Melissa Janssen van Finvision verwacht dat AI de accountancy radicaal zal veranderen. “Zelf gegevens ingeven verdwijnt. Een kritische blik op basis van kennis en expertise, samen met inzicht in de business van de klant: dat wordt onze belangrijkste skill.”
Melissa is kwaliteitsverantwoordelijke bij Finvision, een functie die nog niet bij veel accountancykantoren bestaat. “Ik werk procedures uit, hou de deadlines in het oog, toets het werk van m’n collega’s aan onze kwaliteitsnormen en organiseer opleidingen.”
“Gegevens ingeven: dat verdwijnt volledig. We gaan in één oogopslag moeten kunnen zeggen: wat ik voor me zie, is dat correct of niet. En dus moeten we nu al onze jonge mensen daarin trainen, zodat ze klaar zijn wanneer de software daar is.”
Innovatiewerkgroep
Accountancy vormt de grootste afdeling, maar Finvision biedt ondernemingen ook onder meer outsourcing aan van financiële profielen, tax & legal, externe audit, IFRS, consolidatie, controlling & performance management, credit management, en transaction advisory services. Finvision heeft zeven kantoren verspreid over heel Vlaanderen en Brussel. Melissa ondersteunt vanuit Hasselt alle vestigingen. In totaal zijn er meer dan 200 Finvisioners aan de slag.
Een breed aanbod aan diensten en een grote organisatie met verschillende vestigingen. Hoe belangrijk is digitalisering voor Finvision? “Essentieel”, zegt Melissa. “We hebben een innovatiewerkgroep met collega’s uit alle afdelingen die de software-evoluties opvolgen. Voor accountancy houd ik dat in de gaten via nieuwsbrieven, LinkedIn, congressen, enzovoort.”
Een tool die Finvision al een hele tijd in huis heeft – “nog van voor mijn tijd”, lacht Melissa – is Silverfin. “We hadden al Caseware voor audit en zochten een gelijkaardige rapporteringstool voor onze accountants. Silverfin is niet zomaar marktleider: het is het enige platform dat zo’n vlotte manier van werken biedt, met uitstekende synchronisatie, heel praktisch en gebruiksvriendelijk.”
“Wanneer ik thuiswerk hoef ik geen 20 mappen meer mee naar huis te sleuren: alles zit in Silverfin.”
Interne documentering
“Ik herinner me nog de kaften met documenten in voor de jaarafsluiting. Voor mij is Silverfin die classeur, maar dan digitaal. Wanneer ik thuiswerk hoef ik geen 20 mappen meer mee naar huis te sleuren: alles zit in Silverfin. Wij boeken vooral met Exact Online, en alle factuur-pdf’s komen mooi in Silverfin, het grootboek is makkelijk raadpleegbaar, en je kunt de nodige detaillering toevoegen. Dat laatste vind ik als kwaliteitsverantwoordelijke bijzonder belangrijk.”
Waarom? “Als morgen iemand ziek valt, kan een collega meteen inpikken. Of neem een controle. Heb je de interne notities gebruikt om je boekingen en adviezen goed te documenteren, dan roep je zo je redenering weer op. Heel nuttig, zelf weet ik al niet meer wat ik vorige week heb gegeten, laat staan iets van jaren geleden.” (lacht)
“Jonge mensen verwachten dat je als kantoor de hedendaagse tools in huis hebt. Als je hen vandaag repetitieve taken geeft zoals manueel bankafschriften inboeken, strubbelen ze tegen. Ze willen vooruit. Saaie taken zijn voor de computer. Als je als kantoor niet mee bent, haken jonge mensen af, repetitief werk geeft hen geen voldoening.”
Standaardnormen
“Of misschien is je collega die inboekte niet meer in dienst: ook dan win je veel tijd als alles van het dossier correct gedocumenteerd is in Silverfin. Dat check ik ook, tijdens kwaliteitsaudits. Binnen Finvision hebben we standaardnormen voor documentatie.”
Recent kwam ook de Silverfin Assistant aan boord bij Finvision. De AI-tool die checkt op anomalieën, fouten en kansen. Het gebruik ervan sluit nauw aan bij de drie rollen die bij Finvision aan een dossier werken.
“Juniors hebben nog veel begeleiding nodig”, zegt Melissa. “Op basis van de checks door de Silverfin Assistant zet de dossierverantwoordelijke to do’s voor hen klaar. Bijvoorbeeld welke te ontvangen facturen nog moeten worden geboekt. Belangrijk is dat de junior bijleert van de uitleg die de Silverfin Assistant geeft. Jonge mensen willen groeien en een van de doelen die we hen voorstellen, is dat ze geen opmerkingen meer krijgen van de Silverfin Assistant. Is dat zo, dan kunnen ze het bij wijze van spreken helemaal zelf.” (lacht)
“De tool haalt er menselijke fouten en vergetelheden uit, en heeft het potentieel om jongere medewerkers op te leiden en te begeleiden.”
Repetitief? Jongeren haken af
Jonge mensen verwachten dat je als kantoor de hedendaagse tools in huis hebt. “Als je hen vandaag repetitieve taken geeft zoals manueel bankafschriften inboeken, strubbelen ze tegen. Ze willen vooruit. Saaie taken zijn voor de computer. Als je als kantoor niet mee bent, haken jonge mensen af, repetitief werk geeft hen geen voldoening.”
“In hun privéleven zijn ze constant bezig met ChatGPT, voor hun loopschema of een dieet. Dan willen ze ook op hun werk AI gebruiken. En ze hebben gelijk: innovatie moeten we stimuleren. In onze werkgroep rond nieuwe tools zitten bewust ook enkele juniors. Een meerwaarde.”
Medewerkers met al wat meer ervaring gebruiken de Silverfin Assistant als een soort takenlijst, zegt Melissa. “Die hebben geen opgelegde to do’s nodig maar checken zelf wat ze misschien uit het oog zijn verloren. En de senior accountants – de dossierverantwoordelijken – zetten de Silverfin Assistant in als tweedelijnscontrole.”
‘Hier is het, gebruik het’: dat werkt niet. Je moet mensen blijven ondersteunen.”
Dubbele controle
“Het dossier is voorbereid en idealiter zitten daar geen fouten meer in, maar een mens blijft een mens. De Silverfin Assistant werkt dan als dubbele controle: de dossierverantwoordelijke heeft op basis van kennis en ervaring het dossier gecontroleerd, en daarna laten we er de AI van de Silverfin Assistant nog eens op los.”
Op elk dossier werken dus minstens twee mensen: de junior of senior medewerker en de dossierverantwoordelijke. En elk dossier gaat ook twee keer door de virtuele handen van de Silverfin Assistant: bij de start en de afsluit ervan.
Wat de doorslag gaf om voor de Silverfin Assistant te kiezen? “Hij verhoogt de kwaliteit van ons werk”, zegt Melissa. “De tool haalt er menselijke fouten en vergetelheden uit, en heeft het potentieel om jongere medewerkers op te leiden en te begeleiden. Om hun kritische ingesteldheid te versterken. Klopt het wel wat de computer voorstelt? Begrijp ik wat er hier staat?”
Jongeren vandaag klaarstomen
Die kritische blik, zegt Melissa, wordt op termijn de belangrijkste skill van een accountant. “Gegevens ingeven: dat verdwijnt volledig. We gaan in één oogopslag moeten kunnen zeggen: wat ik voor me zie, is dat correct of niet. En dus moeten we nu al onze jonge mensen daarin trainen, zodat ze klaar zijn wanneer de software daar is.”
Lang zal dat niet meer duren, denkt Melissa. “De digitale brievenbus van Exact Online doet zelf voorstellen om te boeken, met een groene, oranje of rode bol. Zeker als e-invoicing straks verplicht is gaan heel veel facturen automatisch geboekt worden. Als accountant zal je dan maandelijks naar de resultatenrekening kijken en checken of alles goed verwerkt is.”
Silverfin wordt door elke accountancymedewerker van Finvision gebruikt. Heel wat mensen dus die opgeleid moeten worden. Hoe pakt Melissa dat aan? “We werken met key users, die we eerst klaarstomen. Eens die met de tool vertrouwd zijn, krijgen alle gebruikers een opleiding, meestal via Teams, soms in persoon. Zo houden we in november twee volle dagen opleiding.”
“Starters leren Silverfin met een oefendossier. Als ze dan eens verkeerd klikken is dat geen probleem. Zo leren ze de tool in geen tijd kennen. Wie doorheen het jaar vragen heeft kan altijd bij de key users in elk kantoor terecht, of bij mij. Met de key users komen we elke twee maanden online samen om vragen en issues te bespreken.”
Verschillende snelheden: geen probleem
Of collega’s snel vertrouwd zijn met de Silverfin Assistant en andere nieuwigheden? Melissa: “Je hebt mensen die IT-minded zijn, en anderen. Dat is helemaal niet erg. Ook wie liever eerst de kat uit de boom kijkt, komt er op termijn wel. Het heeft geen zin om iedereen even hard te doen lopen.”
“Minstens een keer per maand krijgt iedereen tips & tricks over onze meestgebruikte tools. Vaak op basis van vragen van collega’s. Alles samen steken we heel veel tijd en aandacht in opleiding en begeleiding. ‘Hier is het, gebruik het’: dat werkt niet. Je moet mensen blijven ondersteunen.”
