Sinds vorige week worden berichten van MyMinfin rechtstreeks afgeleverd in de e-Box Enterprise van ondernemingen. De integratie brengt meer efficiëntie: snellere toegang tot de communicatie van MyMinfin. Tegelijk wordt gevoelige financiële informatie zichtbaar voor iedereen met toegang tot de e-Box van een onderneming.
Tot voor kort ontvingen ondernemers in hun e-Box Enterprise enkel een melding dat er een nieuw MyMinfin-document klaarstond. Om dat te raadplegen moesten ze nog eens inloggen op MyMinfin zelf. Vanaf nu worden de berichten integraal in de e-Box Enterprise weergegeven. ‘Dit is een duidelijke efficiëntiewinst die ook een risico met zich meebrengt’, waarschuwt expert Tomas Van Look, oprichter van Boxflow. ‘Ondernemingen met gedelegeerde toegangsrechten controleren best of die nog correct en up-to-date zijn.’
Toegangsrechten controleren is cruciaal
Door de integratie zijn documenten die vroeger afgeschermd waren binnen MyMinfin, nu toegankelijk voor alle medewerkers met e-Box-toegang. Het gaat onder meer om aanmaningen en betalingsherinneringen, administratieve boetes, btw-aangiftes met gedetailleerde bedragen, rekeningoverzichten en voorafbetalingen, documenten rond uitvoerende beslagen…
‘In de praktijk zien we dat toegangsrechten vaak heel ruim zijn ingesteld of dat ex-medewerkers nog steeds toegang hebben’, aldus Van Look. ‘Dit is hét moment voor ondernemingen om na te gaan wie vandaag toegang heeft tot hun e-Box Enterprise.’
Bedrijven doen er goed aan om hun gebruikers en rechten te controleren via het platform van de sociale zekerheid. Door kritisch na te kijken wie welke communicatie kan raadplegen, vermijd je dat gevoelige financiële informatie onbedoeld intern circuleert.
Automatische distributie als veilig alternatief
Voor ondernemingen die veel overheidscommunicatie ontvangen, bestaan er oplossingen die e-Box-berichten automatisch ophalen en slim verdelen binnen de organisatie.
Zo synchroniseert het platform Boxflow, opgericht in 2025, automatisch alle e-Box- en MyMinfin-berichten van een onderneming – ook als er meerdere vennootschappen zijn – en brengt ze samen op één centraal platform. Van daaruit worden ze automatisch doorgestuurd naar de juiste afdeling, gebruiker, mailbox, of zelfs gekoppeld aan een systeem als SharePoint of Google Drive. Voor kleine organisaties is het systeem bovendien volledig gratis.
‘Met Boxflow kan je per type communicatie bepalen wie toegang krijgt, is meteen duidelijk wie verantwoordelijk is voor de opvolging, en blijft alles overzichtelijk’, licht Van Look toe. ‘Op die manier combineer je de efficiëntiewinst van de nieuwe integratie met controle en dataveiligheid.’
Let op voor onvolledige berichtstromen
‘We stellen ook vast dat op dit moment nog niet alle types MyMinfin-berichten consequent in de e-Box Enterprise toekomen. En omdat MyMinfin geen aparte notificaties meer verstuurt, kan dat kan ertoe leiden dat sommige berichten ontbreken in de e-Box en niet gelezen worden. Ondernemingen die hun processen al volledig op e-Box willen afstemmen, moeten hier dus rekening mee houden’, verwittigt Van Look nog.
