Met de verplichte Peppol-implementatie op 1 januari 2026 maken veel ondernemers zich zorgen over de veiligheid van hun bedrijfsgegevens. Want waar komen al die facturen terecht? Wie beheert ze? En wat gebeurt er met die bedrijfsgevoelige data? Voor accountants betekent dit een nieuwe verantwoordelijkheid: die van digitale poortwachter.
Van factuur naar databron
Een e-factuur via Peppol is veel meer dan een digitale versie van een papieren document (PDF). Het is een rijke databron in een gestructureerd formaat die allerlei inzichten verschaft over je bedrijf: hoe zien je prijsafspraken eruit, welke marges hanteer je, wie zijn je leveranciers, hoe verlopen je klantrelaties, en je kan er zelfs duurzaamheidsgegevens uit afleiden. Deze informatie circuleert niet langer in een gesloten systeem, maar via een netwerk waar verschillende partijen toegang toe hebben én verdient optimale bescherming.
Om aan te sluiten op het Peppol-netwerk heb je een Peppol Access Point provider nodig. Deze gecertificeerde dienstverleners zorgen voor een veilige en betrouwbare verbinding met het netwerk. Maar wat met de software die je gebruikt om aan te sluiten? Is deze even veilig?
Dataprotectie is geen technische bijzaak. Het is een fundamenteel onderdeel van het beroepsgeheim en van de verantwoordelijkheid die elke accountant draagt tegenover zijn klant. Philippe Kimpe, auteur ‘E-facturatie Ontcijferd’
De accountant als databewaker
Voor accountants komt er een cruciale rol bij: die van databewaker. Cruciale vragen worden:
- Waar worden facturen opgeslagen?
- Wie heeft toegang tot de gegevens?
- Welke garanties zijn er voor datagebruik?
- Hoe zit het met bewaartermijnen?
Wie bewaakt de databewakers?
Als accountant sta je voor een belangrijke keuze: blijf je zelf verantwoordelijk voor databeveiliging op lokale servers, of kies je voor gespecialiseerde cloudoplossingen? Met de toenemende complexiteit van cyberdreigingen kiezen steeds meer kantoren voor het laatste. Logisch, want softwarebedrijven zoals Yuki hebben dedicated security teams die 24/7 bezig zijn met databeveiliging, continue monitoring en de nieuwste beveiligingstechnologieën.
Kritisch blijven bij softwarekeuze
Niet elke e-facturatieoplossing biedt dezelfde garanties. Hoewel het Peppol-netwerk zelf streng gereguleerd is, geldt dit niet automatisch voor alle software die ermee verbonden is. Als accountant is het cruciaal om kritisch te zijn:
Een ondoordachte keuze voor e-facturatiesoftware kan immers vergaande gevolgen hebben: een versnipperde administratie, verlies van controle over bedrijfsgegevens en mogelijk zelfs een vertrouwensbreuk met je klanten.
Waar let je op als accountant?
Bij de keuze van e-facturatiesoftware zijn enkele kernvragen essentieel:
- Is de aanbieder een gevestigde speler met langetermijnvisie? Dit garandeert continuïteit in dienstverlening en beveiliging.
- Worden gegevens binnen Europa opgeslagen? Volgens de GDPR-wetgeving moeten persoonsgegevens binnen de EU worden opgeslagen of alleen worden doorgegeven aan landen met een adequaat beschermingsniveau (Artikel 44-50 GDPR). Voor e-facturatie is dit extra belangrijk gezien de gevoelige bedrijfsinformatie.
- Zijn er duidelijke afspraken over datagebruik? Transparantie in datagebruik is cruciaal voor vertrouwen.
- Is er lokale support beschikbaar? Bij vragen over veiligheid wil je snel antwoord van experts die je situatie begrijpen en snel kunnen handelen.
