Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven. Die deadline nadert met rasse schreden, en dus is uitstel als belastingplichtige geen goed idee. Tijdens de Docentendag van AccountancyVandaag gaf Philippe Kimpe, oprichter van Lucy en co-auteur van het boek ‘E-facturatie ontcijferd’, een helder overzicht van de uitdagingen én kansen. “Wie wacht tot eind 2025, komt gegarandeerd in de problemen.”
“Vanaf 2026 is de gestructureerde elektronische factuur (GEF) in XML-formaat de enige fiscaal wettelijke factuur. Pdf verdwijnt op termijn helemaal.”
Van Chili tot België: een internationale evolutie
Om de aanwezige docenten accountancy-fiscaliteit bij de les te houden, trapte Philippe Kimpe zijn presentatie af met een quizvraag: ‘Welk land introduceerde als eerste elektronische facturatie?’ De antwoorden liepen uiteen, maar het juiste antwoord was verrassend: Chili. “Chili zette in 2002 als eerste land ter wereld de stap naar e-invoicing”, aldus Philippe.
Daarmee werd een beweging ingezet die eerst het Zuid-Amerikaanse continent meevoerde – tegen 2015 was de hele regio aangesloten, met opvallend ook Turkije als eerste Europese speler. In 2020 volgde een versnelling op alle continenten. “Als we naar 2030 kijken, is de verwachting dat het merendeel van de landen wereldwijd mee is. E-invoicing is here to stay.”
EU-strategie: ViDA als kader
De Belgische invoering vanaf 2026 staat niet op zichzelf, maar past in de Europese strategie VAT in the Digital Age (ViDA). Die moet btw-processen harmoniseren, fraude tegengaan en de interne markt versterken. “Het gaat niet alleen om efficiëntie”, zegt de oprichter van Lucy. “Overheden willen hun inkomsten garanderen, en btw is nog altijd de belangrijkste bron van staatsinkomsten. Tegelijk opent dit nieuwe perspectieven voor accountants: zij worden de sleutelspelers die ondernemers door dit Europese kader loodsen en vertalen hoe wetgeving en praktijk in elkaar passen.”
“Tegen 2028 wil België bovendien ‘near real-time e-reporting’ invoeren: een vijfhoeksmodel waarin verkoopfacturen rechtstreeks naar de overheid gaan voor onmiddellijke controle. En tegen 2030 moet ViDA in de hele EU voor een uniform kader zorgen.”
“Studenten en toekomstige accountants moeten leren begrijpen hoe een GEF is opgebouwd. Ondernemers hebben nood aan begeleiding, en wij zijn hun eerste aanspreekpunt. Vanaf 2026 is er geen weg terug.”
België: 720.000 bedrijven moeten nog aansluiten
Het Belgische speelveld is groot: er zijn 1,2 miljoen ondernemingsnummers, waarvan zowat 1 miljoen btw-plichtig. Maar op dit moment is slechts een deel daarvan aangesloten op het Peppol-netwerk. Opnieuw een vraag voor de deelnemers: ‘Hoeveel Belgische bedrijven moeten geïntegreerd worden tegen 1 januari 2026?’. Het juiste antwoord: 780.000.
“Dat is gigantisch,” benadrukte Philippe. “Het toont aan dat er nog enorm veel werk aan de winkel is, en dat softwareleveranciers én accountants hier een belangrijke sturende rol hebben. Vooral accountants kunnen dit moment aangrijpen om hun adviesrol te versterken: wie klanten tijdig en helder begeleidt, wordt meer dan ooit een vertrouwde partner in de digitale transformatie.”
Struikelblokken: onwetendheid en software
Op de vraag wat volgens de aanwezige docenten het grootste struikelblok zal zijn in 2026, kwamen vier antwoorden naar voren: onwetendheid over het thema, softwareproblemen, onwil bij klanten en een gebrek aan begeleiding.
Philippe Kimpe erkende die punten, maar wees opnieuw op de cruciale rol van technologie. “Veel bedrijven factureren nog steeds vanuit Word of Excel. Meer dan de helft gebruikt software die niet compatibel is met Peppol. Dat moet veranderen. Zonder goede tools raken we er niet.”
De overheid voorziet wel een boetesysteem voor wie niet compliant is, maar de Yuki-topman verwacht enige mildheid. “Ik denk dat er een overgangsperiode van één tot twee kwartalen zal komen. Maar vergis je niet: de verplichting staat vast.”
“En ook hier kun je als adviseur een brugfunctie vervullen, namelijk door duidelijk te communiceren over deadlines, risico’s en oplossingen. Zo neem je veel onzekerheid bij ondernemers weg.”
Wat is e-invoicing écht?
Een belangrijke misvatting is dat een pdf in de mailbox een e-factuur zou zijn. “Dat is een digitaal bestand, maar geen gestructureerde factuur”, legde Philippe uit. “Vanaf 2026 is de gestructureerde elektronische factuur (GEF) in XML-formaat de enige fiscaal wettelijke factuur. Pdf verdwijnt op termijn helemaal.”
E-invoicing steunt op drie bouwstenen: wetgeving, een uniforme taal en formaat, en het Peppol-netwerk. Dat laatste fungeert als een digitale postbode. Ondernemingen hebben er een unieke brievenbus met een Peppol-ID, en via beveiligde Access Points worden facturen uitgewisseld. “Zo garanderen we dat facturen enkel bij de juiste ontvanger terechtkomen, en dat fraude wordt uitgesloten.”
Gevolgen voor accountants en ondernemers
De invoering van e-invoicing gaat verder dan louter technische aanpassingen. Accountants nemen nu al een gidsende rol op, en die rol zal nog intensiever worden. “Hoe zorg je dat facturen meteen in de boekhouding van je klanten belanden? Wat gebeurt er als een ondernemer van accountant verandert? Hoe hou je overzicht over verschillende Peppol-flows en Access Points?” Het zijn volgens Philippe vragen waarop accountantskantoren nú een antwoord moeten vinden.
Daarnaast moeten ondernemers beseffen dat hun Peppol-inbox van hen is, niet van hun accountant. “Continuïteit is cruciaal. Bij een overstap van kantoor mag de toegang tot facturen nooit in het gedrang komen.”
Voordelen en kansen
Hoewel de verplichting soms als een last wordt gezien, zijn de voordelen duidelijk. Facturen worden sneller verwerkt, automatisering neemt toe en de foutenmarge daalt. Overheden beperken btw-fraude en witwaspraktijken, terwijl bedrijven kosten besparen. “Eén foutloze XML zegt meer dan honderd slides.”.
Zijn boodschap aan accountants en docenten was helder: begin vandaag. “Studenten en toekomstige accountants moeten leren begrijpen hoe een GEF is opgebouwd. Ondernemers hebben nood aan begeleiding, en wij zijn hun eerste aanspreekpunt. Vanaf 2026 is er geen weg terug.”
