Woorden creëren onze werkelijkheid. De woorden van een leider bepalen de cultuur binnen een organisatie. Net zoals de woorden die je tegen jezelf spreekt, je mindset, je acties en uiteindelijk je resultaten bepalen.
Bij accountants hoor ik nog vaak de termen productief en onproductief. In het licht van de transformatie van de job en de rol van accountants, mogen deze woorden wat mij betreft uit het vocabulaire geschrapt worden. Bij uitbreiding ook uit de tijdregistratie graag. Ze zijn op de verkeerde manier cultuur- en gedragsbepalend en ondersteunen de huidige verander- en transformatieprocessen niet. Integendeel.
Onderzoek of de termen ‘productief’ en ‘onproductief’ je organisatie écht vooruithelpen
De nieuwe managing partner van een accountantskantoor vraagt me om assistentie bij een verandervraagstuk. De verwachte efficiëntiewinst door digitalisering blijft achter, en in de omslag naar de adviesrol krijgt hij zijn organisatie maar moeilijk mee. Nochtans is het belang ervan duidelijk gecommuniceerd, en is er zowel de wil als de ruimte om te veranderen.
Uit gesprekken met medewerkers blijkt dat er een cultuur heerst van ‘zo weinig mogelijk onproductief zijn’. In managementmeetings (en dus ook op de werkvloer) worden de termen productief en onproductief te pas en te onpas gebruikt. Een blik op de timesheetcodes bevestigt dit:
Opleiding: onproductief.
Intern overleg: onproductief.
Inleving in de klant: onproductief.
Coachinggesprek met een medewerker: onproductief.
Toon me je timesheetcodes, en ik toon je de slaagkans van je transformatieproces. Hoe wil je mensen motiveren om in zichzelf of in de toekomst van het kantoor te investeren, als die tijd als onproductief wordt bestempeld? Woorden creëren onze werkelijkheid.
Toon me je timesheetcodes, en ik toon je de slaagkans van je transformatieproces.
Tijdens een vennotenmeeting wordt het budget voor het nieuwe kalenderjaar besproken. Op het grote scherm verschijnt een Excelbestand met de verwachte omzet per medewerker en per vennoot. De onderverdeling van de uren: productief en onproductief.
Later die week spreek ik een van de vennoten die de taak heeft om meer áán de business te werken en de nodige veranderingen door te voeren om het kantoor relevant te houden. Hij zegt: “Als ik dan het budget zie en ik zie hoeveel uren ik op ‘onproductief’ sta ten opzichte van de anderen, dan heb ik al geen zin meer. Uiteindelijk wordt dáár toch de maat genomen, en dan voel ik me minder dan de rest.”
Is het dan niet belangrijk om te zien wat we wel en niet kunnen factureren? Of om te zien hoe efficiënt er gewerkt wordt? Natuurlijk wel. Maar de communicatie hierover is allesbepalend. Binnen de terminologie van productief en onproductief gaat het eigenaarschap voor de échte problemen en uitdagingen als eerste verloren. Want ja, onproductief… Dus vallen mensen terug op productief werk en verandert er uiteindelijk niets – of slechts met grote moeite en vertraging.
De beoogde efficiëntiewinst door digitalisering lag voornamelijk bij de key users. Andere collega’s werden slechts mondjesmaat begeleid bij het implementeren van best practice automatisatieregels—die begeleiding was immers onproductief. Het resultaat? De kloof tussen de key users en de rest werd steeds groter. De digitale medewerker (lees: de software) was behoorlijk, inderdaad, onproductief.
De ironie is dat er naar het échte onproductief niet gekeken werd.
Een medewerker geeft een opleiding aan nieuwe collega’s. Ik vraag volgens welke methodiek er gewerkt wordt. Het antwoord: dat hangt ervan af voor welke vennoot je werkt.
Medewerkers die moeten werken conform de goesting van verschillende vennoten, omdat er een eenduidige methodiek ontbreekt. Dát is onproductief. In plaats van na zes maanden, zijn mensen pas na 2 jaar echt productief. In de tussentijd wordt die inefficiëntie afgewenteld op de klant. Die uren zijn immers gepresteerd, nietwaar? Als dit nog de kern van je businessmodel is, dan halen pure forfait spelers als Accountable, Dexxter en Die-van-de-boekhouding je razendsnel in. Peppol en AI worden een wake-upcall in de vorm van een kille, natte dweil.
Noem het klantenwerk en strategisch belangrijk, en de communicatie verandert vanzelf. Mensen voelen zich meer gewaardeerd en gemotiveerd om ook aan de organisatie te werken—zonder schuldgevoel én met aandacht voor kortetermijnrendement.
Dus, een uitnodiging: onderzoek of de termen ‘productief’ en ‘onproductief’ je organisatie écht vooruithelpen. Hopelijk zie je ook dat ze niet meer zijn dan een overblijfsel uit een vorige tijd, en het hoog tijd is om ze los te laten. Die terminologie werkt alleen maar demotiverend en is daardoor bijzonder, wel ja, onproductief.
