Een geschenk geven kan een slimme manier zijn om werknemers te belonen of zakelijke relaties te versterken. Toch mag je cadeaucheques en relatiegeschenken niet op één hoop gooien. Ze richten zich elk tot een andere doelgroep en vallen onder een verschillend wettelijk en fiscaal kader. “Voor accountants is het belangrijk om dat onderscheid van bij de start scherp te houden”, zegt Sofie Van Haele, B2B Marketing Manager bij Pluxee.
Eerst de juiste doelgroep bepalen
Wie over geschenken spreekt, denkt al snel aan één product dat voor iedereen inzetbaar is. Maar zo eenvoudig is het niet. Een cadeaucheque is bedoeld voor werknemers en maakt deel uit van een flexibel verloningsbeleid. Een relatiegeschenk richt zich daarentegen tot externe relaties, zoals klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten.
“Dat onderscheid is essentieel”, benadrukt Sofie Van Haele. “De fiscale en wettelijke spelregels verschillen. Als accountant doe je er dus goed aan om eerst te bekijken voor wie het geschenk bestemd is en pas daarna naar de concrete behandeling te kijken.”
De aandachtspunten bij relatiegeschenken
Bij relatiegeschenken spelen onder meer de grenzen van 50 en 250 euro een rol. Hoe zit dit precies?
“Onder bepaalde voorwaarden kun je als onderneming de btw terugvorderen wanneer de waarde van het relatiegeschenk niet meer dan 50 euro bedraagt”, aldus Sofie. “Bij giftcards is er bovendien een bijzonder aandachtspunt: hier is geen btw van toepassing op het moment van aankoop of uitreiking van de kaart. De btw wordt geheven wanneer de ontvanger de kaart daadwerkelijk besteedt.”
“Ook fiscaal is de waarde van het relatiegeschenk belangrijk. Onder 250 euro is een relatiegeschenk voor 50 procent fiscaal aftrekbaar voor de werkgever. Bij bedragen boven 250 euro kan een fiscale fiche vereist zijn, waardoor de ontvanger mogelijk belast wordt. Precies daarom is een goede administratie zo belangrijk. De onderneming moet kunnen aantonen aan wie een kaart werd gegeven, voor welk bedrag en waarom de uitgave zakelijk verantwoord is. En vooral: de anonimiteit van een kaart betekent niet dat de administratie achterwege kan blijven.
Ook wanneer geen rijksregisternummer of persoonlijke werknemersgegevens nodig zijn, moet de boekhouding de zakelijke context van de uitgave kunnen verantwoorden.”
En wat met geschenken in het buitenland?
Een extra aandachtspunt is de situatie waarin een relatiegeschenk in het buitenland wordt uitgereikt. Sofie Van Haele: “De fiscale behandeling kan in bepaalde omstandigheden verschillen, maar de zakelijke context moet dan duidelijk aantoonbaar zijn. Een onderneming die klanten uitnodigt voor een fabriekbezoek in Frankrijk of Duitsland bevindt zich bijvoorbeeld in een andere situatie dan iemand die louter recreatief de grens oversteekt. De onderneming moet kunnen motiveren waarom de reis zakelijk relevant was en waarom het geschenk in dat kader werd gegeven.”
“Voor de accountant betekent dit opnieuw: documenteren. Een correcte motivering en een degelijk dossier zijn geen overbodige luxe.”
Van champagne naar keuzevrijheid
Traditionele relatiegeschenken, zoals champagne, alcohol of chocolade, zijn bovendien minder vanzelfsprekend geworden. Niet iedereen drinkt alcohol, heeft dezelfde smaak of wil een bepaald product ontvangen.
Daarom winnen multi-inzetbare giftcards volgens Sofie aan belang. De ontvanger kan zelf kiezen waaraan hij of zij het bedrag besteedt: van kleding en parfum tot doe-het-zelf- of tuinartikelen.
Een geschenk vraagt ook om een adviesgesprek
Voor accountants is de boodschap duidelijk:
een geschenk is nooit zomaar een geschenk. De vraag of het om een werknemer dan wel een externe relatie gaat, bepaalt mee welk kader van toepassing is.
“Door klanten vooraf de juiste vragen te stellen, kun je als fiscaal adviseur onaangename verrassingen helpen voorkomen”, besluit Sofie. Ze denkt hierbij aan de volgende vragen:
- Wie ontvangt het geschenk?
- Wat is de waarde?
- Wat is het zakelijke doel?
- Welke administratie wordt bijgehouden?
- Zijn er specifieke btw- of fiscale aandachtspunten?
“Wie vooraf goed structureert, voorkomt achteraf discussies. En precies daar kun je voor jouw klant een belangrijke meerwaarde bieden.”
