Er is één zin die je in vele accountantskantoren wel eens hoort vallen. Bij de koffiemachine, in de directievergadering, of gewoon binnensmonds tijdens het zoveelste “we doen het toch al zo lang zo”-gesprek: “Onze mensen willen dat niet.” “Onze klanten zijn daar niet klaar voor.”
Herkenbaar? Dan ben je niet alleen. Het is misschien wel de meest gehoorde reden om niet te veranderen van software, van werkwijze, van koers. En eerlijk? Het klinkt heel verstandig, zorgzaam zelfs. Je wil je team niet overrompelen. Je wil je klanten niet lastigvallen.
Maar hier zit meteen ook een interessante vraag: is dat vooral zorgzaamheid, of is het toch vooral comfort waar we ons tijdelijk goed bij voelen? Want dat comfort heeft ook een prijskaartje.
Het comfort van “zo doen we het altijd al”
Stel je de collega voor die al vijftien jaar met dezelfde software werkt. Die weet precies welke knop waar zit. Vraag die persoon om over te stappen naar iets nieuws, en je voelt de weerstand meteen opborrelen.
“Ik moet dat allemaal weer leren.” “Waarom veranderen we iets dat werkt?” “Onze klanten begrijpen dat toch niet.”
Volledig menselijk. Niemand houdt van de ongemakkelijke fase tussen “het oude vertrouwde” en “het nieuwe dat nog moet wennen”. Maar hier komt het: de meest ervaren medewerker is niet automatisch de beste adviseur naar de toekomst toe. Wie het meeste boekt volgens de oude methode, is zelden diegene die staat te springen om alles anders te doen. En dat is helemaal oké, zolang je kantoor die stem niet als enige leidraad gebruikt.
Want ondertussen tikt de klok door. Terwijl je wacht tot iedereen “klaar” is voor verandering, halen kantoren om je heen al de winst binnen van automatisatie, van tijdwinst, van meer ruimte voor advies, van je klanten efficiënter vooruithelpen.
“Mijn klanten willen niet veranderen”
Ditzelfde patroon speelt zich af bij klanten. Vooral bij wat minder digitale klanten hoor je vaak: die hebben meer tijd nodig om mee te zijn met nieuwe systemen. En dus houdt het kantoor voorlopig vast aan de vertrouwde, wat tragere manier van werken.
Klinkt logisch. Maar het is wel de moeite waard om af en toe stil te staan bij de vraag: houdt de klant echt vast aan het verleden, of stellen we het daarom zelf uit om nog niet te moeten veranderen?
Want laten we eerlijk zijn: niet elke klant hoeft mee. Als 80% van je klantenportefeuille wél klaar is voor een moderne, efficiëntere aanpak, waarom laat je dan die 20% de agenda bepalen voor het volledige kantoor? Je laat die groep niet vallen, je laat ze gewoon niet het tempo bepalen voor de rest. De klanten die vandaag al mee willen, help je meteen vooruit. De klanten die nog twijfelen, neem je mee in hun eigen ritme, met net dat tikkeltje extra begeleiding.
Zo verlies je niemand, en zet je je kantoor tóch in beweging. Het alternatief? Wachten tot de laatste klant zover is en ondertussen staat je hele portefeuille stil op het tempo van de traagste.
Wat betekent “liever geen onrust” voor jouw kantoor?
Elke keer dat een kantoor voor rust kiest in plaats van voor verandering, lijkt dat een veilige zet. En dat is het soms ook! Maar het loont om even mee te rekenen wat die rust je eigenlijk kan opleveren – of net kan kosten:
- Tijd. Handmatig werk dat automatisatie had kunnen overnemen, blijft op het bordje van je team liggen. Uit het KPI Barometer onderzoek bij 169 Vlaamse accountantskantoren blijkt dat meer dan 1 op 4 kantoren nog altijd minder dan 25% van hun documenten automatisch verwerken binnen de 24 uur.
- Marge. Efficiëntere werkwijzen betekenen vaak meer ruimte voor advieswerk; het werk waarmee je écht groeit, in plaats van tijd te steken in administratieve taken. Maar of je die winst ook echt terugverdient, hangt af van hoe je factureert: bij kantoren die op uurtarief werken, begint de groei af te vlakken zodra de automatisatiegraad boven de 75% komt. Abonnementsmodellen, goed voor 53,8% van de markt volgens het KPI Barometer onderzoek, zetten diezelfde efficiëntiewinst wél makkelijk om in marge en schaalbaarheid.
- Voorsprong. Terwijl jij wacht tot de rust weerkeert, digitaliseert de rest van de markt gewoon door. En elke dag wachten is een dag voorsprong die je aan iemand anders laat. Kantoren met een lage Automatisatie Index groeiden gemiddeld 8,51%, tegenover 10,29% bij de koplopers; een verschil van bijna 2%, elk jaar opnieuw.
Kortom: kiezen voor comfort op de korte termijn kan het op lange termijn net iets moeilijker maken om die extra marge binnen te halen – voor jou, én voor je hele team.
Zo zet je weerstand om in vooruitgang
Het goede nieuws? Weerstand is geen eindpunt. Het is een fase. En kantoren die dat begrijpen, komen sneller aan de overkant.
Wat werkt wél, blijkt uit de praktijk:
1. Start met een kopgroep: Niet iedereen hoeft vanaf dag één overtuigd te zijn. Zoek de collega’s die wél nieuwsgierig zijn, die wél willen proberen. Laat hen de eerste stappen zetten en hun ervaring delen. Positieve verhalen van collega’s geven vertrouwen aan collega’s die eerder argwanend zijn tegenover verandering.
2. Leg het “waarom” op tafel en blijf het herhalen: Mensen verzetten zich niet tegen verandering. Ze verzetten zich tegen verandering die ze niet begrijpen. Toon concreet wat er beter wordt: minder repetitief werk, minder piekbelasting in drukke periodes, meer tijd voor het advieswerk waar medewerkers zelf ook energie van krijgen.
3. Neem zelf het voortouw: Op een bepaald moment mag je als bestuur de eerste stap zetten. Niet autoritair, maar met overtuiging. Veel kantoren die goed op weg zijn, wachten niet tot iedereen volledig mee is, ze zetten de koers uit en nemen hun team stap voor stap mee.
Jouw kantoor, jouw koers
Weerstand voelen is menselijk. Rekening houden met je team en je klanten is zelfs heel verstandig. Maar er is een verschil tussen rekening houden met iets, en je hele strategie daar volledig door laten bepalen.
Het beste cadeau dat je je kantoor kan geven, is een toekomst waarin je team meer tijd overhoudt voor het werk dat er echt toe doet, en waarin klanten een accountant treffen die niet worstelt met achterhaalde tools, maar meedenkt als een echte sparringpartner.
