Dat de verplichting op e-invoicing eraan komt, weet je intussen. “En de voordelen zijn zo groot dat je niet tot 2026 moet wachten om ermee te beginnen”, zegt Willem Tack van Exact.
Willem is salesmanager accountancy België, z’n Nederlandse college Kuno Klumpers product line director accounting. Vanuit hun rol komen ze dagelijks in contact met accountants. De werkdruk in de sector is hen dan ook niet onbekend.
No hands accounting
Hoe Exact Online kan helpen om die werkdruk onder controle te houden? “Onze oplossing staat voor no hands accounting”, zegt Willem. “Dat wil zeggen dat we alle repetitieve, handmatige taken automatiseren. Je klanten leveren digitaal facturen en bonnen aan via hun computer of gsm, en die worden meteen aan het juiste boekingsvoorstel gekoppeld.”
“Aanleveren gebeurt in Mijn[Kantoor], een digitale multitool die je kunt personaliseren naar je eigen kantoornaam. Ontbrekend document of een vraag? Met in-context communicatie weet zowel je klant als jijzelf meteen waarover het gaat. Dankzij Exact Online werk je als accountant gemakkelijk samen met je klanten. Zowel aanlevering als korte vragen over en weer – die opgeteld heel tijdrovend kunnen zijn – verlopen veel vlotter.”
“Ondertussen kijken we ook naar terugkerende wekelijkse en maandelijkse taken”, zegt Kuno. “Waar mogelijk gaan we ook die automatiseren. Denk aan het afwerken van een checklist, wat software zoveel beter en sneller kan dan een mens.”
“Erover horen vertellen is niet genoeg, je moet het ervaren. Daar ligt de rol voor de kantoren: vertrouwen opbouwen dat het werkt, dat het niet alleen verandering is maar vooral verbetering.” (Kuno)
Geschikt voor elk kantoor
Exact, zegt Kuno, wil de meest complete softwaresuite voor accountants aanbieden. “Daarnaast staan we open voor integraties met andere tools van zowel accountants als ondernemers. Maximale efficiëntie in de dataverwerking: daar streven we naar.”
“Exact bestaat 40 jaar en nog elke dag proberen we onze software nog slimmer te maken. We hebben fors geïnvesteerd in datascience, machine learning en AI, om de volgende stappen te kunnen zetten in intelligente software.”
Voor welke kantoren Exact het meest geschikt is? “Voor elk kantoor in België”, zegt Willem beslist. “Exact Online heeft voor ieder wat wils. Zo kun je als kleiner kantoor starten met de basisfuncties die je nodig hebt. Groeit je kantoor? Dan groeien onze oplossingen met je mee. Exact Online is bijzonder uitgebreid en hebben we een functie niet in huis, dan bieden we die aan via een koppeling. Op die manier passen we perfect bij alle kantoren, van klein tot groot.”
“Binnenkort lanceren we een nieuwe oplossing voor kantoorbeheer. Het doel: alle activiteiten van je kantoor slimmer en efficiënter organiseren, door ze te centraliseren. Zo kun je bijvoorbeeld anticiperen op piekperiodes, dankzij de analyses die de tool aanbiedt. Die zijn mogelijk omdat we met Exact in de kern zitten van wat je als kantoor doet.”
“Die empathische kant wordt nog belangrijker voor accountants, daar kun je als kantoor het verschil mee maken.” (Willem)
Volledig klaar voor Peppol
Minder dan twee jaar. Zo lang scheidt ons nog van de verplichte e-invoicing tussen bedrijven, die de federale regering oplegt vanaf 1 januari 2026. “Bij Exact zijn we al heel lang overtuigd van digitaal factureren, we zitten ook al lang op Peppol”, zegt Kuno.
“Via Exact Online verstuur en ontvang je e-facturen, worden je retourberichten geregeld en worden je klanten en leveranciers automatisch herkend. Elektronische facturatie biedt ondernemers en accountants heel veel waarde.”
“We zijn als sector al lang aan het proberen om dat sneller geaccepteerd te krijgen, en dat groeit, maar het blijft een kleine minderheid. Als softwareleverancier alleen redden we het niet. De accountants – de vertrouwenspersonen van de ondernemers – zijn de bevoorrechte partners om hen de stap te doen zetten. En ja, de verplichting die eraan komt is een stok achter de deur om ervoor te zorgen dat het nu echt gebeurt.”
Waarom ondernemers en hun accountants e-invoicing tot nog toe vaak hebben uitgesteld? “Als mensen geen problemen ondervinden, gaan ze niet snel overstappen naar iets nieuws”, zegt Kuno. “Jaren hebben we geprobeerd om uit te leggen hoe Peppol precies werkt, technisch dan, met als gevolg dat iedereen het nu heel eng vindt.” (lacht) “We moeten het veel meer over de voordelen voor de gebruiker hebben. Die zijn enorm en zo krijg je mensen mee.”
Verandering én verbetering
“Exact is al sinds 2010 bezig met e-facturatie”, zegt Willem. “Scannen, authenticeren, verifiëren: al die taken die nodig zijn bij een pdf-factuur, vallen weg met e-invoicing. Het is puur verrijken en verwerken. Een enorme tijdwinst. De meerwaarde is zo groot dat we niet tot 2026 moeten wachten. Begin er nu al aan.”
“Vroeger kwamen klanten met hun schoenendoos naar hun accountant. Nu leveren de meesten digitaal aan. Zo’n ingrijpende verandering is dus absoluut haalbaar, als je klanten de voordelen ervan inzien.”
Hoe je dat als accountant doet? Kuno: “Eerste stap is dat je als kantoor zelf gaat factureren via Peppol. Jij doet de nodige ervaring op, je klanten maken kennis met e-invoicing. Ze zien hoe makkelijk dat gaat, en worden getriggerd.”
“Erover horen vertellen is niet genoeg, je moet het ervaren. Daar ligt de rol voor de kantoren: vertrouwen opbouwen dat het werkt, dat het niet alleen verandering is maar vooral verbetering.”
E-invoicing zal het werk van accountants wijzigen, klinkt het bij Exact. “We mogen alleen niet vergeten dat ook in 2026 niet alles via e-invoicing zal verlopen”, zegt Kuno. “In eerste instantie gaat het om binnenlandse facturen tussen bedrijven. Dat zijn een hoop documenten, maar niet allemaal. Zo gaan bonnetjes nog op de ‘oude’ manier verwerkt worden.”
“Dat neemt niet weg dat de impact op kantoren groot wordt. Het gaat een efficiëntieboost teweegbrengen, omdat facturen veel sneller worden verwerkt. En dat is nodig ook, in tijden van krapte.”
Gedaan met analoge tussenstappen
“De huidige manier van werken is achterhaald. Een ondernemer maakt een factuur in een digitaal systeem en verstuurt die in pdf of op papier naar de klant. Papier is analoog, maar een pdf in zekere zin ook, omdat die niet zomaar elektronisch verwerkt kan worden.”
“Vervolgens moet de ontvanger de factuur inscannen en verwerken via een tool, van iets analoogs wordt weer iets digitaals gemaakt, met het risico op omzettingsfouten. Wat we in deze digitale tijden dus nog steeds doen is een digitale factuur – het begin- en eindpunt – via één of meerdere analoge tussenstappen verwerken.”
Verschil maken met empathie
Hebben accountants en hun medewerkers straks nog werk, als e-invoicing en AI gemeengoed zijn geworden?
Kuno: “Mensen vrezen altijd voor hun baan als er nieuwigheden komen, maar ik denk dat er door de digitalisering alleen maar banen bij zijn gekomen. Twintig jaar geleden waren er ook geen app-ontwikkelaars. De accountancy heeft al een hele reeks grondige veranderingen doorgemaakt, en er werken daar nog steeds heel veel mensen.”
E-invoicing zal de rol van accountants en hun medewerkers wel veranderen, zegt Willem. “Als het merendeel van de documenten straks geautomatiseerd en digitaal verwerkt wordt, zal inboeken ingeruild worden voor controleren.”
En misschien nog het allerbelangrijkste: voor nog meer adviesverlening. “Je klanten, de ondernemers, willen nog altijd advies van mensen, niet van robots”, zegt Kuno. “Een accountant die je vertelt hoe je ervoor staat. Die empathische kant wordt nog belangrijker voor accountants, daar kun je als kantoor het verschil mee maken. Dat doe je niet door je dataverwerking, maar wel door je relatie met je klant en door echt te snappen wat je klant doet en die daarbij te helpen.”
Wil je meer weten over de accountancysoftware van Exact? Ga naar exact.be/accountancy.
