Solo-accountant zijn – weliswaar samen met je partner – is voor Steven Maes van Maes Consult een bewuste keuze: kleinschalig, maar tegelijk persoonlijk en proactief. Sinds de start in 2007 runnen Steven en zijn echtgenote Iris Vermeulen hun kantoor. Terwijl Iris de eerste klantcontacten, de kantoororganisatie en de dagelijkse verwerking verzorgt, behandelt Steven voornamelijk de fiscale optimalisaties en dossierbesprekingen.
In dit portret licht Steven zijn keuze als solo-accountant toe, welke rol automatisatie en digitalisering spelen en welke lessen sectorcollega’s uit zijn verhaal kunnen halen.
“Goed personeel vinden is lastig, en het coachen en behouden van medewerkers brengt voor ons meer stress dan voordeel. Voor ons is klein blijven geen beperking, maar een strategische keuze.”
Waarom solo, en toch met z’n tweeën?
“De eerste stap was uiteraard zelfstandige worden”, steekt Steven van wal. “Mijn drijfveer: vrijheid. Zelf bepalen hoe Iris en ik werken, zonder onnodige schakels tussen onszelf en de klant.”
Iris – met een achtergrond als financial controller in grotere ondernemingen – vond snel haar plek in de samenwerking. Samen besloten ze Maes Consult compact te houden, ondanks het feit dat het kantoor ruimte heeft voor meer mensen. “Misschien zijn we allebei te veel controlefreaks”, lacht Steven.
“Ook de krapte op de arbeidsmarkt – met accountant als een van de vele knelpuntberoepen – speelde mee in onze keuze. Goed personeel vinden is lastig, en het coachen en behouden van medewerkers brengt voor ons meer stress dan voordeel. Voor ons is klein blijven geen beperking, maar een strategische keuze.”
“Klanten voelen dat hun dossier nauwgezet opgevolgd wordt. Als je hen snel en concreet helpt, blijven ze trouw aan boord. En trouwe klanten ken je door en door, wat dan weer strategisch advies op maat mogelijk maakt.”
Klanten en dienstverlening
De klantenportefeuille van Maes Consult is divers, maar drie groepen springen eruit: consultants en managementvennootschappen, vrije beroepen (advocaten, artsen, kinesisten) en bouwondernemingen.
“Wij leveren advies van a tot z”, legt Steven uit. “We staan sterk in dagelijkse boekhouding, jaarrekeningen en fiscale aangiftes. Maar ook startersbegeleiding, advies bij investeringen, overnames en zelfs successieplanning maken deel uit van onze expertise. Dit brede aanbod combineren we met een sterke focus: enkel dossiers die schaalbaar zijn binnen ons kleine team. Daardoor kunnen we persoonlijk contact behouden en tegelijk de kwaliteit bewaken.”
Automatisatie als onmisbare teamgenoot
Voor een solo-kantoor is software letterlijk de derde collega. Maes Consult werkt voornamelijk met Yuki, Silverfin, AdminPulse, EenvoudigFactureren, Lucy, Intellifin en Instaclause.
Steven licht toe: “Een zevental jaar geleden nodigden we softwareleveranciers uit voor demo’s. Nadien maakten we onze keuze, mee gebaseerd op onze jarenlange praktijkervaring en neutraal advies van sectorcollega’s. Het resultaat is een geautomatiseerd proces dat ongeveer 70 procent van de verwerking opvangt. Ofwel een extra medewerker die nooit klaagt of ziek is.”
Maar automatisatie heeft zijn grenzen. “Iris en ik kijken elk rapport na. Alles wat uit de software komt, krijgt een kritische blik. Want de technologie mag ons werk dan wel lichter maken, de verantwoordelijkheid blijft bij de accountant.”
“We trachten de druk voor onszelf te verlichten door klanten te motiveren regelmatig documenten te uploaden. Wie dat niet doet, krijgt een wake-up call: onvolledige dossiers leiden tot minder betrouwbare resultaten.”
Digitaal werken: een harde voorwaarde
Klanten die bij Maes Consult komen aankloppen met mappen vol papieren boekhouddocumenten, krijgen bij Maes Consult geen kans meer. Alles verloopt digitaal. Facturen worden geüpload, documenten gedeeld in de cloud.
“Dat maakt het werk niet alleen sneller, maar het spreidt ook de workload doorheen het jaar”, aldus Steven. “Piekmomenten blijven bestaan, maar zijn wel beter beheersbaar. De verplichte e-facturatie en Peppol in 2026 zal de processen verder stroomlijnen. We bieden onze klanten nu al EenvoudigFactureren aan, waarbij we de kosten voor deze software op ons nemen. Dat houdt iedereen mee in hetzelfde systeem. Je kan als klein kantoor immers niet tien verschillende pakketten beheersen.”
Persoonlijk contact als concurrentievoordeel
Wie belt, krijgt Steven of Iris aan de lijn. Geen doorschakelingen, geen junior die het dossier onvoldoende kent. Bij Maes Consult is het aanspreekpunt stabiel en persoonlijk. Die nabijheid verklaart volgens Steven ook het lage verloop: “Klanten voelen dat hun dossier nauwgezet opgevolgd wordt. Als je hen snel en concreet helpt, blijven ze trouw aan boord. En trouwe klanten ken je door en door, wat dan weer strategisch advies op maat mogelijk maakt.”
De kunst van nee zeggen
De keerzijde van de medaille is dat een solo-kantoor niet onbeperkt kan groeien. Steven is daar duidelijk over: soms moet je klanten weigeren. “Dat is niet altijd gemakkelijk, maar liever een beheersbaar klantenbestand dan een overvolle agenda met risico op fouten. Het is een kwestie van discipline. Niet elke opportuniteit is een goede. En door af en toe nee te zeggen, beschermen we ons werkplezier én de kwaliteit van onze dienstverlening.”
Netwerken en bijscholing
Naast zijn drukke job als accountant-vennoot is Steven sinds 2022 voorzitter van VEVB (Vereniging voor Economische Vrije Beroepen). Dat voorzitterschap houdt hem scherp: “Naast een uitgebreid aanbod van fiscale seminaries bieden we onze leden ook praktijkgerichte infosessies aan over thema’s als AI en Peppol. In ons ledennetwerk worden ook tal van inzichten en ideeën over het accountantsvak uitgewisseld: welke kantoorsoftware collega’s gebruiken, hoe zij omgaan met deadlines of hoe ze klanten overtuigen van digitale samenwerking.”
Omgaan met piekperiodes
Zelfs met digitale tools blijft de fiscale kalender onverbiddelijk. De aangiftedatums zijn voor iedereen dezelfde. Steven: “We trachten de druk voor onszelf te verlichten door klanten te motiveren regelmatig documenten te uploaden. Wie dat niet doet, krijgt een wake-up call: onvolledige dossiers leiden tot minder betrouwbare resultaten. Die proactieve aanpak loont, want almaar meer klanten houden zich eraan en dat maakt de pieken een stuk draaglijker.”
Tips voor starters
Voor wie een eigen kantoor wil beginnen, heeft Steven duidelijke raad.
- Investeer tijdig in software. “Wie te lang twijfelt, loopt achter. Boekhoud- en facturatiesoftware evolueert razendsnel. Automatiseer van in het begin.”
- Luister naar collega’s. Vraag advies, kopieer goede praktijken en vermijd dat je alles zelf moet uitvinden.
- Wees eerlijk over je schaal. Sommige klanten zijn beter af bij een groter kantoor. Doorverwijzen is geen verlies, maar een blijk van professionaliteit.
- Reken softwarekosten correct door. Of je nu met of zonder personeel werkt, het blijft een kost die je moet recupereren.
Overdracht en de toekomst
En wat als Steven en Iris ooit stoppen? Het antwoord is duidelijk: “We zullen een koper zoeken die dezelfde waarden deelt. Niet de hoogste prijs, wel de garantie dat klanten een uitmuntende service krijgen. Het gaat mij om de continuïteit: onze klanten moeten ook na ons nog goed geholpen worden.
