Door de verplichte e-facturatie met Peppol moeten accountants hun klanten begeleiden bij de overstap van ‘traditionele’ pdf’s naar gestructureerde e-facturen. Gelukkig zijn er voor accountantskantoren oplossingen beschikbaar om hen hierbij te ondersteunen en die als accelerator werken voor automatisering.
Een nieuwe introductie is het Wingman platform van Lyanthe, onderdeel van de VISMA Groep. Deze leverancier ondersteunt kantoren bij de overstap naar Peppol-facturen, automatiseert de verwerking hiervan en maakt bovendien het hele proces inzichtelijk binnen het kantoor.
Herkenning van e-facturen nog niet foutloos
Betekent deze introductie van Peppol het einde van gescande documenten, foto’s van bonnetjes en de ‘traditionele’ pdf’s? De huidige situatie laat zien dat procentueel gezien een relatief groot aantal e-facturen nu nog niet foutloos zijn. Er zitten nog kinderziektes in, maar dit zal gaandeweg verbeteren. Naast de e-factuur zullen ook de bonnetjes blijven bestaan. Boekhoudkundige logica blijft een essentieel punt voor het uitvoeren van de juiste grootboektoewijzingen, het correct behandelen van btw-aangiftes en het manueel verwerken van uitzonderingen.
WingMan biedt hierbij een uitstekende ondersteuning door alle inkomende facturen en bonnen te verwerken, ongeacht het formaat of het boekhoudpakket. E-facturen die verzonden worden via het Peppol-netwerk worden direct verwerkt. De traditionele facturen worden dankzij OCR-technologie, AI en menselijke validatie (100%) foutloos gedigitaliseerd. Hiermee is de datakwaliteit van beide stromen gelijkwaardig en wordt de basis gelegd voor hoogwaardige automatisering. De verwerker kan ervoor kiezen om deze volledig automatisch te verwerken maar behoudt de controle over het gehele proces; daarbij geholpen door boekingsalgoritmes, functionaliteiten en (zelf-)opgestelde robotregels.
“WingMan verhoogt de nauwkeurigheid van je boekingen maar ook de verwerkingssnelheid. Hiermee leg je als kantoor een betrouwbaar fundament voor een tijdige financiële rapportage.” – Rainier van Vlokhoven, Managing Director bij Lyanthe
Medewerkers verwerken tot 250 facturen per uur
Waar een medewerker met traditionele scan & herken-oplossingen gemiddeld 30 tot 50 facturen per uur verwerkt, haalt WingMan structureel 95 tot 250 facturen per uur. Deze versnelling wordt mogelijk gemaakt door slimme, consistente boekingsvoorstellen en de inzet van Autobook. Met deze functionaliteit bepaalt de dossierbeheerder zelf of facturen volledig automatisch worden geboekt, zonder handmatige tussenkomst.
“We doorbreken niet de menselijke factor, maar wel de menselijke limiet. WingMan neemt repetitief werk over, zodat accountants zich kunnen focussen op waar ze het verschil maken: advies en klantrelaties.” Niels Bakker, Chief Robotics bij Lyanthe
Data als booster van efficiëntie
De grootste winst van WingMan ligt niet alleen in automatisering maar ook in het slim optimaliseren van het hele proces. Uit ervaring én data blijkt dat blijvende efficiëntie een extra boost krijgt door twee factoren: procesoptimalisatie en adoptie door medewerkers.
Daarom biedt Lyanthe met WingMan meer dan alleen een platform voor factuurverwerking. Via het Power BI dashboard krijgt de gebruiker realtime toegang tot data over volumes, verwerkingssnelheid, uitzonderingen en gebruikersgedrag. Hiermee kan de beheerder makkelijker sturen op verbetering – van teamperformance tot doorlooptijden – en ontvangen medewerkers concrete feedback om slimmer te werken.
“Automatisering mét inzicht, zodat je als kantoor niet alleen sneller maar ook slimmer werkt.” – Niels Bakker, Chief Robotics bij Lyanthe
“Die winst in efficiëntie is geen luxe maar een noodzaak in een markt waar personeel schaars is, klanten real time inzicht willen en marges onder druk staan. Daarbij is pre-accounting de plek waar je de automatisering binnen accountancy start. Het gaat om data stromen, wanneer de brondata hoogwaardig wordt verwerkt, heb je daar in het gehele verdere accountancyproces profijt van.” – Rainier van Vlokhoven, Managing Director bij Lyanthe
Een strategisch partner in pre-accounting
Lyanthe is sinds 2012 actief in pre-accounting in België en Nederland en werkt met accountantskantoren die schaalbaarheid en standaardisatie zoeken. Met WingMan levert Lyanthe geen scan & herken-tool maar een oplossing voor kantoren die hun verwerkingsproces structureel willen automatiseren– van pdf tot Peppol, van boekingsvoorstel tot BI-dashboard. Het bedrijf is al vijf jaar erkend Peppol Access Point en ondersteunt klanten bij een migratie naar e-facturatie – in een abonnementsvorm zonder implementatiekosten en/of zonder technische drempels. Ook voor pdf’s en uitzonderingen blijft de verwerking volledig geautomatiseerd, zodat kantoren één consistente werkwijze behouden, ongeacht het factuurformaat en boekhoudpakket.
“Tijdens de onboarding brengen we bovendien onze diepgaande kennis van factuurverwerking en procesoptimalisatie actief in. We helpen elk kantoor om WingMan niet alleen technisch te implementeren, maar ook optimaal in te richten – gericht op maximale automatisering en adoptie vanaf dag één.” – Niels Bakker, Chief Robotics bij Lyanthe
Het prijsmodel is transparant en schaalbaar: een bundel van 25 facturen kost 8 euro per maand per dossier. Factuuraantallen kunnen worden gemiddeld over de dossiers heen. Ook worden pieken automatisch over alle dossiers uitgevlakt – handig tijdens kwartaalafsluitingen of jaarovergangen.
Pre-accounting in het tijdperk van AI
Factuurverwerking heeft de laatste jaren een flinke evolutie doorgemaakt. Generaties lang lag de focus op manueel werk. Daarna is de digitale instroom gekomen, vervolgens ook de scan en herken, hierna geautomatiseerd op basis van vaste regels en configuraties. Vandaag staan we aan de vooravond van een nieuw tijdperk, waarin AI het werk binnen pre-accounting nóg slimmer, sneller en autonomer maakt.
Lyanthe omarmt deze ontwikkeling maar blijft trouw aan het fundamentele principe: technologie moet transparant en beheersbaar blijven. Geen black box maar uitlegbare AI die controleerbaar is voor accountants. WingMan is ontworpen met die toekomst in gedachten: voorbereid op verdere inzet van AI maar altijd onder regie van de gebruiker.
“Als technologiebedrijf worden we enthousiast van nieuwe technologische innovaties. Die gaan snel. Voor ons gaat het er om hoe we technologie voor klanten beschikbaar stellen die echt werkt. Wetende wanneer te automatiseren en wanneer menselijk oordeel van belang is. Waarbij wij deze grens op gecontroleerde wijze telkens verleggen. De accountant moet namelijk altijd in controle blijven.” – Rainier van Vlokhoven, Managing Director bij Lyanthe
Benieuwd hoe jouw kantoor met WingMan schaalbaar en toekomstbestendig wordt?
Plan een demo via: www.lyanthe.com/demo en ervaar het zelf.
