Peppol Access Point, UBL en andere XML’s. Gedaan met de facturen in Word, Excel of pdf. Het is niet helemaal onlogisch (maar evenmin terecht, we vertellen waarom) dat nogal wat ondernemers met behoorlijk wat zenuwen en zelfs angst naar de straks verplichte e-facturatie kijken. Waardoor een flink stuk van hen momenteel nog de kop in het zand steekt en hoopt dat de invoering ervan wel zal overwaaien of minstens zal worden uitgesteld.
Wij denken dat dat uitstel of afstel er niet zal komen, en dat B2B e-invoicing in ons land wel degelijk vanaf 1 januari 2026 verplicht wordt. Dat is nog minder dan zeven maanden, niet meer.
Peppol-oplossingen
Genoeg bangmakerij, want zowel software-aanbieders als accountants hebben uiteraard niet stilgezeten. Intussen zijn al heel wat oplossingen op de markt die toelaten correct en veilig e-facturen via Peppol te versturen en te ontvangen. Ondernemers vertrouwen op hun accountant om de voor hen beste oplossing voor te stellen, rekening houdende met hun noden, het gebruiksgemak van de tool(s) en hun budget.
Eén oplossing is een Peppol-inbox in je facturatietool, via een externe API gekoppeld aan een Peppol Acces Point. Nadeel: dat synchroniseren loopt helaas niet altijd vlekkeloos. “Een andere mogelijkheid is het ‘Doccle-model’: je krijgt een mail bij een nieuwe Peppol-factuur. Mis je de mail of komt die niet toe, dan mis je de factuur”, zegt Laurent Oosters, co-founder van WinAuditor.
Nog een methode is de ‘all-in-one’: je facturatie- en boekhoudtool beschikt dan zelf over een Peppol Access Point en heeft dus geen externe koppelingen of software nodig. Omdat je accountant in dezelfde tool werkt, zit die direct mee aan de knoppen. PeppolGO van de Belgische onderneming WinAuditor is zo’n all-in-one-omgeving, legt Laurent Oosters uit.
Fouten en dus tijdverlies vermijden
“Pre-accounting, facturatie, validatie: het zit er allemaal in. Zo’n geïntegreerd portaal is een troef voor de ondernemer, maar zeker ook voor jou als accountant. Je hoeft geen facturen meer te gaan zoeken of op te volgen in externe tools, en ziet en checkt meteen de facturen die je klant maakt. Nog voor die ze verstuurt met Peppol. Zo voorkóm je fouten in plaats van dat je er moet rechtzetten met een creditnota en een nieuwe factuur. Want in Peppol geldt: verzonden is verzonden. En wanneer een ondernemer z’n factuur verstuurt via WinAuditor wordt die meteen ook ingeboekt in de boekhouding, in de correcte boekhoudkundige rekening en de juiste btw-roosters.”
Er zijn twee versies van PeppolGO. Voor ondernemers die maar een beperkt aantal verkoopfacturen versturen – tot 5 per maand – is de standaard PeppolGO geschikt. Neem de consultant die vaak maar 1 maandelijkse factuur heeft. Zijn er meer uitgaande facturen, dan is PeppolGO Unlimited aangewezen. Die ‘unlimited’ mag je letterlijk nemen. De ondernemer kan dan onbeperkt Peppol-facturen versturen.
Voor inkomende documenten zoals aankoopfacturen en bonnetjes is PeppolGO altijd ongelimiteerd, welke versie je klant ook kiest. Dat is behoorlijk uniek op de markt en heel handig als je ondernemer bijvoorbeeld veel parkeer- of restaurantbonnetjes verzamelt, die elders de kostenteller vaak serieus doen oplopen.
“Overstappen naar e-facturatie is voor veel ondernemers hoe dan ook niet vanzelfsprekend”, zegt Laurent Oosters daarover. “We gaan die drempel niet hoger maken en willen dus niet dat ze plots hun inkomende facturen niet meer kunnen verwerken zonder bij te betalen.”
Veel minder inboekwerk
Het opzetten van PeppolGO is net als het gebruik zo eenvoudig, dat de ondernemer het helemaal zelf kan. Factuurtemplates, artikels en prijzen ingeven, klantenlijsten … Importeren of invullen, en klaar. Andere ondernemers vragen toch een handje hulp van hun accountant.
“Die initiële tijdsinvestering om een all-in-one te introduceren win je als accountant dubbel en dik terug, want vanaf dan gaat het volledige proces stukken sneller én met minder kans op fouten”, zegt Laurent. “Het overgrote deel van de facturen hoef jij niet meer te boeken, enkel nog te checken. Enkel de echt complexe doe je nog manueel. En jouw uitleg bij de start voorkomt dat een klant die maar heel weinig facturen maakt je elke maand opbelt.” (lacht)
We hadden het er al over: all-in-one. Geen aparte tool of login voor facturatie en pre-accounting, geen externe Peppol-partner, niet switchen tussen of zoeken in meerdere dashboards. Alles zit in PeppolGO. “Het klantenportaal is niet alleen een facturatie- en boekhoudprogramma, maar ook een communicatietool tussen ondernemer en accountant. Via de chatfunctie stel je elkaar rechtstreeks vragen, gekoppeld aan het juiste document.”
“Uiteraard zit er ook automatisatie ingebouwd. Als je klant een IT’er is die een aankoopfactuur voor een computer krijgt, zal die de ene keer ingeboekt moeten worden onder goederen, de andere keer onder investeringen. Afhankelijk van of hij het toestel verkoopt of zelf gebruikt. Wel: PeppolGO stelt je klant meteen zelf de vraag, en die antwoordt met één muisklik.”
