Onbetaalde facturen najagen kost waardevolle tijd die je beter aan de groei van je kantoor of onderneming besteedt. Het is een algemeen probleem: in 2026 had 67% van de kmo’s te kampen met achterstallige facturen, blijkt uit de KMO Barometer van Exact.
Gelukkig hebben we slimme software die dit werk voor jou overneemt. Zo kan je met AI het herinneringsprofiel van de klant bepalen en automatisch gepersonaliseerde betalingsherinneringen sturen. Benieuwd naar alle mogelijkheden? Met onze tips loopt jouw debiteurenbeheer straks op rolletjes.
Klanten die hun debiteurenbeheer optimaliseren met onze Debtor Agent worden tot wel 20% sneller betaald.” Vanessa Beeckman, Expert Accounting software, Exact
Pak je debiteurenbeheer aan met onze 5 tips
1. Stel professionele facturen op
Een factuur is als een visitekaartje voor je bedrijf. Een consistente, professionele lay-out schept vertrouwen en verkleint de kans op late betalingen. Met slimme software kan je gebruik maken van vaste, professionele templates in jouw huisstijl zodat elke factuur meteen herkenbaar en juridisch correct is.
2. Zet een betaallink op je factuur
Wil je snel betaald worden? Maak het de klant dan gemakkelijk. Met een betaallink op je factuur kunnen klanten direct betalen, volgens hun gewenste betaalmethode. Dat vergroot de kans dat het geld snel wordt overgemaakt. Werkt de klant met elektronische facturatie? Stuur dan snel en betrouwbaar een elektronische factuur via Peppol. Dat loont!
43% van de facturen met een betaallink wordt binnen de 24 uur betaald.
Vanessa Beeckman, Expert Accounting software, Exact
3. Regel de communicatie met AI
Niet elke klant vraagt om dezelfde benadering. Slimme software kan het risicoprofiel van een klant inschattenop basis van zijn historisch betaalgedrag en past daar automatisch de timing en toon van de communicatie op aan. Zo stuur je betrouwbare klanten vriendelijke of neutrale herinneringen, terwijl je wanbetalers een meer kordate opvolging krijgen. Je kan zelfs ook een persoonlijke opmerking voor specifieke klanten toevoegen.
4. Verstuur automatisch betalingsherinneringen
Is je communicatie geconfigureerd? Stuur automatisch gepersonaliseerde herinneringen zodra betalingstermijnen verstrijken. Blijft de factuur nog altijd onbetaald, dan krijg je een seintje en kan je indien nodig zelf handelen. Zo heb je controle over de gang van zaken.
5. Regel alles vanuit één centraal punt
Het debiteuren-dashboard geeft je een overzicht van al je facturen. Je ziet in een oogopslag welke openstaan, hoe lang ze blijven liggen en welke acties al zijn ondernomen. Dat helpt om prioriteiten te stellen: welke klanten extra opvolging nodig hebben? Minder manuele controles betekent meer focus op de kern van je onderneming.
Is je debiteurenbeheer op punt?
Wanneer je debiteurenbeheer in orde is, volgen betalingen niet alleen sneller, maar vereenvoudigt ook de verwerking achteraf. Bij betaling via een geïntegreerde betaallink wordt de transactie automatisch opgehaald en direct gematcht in de boekhouding. Dat betekent minder manuele handelingen, minder correcties en een continu, realtime zicht op jouw financiële gezondheid en cashflow.
Technologie in de praktijk
Het automatiseren van het volledige debiteurenproces, van de eerste factuurverzending via Peppol tot de automatische afpunting van de bank, vormt een belangrijke pijler binnen de kantoor- en bedrijfssoftware van Exact. Door herhalende taken en herinneringsworkflows toe te vertrouwen aan geautomatiseerde toepassingen zoals Exact Online, houden accountants en kmo-ondernemers meer tijd over voor strategische analyse, proactieve begeleiding en advies met échte meerwaarde.
