Als burgerlijk ingenieur was Philippe Vanovenberghe niet meteen voorbestemd om in de voetsporen van z’n vader te treden, de oprichter van het Gentse accountancykantoor Intal. “Na m’n studies ben ik begonnen bij een projectontwikkelaar, maar vond daar m’n draai niet”, zegt Philippe.
“In de bouw was ik al zelfstandige en tegelijk studeerde ik boekhouden, in de eerste plaats om m’n eigen cijfers te begrijpen. Het bleek me echter te liggen en twee jaar geleden ben ik gestart bij m’n vader. Intussen ging ik ook vakken volgen van de opleiding accountancy-fiscaliteit aan de Hogeschool Gent en binnenkort start m’n ITAA-stage.”
Van ingenieur naar accountant, een grote stap? “Er zijn wel raakvlakken”, zegt Philippe. “Het analytische, en hoe je creatief met getallen naar deskundige oplossingen kunt zoeken.”
Toegankelijk kantoor
Toen Philippe begon waren ze bij Intal met 4, vandaag zijn dat er 10. “We hebben nog geen website, omdat we eigenlijk nog nooit reclame nodig hebben gehad om aan klanten te raken.”
“Wie die klanten zijn? Familiale kmo’s, managementvennootschappen, holdings, vrije beroepen en patrimoniumvennootschappen. Ook enkele operationele vennootschappen, maar niet zo veel. En een paar internationale bedrijven. Mijn vader heeft een auditverleden en was CFO van een beursgenoteerd bedrijf: dat speelt een rol in onze expertise en ons klantenbestand.”
“De sterkte van ons kantoor is dat we zeer toegankelijk zijn. Op een vraag krijg je binnen de 24 uur, ten hoogste 48 uur een antwoord. Bij complexe vragen doen we soms een beroep op externe expertise, bijvoorbeeld een btw-expert of een jurist uit ons netwerk.”
Toen Philippe begon waren ze bij Intal met 4, vandaag zijn dat er 10
Prima helpdesk van Admisol
Qua software rekent Intal op Admisol. “Daarmee verwerken we het overgrote deel van onze dossiers”, legt Philippe uit. “Een deel van onze klanten werkt daar zelf ook in.”
“Het digitaliseren van documenten gaat vlot in Admisol, de boeking staat naast de factuur, en met OCR winnen we tijd. We kunnen CODA’s gebruiken, SODA’s, noem maar op. En niet onbelangrijk: Admisol heeft een uitstekende helpdesk die altijd bereikbaar is.”
Of Philippe Sumrise (stopgezet) kent, de nieuwe facturatietool van Admisol die helemaal Peppol-ready is? “Ja, Alexander Baeyens van Admisol heeft ons de mogelijkheden ervan uit de doeken gedaan. Waar de meerwaarde voor ons zit? Ik denk vooral aan Peppol, straks heeft elke klant een platform nodig dat z’n facturen via Peppol kan versturen.”
“Voor wie nog niet digitaal werkt, wordt Peppol toch een beetje het mes op de keel om dat toch te gaan doen. Dankzij de Peppol-inbox gaan wij minder vaak achter klanten moeten aanzitten om facturen aan te leveren. Die zullen straks via de inbox automatisch naar ons boekhoudprogramma doorstromen. Andere troef is dat de facturen meteen in het juiste formaat in Admisol gaan komen, wat het inboeken efficiënter maakt.”
Ondernemers naar juiste tools sturen
“In de overstap naar e-invoicing hebben wij als accountant een belangrijke rol. Het is aan ons om onze klanten bewust te maken en hen de juiste oplossingen voor te stellen. Tegen wie z’n facturen nu nog opmaakt in Word of Excel moeten we straks kunnen zeggen: met software X of Y kun je e-facturen maken en doorsturen naar Peppol. Sumrise (stopgezet) lijkt me alvast een betaalbare en eenvoudige tool voor de ondernemer.”
“Ook onze tijdsregistratie en eigen facturatie doen we via Admisol. We gaan wel een intern beheersysteem in huis halen om alles op te volgen: bijhouden van opdrachtbrieven, antiwitwas, informatie over onze klanten, enzovoort.”
Tot nog toe gebruikt Intal geen tool à la Silverfin. “We hebben een eigen systeem, op basis van Excel. Het voordeel is dat we daar veel vrijheid in hebben. Dat levert kwalitatieve fiscale sets op, interne jaarrekeningen zeg maar. Sommige kantoren pakken uit met indrukwekkende jaarrekeningen maar gaan vaak over-informeren. In de onze staat wat er moet in staan, en niet meer. De jaarrekening die wordt gepubliceerd maken we op in First van Larcier-Intersentia.”
Voor een kleiner kantoor als Intal weegt de softwarekost wel serieus door. “Admisol heeft het voordeel dat de licentiekost per dossier wordt berekend. Wij factureren die kost 1-op-1 door naar de klant.”
Waarden behouden als kantoor
Als je ziet welke verplichtingen er allemaal zijn bijgekomen voor accountants de laatste jaren …
Of Philippe ambitie heeft om het kantoor over te nemen? “Voorlopig is dat niet aan de orde, maar uiteraard heb ik wel een zekere ambitie in die richting. M’n vader wil nog zeker tien jaar voortdoen, en ik ben heel blij dat hij er is. Of we ooit willen fuseren, overnemen of overgenomen worden? Ook dat is niet aan de orde. We groeien organisch en doen graag ons eigen ding. Na een fusie of overname is het moeilijker om je waarden te behouden.”
“Dat we de voorbije jaren gegroeid zijn, komt ook omdat onze klanten groeien, en we hen daarin verder willen ondersteunen. Daarnaast speelt de wet- en regelgeving een belangrijke rol. Als je ziet welke verplichtingen er allemaal zijn bijgekomen voor accountants de laatste jaren … Je moet dat kunnen blijven bolwerken. Met een kleiner team is die uitbreidende wetgeving steeds uitdagender.”
De groei van Intal leverde ook verhuisplannen op. “Eind december zijn we verhuisd naar een nieuw kantoor nabij de Sterre in Gent. Met meer ruimte en comfort voor onze medewerkers, een extra vergaderzaal, en een ontspanningsruimte.”
