Self-billing, ook wel aankoopborderel genoemd, maakt in heel wat sectoren deel uit van de dagelijkse administratie. Daarom ondersteunt Scrada, naast verkoop- en aankoopfacturen, voortaan ook het opmaken, versturen en ontvangen van self-billingdocumenten via Peppol. Het resultaat: een digitale, veilige en foutloze verwerking van aankoop- en verkoopstromen.
Wat is self-billing (aankoopborderel)?
Bij self-billing draait de rollenverdeling om: niet de leverancier, maar de klant maakt de factuur op. Dat is handig in situaties waar de leverancier geen factuur uitreikt of waar de klant beter geplaatst is om de correcte bedragen te bepalen (bijvoorbeeld op basis van gewicht, volume, commissiepercentages…).
Het document dat de klant opstelt, geldt dan boekhoudkundig als factuur.
Self-billing en Peppol: zo werkt het in de praktijk
Via Peppol kan je maar op één access point geregistreerd zijn om documenten te ontvangen. Dat betekent dat je self-billingdocumenten enkel kunt ontvangen in de software waar ook je aankoopfacturen binnenkomen.
Het goede nieuws: versturen kan wel via meerdere tools of verschillende access points.
Concreet: je kan self-billingdocumenten ontvangen in je gebruikelijk platform, maar ze perfect versturen via Scrada.
Meerdere nummerreeksen voor uitgaande self-billingdocumenten
Scrada geeft je volledige flexibiliteit in je nummering. Maak zoveel nummerreeksen aan als je nodig hebt, bijvoorbeeld per entiteit, per klant of per project. Zo blijft elke stroom overzichtelijk en voldoet je administratie aan de wettelijke vereisten.
Hoe behandelt de boekhouding inkomende self-billing?
Inkomende self-billingdocumenten worden geboekt als verkoopfactuur in je boekhouding.
Deze documenten vermeng je best niet met gewone verkoopfacturen. Daarom is aangeraden deze een eigen nummering te geven en in een ander verkoopdagboek te plaatsen dan waar je normale verkoopfacturen in staan. Dit wordt automatisch gedaan door Scrada.
En hoe zit het met uitgaande self-billingfacturen?
De self-billingdocumenten die je zelf opstelt en verstuurt, worden in de boekhouding geboekt als aankoopfactuur. Ook hiervoor kan je in Scrada meerdere nummerreeksen aanmaken. De documenten kunnen in een apart aankoopdagboek geplaatst worden, zodat de administratie overzichtelijk en controleerbaar blijft.
Wanneer wordt self-billing gebruikt? Enkele herkenbare voorbeelden
Self-billing komt vaker voor dan je denkt. Typische situaties zijn onder andere:
- Distributeurs die de commissie van de winkelier berekenen op basis van gevalideerde verkoopcijfers
- Platformen die op basis van goedgekeurde uren en deliverables de factuur opmaken
- Verwerkers die de vergoeding voor opgehaalde frituurolie bepalen op basis van geregistreerde volumes en dagprijzen
- Veehandelaars/slachterijen die na officiële weging, classificatie en dagprijs het aankoopborderel (factuur) opmaken
In al deze gevallen zorgt de klant voor het opstellen en versturen van het factuurdocument. Scrada maakt dat vanaf nu eenvoudiger dan ooit.
