvoor de banken of administraties wat opjutten. Die hebben uiteraard ook allemaal hun eigen planning en moeten dit dan willen voornemen.”
Is dat niet wat verregaand?
“Tja, je doet wat je kunt voor je klanten hé. Ze komen bij ons op belangrijke momenten in hun leven. Dan wil je alles in het werk stellen om dat te laten verlopen volgens hun wensen. Al moet je af en toe ook durven zeggen: dit is echt niet meer haalbaar. Maar dat steekt dan wel, niet alleen bij de klant, ook bij ons.”
“Mensen zijn veeleisend. Dat is zo in de hele maatschappij: iedereen moet tal van ballen omhooghouden. Vooral het inplannen van de agenda is niet gemakkelijk: men wil liever geen verlof opofferen om de akte te komen tekenen, of kan zich alleen ‘s avonds vrijmaken, maar dan niet wanneer er padel of wijncursus is. Of nog: mensen werken de vroege of late shift of kennen hun uren pas de week voordien. Niet evident om dan een datum te prikken met meerdere partijen.”
“Ook in kettingdossiers is de timing een heikel punt. Deze week had ik zo’n dossier: onze cliënt kocht een woning. Zijn verkoper – cliënt bij een andere notaris – kocht met de opbrengst dezelfde dag een nieuwe woning, en de mensen van wie deze verkoper kocht, deden dat op hun beurt eveneens, via hun notaris. Met als gevolg dat alle akten voor de kredieten, de verkopen en de aankopen van alle partijen over drie notariskantoren op dezelfde dag moesten passeren. Alleen al de datum inplannen met alle partijen heeft onze medewerker heel wat tijd en energie gekost. Alle gezinnen hadden hun verhuis gepland op de datum van ondertekening, woonbonussen moesten verplaatst worden … De dag voor de geplande ondertekening lag ik met koorts in bed. De agenda van mijn associé stond overvol, hij kon niet invallen. Op zo’n moment kun je geen verstek geven – m’n koorts steeg al bij het idee dat we de hele ketting zouden moeten verplaatsen.” (lacht) “Dan probeer je jezelf op te kalefateren en toch aanwezig te zijn.”
Naast de rush naar eindejaar is er nog een tweede deadlineperiode voor je, in de aanloop naar het bouwverlof.
“Die is vergelijkbaar, maar net iets minder zwaar. Er zijn dan minder vaak nieuwe wetten, maar velen willen dat hun dossier nog geregeld is voor de congé. Sinds een jaar of drie sluiten we met het bouwverlof. De bouw en de huizenmarkt liggen voor een groot stuk stil, mensen zijn op reis … Het doet deugd dat alles een tweetal weken stilvalt. Er zijn geen dossiers die doorgaan tijdens het verlof en bij terugkomst pik je de draad weer op. Dat geeft een geruster vakantiegevoel, ook bij onze medewerkers.”
Heb je deadlines eigenlijk nodig?
“Goh. Als ik even geen deadlines heb, ben ik rustiger, ga ik misschien ook iets minder hard werken. Nodig? Het zou aangenamer werken zijn zonder al die verschillende deadlines, maar uiteindelijk kunnen we niet zonder, denk ik.”
“De momenten dat ik geen afspraken heb, begin ik altijd eerst met m’n tijd in te plannen. Dit is het dringendst, dus dit moet gedaan zijn. Dit wil ik vandaag zelf zeker gedaan hebben. Dit is minder dringend. Ik organiseer m’n werk in functie van de deadlines, zowel de wettelijke, de cliëntgerichte maar ook de zelfgekozen. Deadlines brengen lijn in je organisatie en rust in je hoofd als je weet dat je alles op het juiste moment kan inplannen. En niet te vergeten het goed gevoel als alles volgens plan is verlopen. Als je die moeilijke deadline toch hebt gehaald. Deadlines zijn er trouwens in alle beroepen, niet alleen in het notariaat. Maar mochten ze er niet zijn, dan zouden we wellicht toch voortwerken hoor.” (lacht)
Uiteindelijk kunnen we niet zonder deadlines, denk ik
Als je een voormiddag ongestoord wil werken, wat doe je dan?
“Ik log uit uit het telefoonsysteem en sluit m’n mailbox. Dat is een van de grootste uitdagingen: je planning aanhouden ondanks de prikkels die van overal binnenkomen. Voor je het beseft, ben je een hele dag bezig geweest met pingpongen per mail, telefoontjes, zaken die je ertussen neemt. Om dan ’s avonds te beseffen dat je te weinig hebt kunnen afvinken.”
“Sinds corona wordt er bij ons meer getelewerkt. Onze medewerkers, maar ook mijn associé en ik kiezen bewust momenten waarop we deconnecteren: telefoon en mail zoveel mogelijk weren en de tijd pikken om even ongestoord te kunnen doorwerken.”
Gebruiken jullie tools om de deadlines te halen?
“Via Fednot, de Federatie van het Notariaat, hebben we onze website met nieuwsberichten en applicaties die gekoppeld zijn aan ons softwareprogramma. Zo kunnen we rechtstreeks gegevens invoeren om opzoekingen te doen ter voorbereiding van de akte. In het verleden gebeurde dat vaak manueel: een brief maken, de opzoeking aanvragen, vroeger per post, later per fax, mail en nu via de app. De laatste jaren komen veel gegevens rechtstreeks digitaal in ons dossier binnen. Dat is nodig om tegemoet te komen aan de snelheid van onze maatschappij. En de lijst met to do’s wordt almaar langer. We moeten altijd maar meer zaken opzoeken, er zijn altijd maar meer attesten nodig. Denk aan de invoering onlangs van het asbestinventarisatieattest, de uitbreiding van de EPC-verplichtingen … De akten worden langer, het werk per dossier groeit. Maar dat is een tendens in alle sectoren.”
Hoe ga je om met stress en druk?
“Da’s een eeuwige strijd. Ik probeer dagelijks te relativeren, en tegen mezelf te zeggen: Tine, je bent ook maar een mens. Een dag telt maar 24 uur. En je bent niet alleen notaris, maar ook vrouw en mama. Je moet de knop kunnen omdraaien en zeggen: het is goed geweest voor vandaag. Ik zou nog dit en dat kunnen doen, maar ik laat het nu los. Dat lukt de ene dag uiteraard beter dan de andere.”
“Werken in associatie is daarbij een zegen. De notaris moet nog steeds persoonlijk aanwezig zijn bij de ondertekening van de akte. Het is geen overbodige luxe dat we met twee notarissen zijn: als er een deadline moet worden gehaald en één van ons valt uit, is de ander er nog. Een hele geruststelling.”
Ik probeer dagelijks te relativeren, en tegen mezelf te zeggen: Tine, je bent ook maar een mens. Een dag telt maar 24 uur.
Jullie dossiers gaan over behoorlijke belangen, geld, emotionele zaken.
“We staan onze cliënten bij op sleutelmomenten in hun leven. Een overlijden, de aankoop van een huis, de oprichting van een vennootschap, een huwelijk, een echtscheiding, vermogensplanning. Er komt een pak emoties bij kijken. Het is aan ons en de medewerkers om oor te hebben voor de verzuchtingen en wensen van de cliënt en soms te bemiddelen tussen tegenpolen, maar tegelijk ook de objectieve elementen en de juridische aspecten van het dossier niet uit het oog te verliezen.”
“We zijn een luisterend oor voor de partijen maar blijven nog steeds jurist en openbaar ambtenaar en we zijn verantwoordelijk voor de goede afloop van de transacties. En we zijn manager van een kantoor.”
“Het stoffige imago van de notaris die verscholen achter zijn berg dossiers met weinig input zijn brood verdient, ligt intussen hopelijk al een tijdje achter ons. We trachten op meerdere vlakken onze cliënten te ondersteunen en voelen dat de meeste mensen vandaag toch beseffen dat er heel wat zaken moeten doorlopen worden voor een dossier rond is. En dat lang niet alle bedragen die bij de akte worden betaald, naar de notaris gaan …”
“Er zijn ook momenten waar cliënten – ondanks alle inspanningen – ontevreden zijn over een bepaalde gang van zaken. Soms terecht, soms onterecht. Dat maakt het dan wel zwaar, maar ook dat is iets van alle sectoren.”
Mocht je iets kunnen veranderen, wat zou dat zijn?
“Ik wens de maatschappij, elk van ons, wat meer mildheid toe. En geduld. We hebben dat niet meer: geduld. Het moet nú gebeuren. De vraag is gesteld en er komt liefst gisteren al een oplossing. Op zondag loopt een mail binnen en op maandag krijgen we al telefoon omdat er nog geen antwoord is.”
“Geef de professional – in welke functie ook – de tijd om alles op een kwalitatieve manier uit te pluizen en ga tijdig bij die persoon langs om je dossier op te starten. Dus niet één week vóór je alles geregeld wil zien.” (lacht)
Leg je jezelf thuis deadlines op?
“Op het werk zijn er al zoveel deadlines, dat ik thuis vaak dingen wat laat hangen. Is het vandaag niet, dan morgen wel. Uiteraard raken de belangrijke zaken wel gedaan, maar dan vaak last minute …” (lacht)
- Voor deadlines in klantendossiers (niet aangiftes): plan bij de start al meetings in in de aanloop naar die deadlines. En stel jezelf altijd de vraag: hoe dringend is dit werkelijk?
- Eindejaar is iets magisch in het hoofd van de klant … en vaak ook het afsluiten van het boekjaar. Anticipeer daarop. Geef je klant een gerust gevoel.
- Gebruik software om je deadlines te plannen en te organiseren. Betrek je klant erbij, want net als notarissen zijn ook wij vaak afhankelijk van de (gestructureerde) input van de klant.
Heb jij een deadlinedruksuggestie? Laat het weten via elodie@accountancyvandaag.be
