Exclusief op AccountancyVandaag.
Divergent – Universiteit Gent en ITAA werken momenteel aan een traject om accountancykantoren te ondersteunen bij hun digitale transformatie. Het project maakt deel uit van het Arbeidspact van Stad Gent dat meer Gentenaren aan het werk wil krijgen én houden. Centraal staat de vraag hoe zaakvoerders en boekhoudmedewerkers kunnen begeleid worden om succesvol die digitale omslag te maken. De nadruk ligt daarbij op mens en organisatie, niet op bijvoorbeeld softwarekeuze of commerciële strategie. Digitalisering verandert het werk en de kantoororganisatie ingrijpend. Het automatiseren en digitaliseren van accountancyprocessen is een verandertraject dat dan ook een goede voorbereiding en begeleiding vraagt. Daar zet het project op in. Het project richt zich op Gentse kantoren maar na afloop van het onderzoeksproject midden 2023 zijn de resultaten vrij beschikbaar.
Onderstaande vijf tips voor een succesvolle digitale transformatie zijn gebaseerd op literatuur en op interviews met meer dan 30 zaakvoerders, werknemers, softwareleveranciers en dienstverleners:
- Veranderen vraagt tijd. En laat die er nu net niet genoeg zijn in de sector. Daarom zal het zaak zijn om tijd te maken maar ook om het implementatieproces over een ruime periode te spreiden. Doe aan verwachtingsmanagement: digitalisering levert niet meteen tijdswinst op.
- Betrek medewerkers van bij de start. Wacht dus niet tot de softwareleverancier langskomt. Geef voorlopers een actieve rol en werk met een pilootproject. Durf opdrachten te delegeren. Benadruk dat fouten maken mag. Laat ook toe dat medewerkers hun twijfels of weerstanden uiten over digitalisering.
- Benut de kans om boekhoudfuncties meer te differentiëren en op maat te maken van de sterktes van medewerkers wanneer een deel van het uitvoerende werk wegvalt. Er zijn verschillende knopjes om aan te draaien, gaande van meer klantenadvies over inhoudelijke specialisatie, doorgedreven digitale skills inzetten tot meer periodieke opdrachten (rapportages). Klantenadvies bestaat overigens in vele vormen, gaande van gestandaardiseerd (volgens een vast stramien) tot ‘high level’. En tot slot blijft een deel van de uitvoerende en controlerende taken behouden. Op basis van deze mix kan je opdrachten op maat maken.
- Investeer in de ontwikkeling van medewerkers, niet enkel op vlak van hard skills (bv. opvolging van nieuwe regelgeving) maar ook op vlak van soft skills: omgaan met informatie, communicatieve vaardigheden, samenwerken (met partners in een samenwerkingsverband) en time management (in een situatie waarin de klant voortaan 24/7 gegevens kan doorsturen of vragen kan stellen) worden alsmaar belangrijker. En uiteraard horen daar ook de digitale vaardigheden bij. Er zijn verschillende leervormen die kunnen ingezet worden: klassikaal (extern of in house), online, on-the-job, …
- Maak gebruik van jobcoaching om medewerkers individueel te begeleiden bij de uitdagingen die digitalisering met zich meebrengen. Een coach gaat op zoek naar hoe de medewerker op zijn best kan ingezet worden, en zoekt oplossingen voor eventuele hindernissen en drempels die het functioneren kunnen belemmeren. Hij/zij stimuleert het leerproces en vormt de brug tussen medewerker, zaakvoerder en evt. collega’s. In tweede orde kan het ook nodig zijn om de loopbaan van de medewerker ruimer te gaan bekijken.
Meer info?
Divergent – Universiteit Gent, Bram van Baarle, bram.vanbaarle@ugent.be
ITAA, Alexis De Biolley, alexis.debiolley@itaa.be
