22/01/2025

In vier stappen klaar voor e-invoicing

De verplichte deadline van 1 januari 2026 nadert met rasse schreden.  Als accountant kan – en moet – jij in deze transitie een cruciale rol spelen. 

Het is namelijk belangrijk dat jij je klanten ondersteunt in de implementatie van e-invoicing, dat je hen stapsgewijs begeleidt doorheen dit proces en dat je hen helpt om deze overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hoe je dat doet? Dat ontdek je in deze blog van Wolters Kluwer. Onderaan vind je ook een link naar een handige checklist .

De enorme impact van e-invoicing

België staat aan de vooravond van een historische verandering. De impact van e-invoicing valt niet te onderschatten. Het gaat hier immers om een digitale revolutie die voor alle Belgische ondernemingen, groot én klein, geldt – een momentum dat jou als accountant een unieke kans biedt om je klanten proactief bij de hand te nemen door deze transitie.

Naar analogie met eerdere grootschalige veranderingen, zoals de implementatie van de euro in 1999, is een vroege voorbereiding met een duidelijk actieplan nodig. Een solide preparatie kan namelijk het verschil maken tussen een soepele transitie of last-minute paniek. En jij als accountant speelt hier een actieve rol in, als gids van je ondernemers.

Meer dan een miljoen Belgische bedrijven moeten de overstap naar e-invoicing nog maken.

De nood aan een duidelijk actieplan

De cijfers spreken voor zich: meer dan een miljoen Belgische bedrijven moeten de overstap naar e-invoicing nog maken. Met andere woorden, slechts een slordige 100.000 zitten reeds op Peppol. Om de bedrijfswereld klaar te stomen voor de finale deadline van 1 januari 2026 moet er dus nog heel wat werk verzet worden.

Toch missen heel wat organisaties een ‘sense of urgency’. Als accountant heb je daarom een unieke kans om je positie als sparringpartner en expert te versterken. En om de digitale toekomst mee vorm te geven! Je kan je klanten namelijk proactief gaan begeleiden in hun omarming van e-invoicing, aan de hand van onderstaande fases:

Stap 1: analyseer de huidige facturatieprocessen van je klanten

Voordat je de overstap naar e-invoicing kan maken, is het essentieel om eerst de huidige facturatieprocessen van je klanten te evalueren. Door inzicht te krijgen in hun huidige aanpak, kan je makkelijker de specifieke voordelen en verbeteringen van e-invoicing aankaarten.

Bovendien helpt een grondige analyse om eventuele knelpunten of obstakels te identificeren. Door deze uitdagingen vroegtijdig in kaart te brengen, kan je hen gericht adviseren over welke aanpassingen, features of software nodig zijn om probleemloos over te stappen naar e-invoicing.

Stap 2: informeer je klanten over het belang van e-invoicing

De eerste stap naar een succesvolle implementatie van e-invoicing is bewustwording. En daar knelt soms al het schoentje. Veel ondernemers weten immers nog steeds niet goed wat e-invoicing inhoudt of waarom het belangrijk is. Als accountant ben jij de ideale persoon om hen hierover te informeren.

Door je klanten te wijzen op de voordelen, zoals lagere administratieve kosten, betere cashflow en minder kans op betalingsfouten, help je hen in te zien waarom ze deze stap moeten nemen. Benadruk ook de urgentie en belicht het verplichte karakter van e-invoicing, zodat ze volledig mee zijn in het verhaal.

Benadruk ook de urgentie en belicht het verplichte karakter van e-invoicing

Stap 3: open de dialoog en reik een geschikte oplossing aan

Elke onderneming is anders – en als accountant heb jij daar een goed zicht op. Door het gesprek aan te gaan met je ondernemers, kan je niet alleen eventuele zorgen of onduidelijkheden wegnemen, maar ook samen met hen op zoek gaan naar de meest geschikte softwaretoepassing voor hun specifieke situatie.  

Daarnaast is het ook zo dat niet alle ondernemers dezelfde digitale geletterdheid genieten. Sommigen zullen nood hebben aan extra informatie, terwijl anderen het liefst zo snel mogelijk met e-invoicing aan de slag gaan. Zorg dat je bij beide groepen, de ‘early adopters’ en de ‘laggards’, inspeelt op hun noden.

Stap 4: train en begeleid je klanten tijdens de implementatie

Als laatste fase is het tijd voor de implementatie. Dit is vaak het punt waarop ondernemers begeleiding kunnen gebruiken. Stel een concreet plan van aanpak op, inclusief tijdslijnen, to-do’s en verplichtingen. Zo maak je de implementatie tastbaar en heeft je ondernemer iets om op terug te vallen.

Daarnaast is training essentieel. Zorg ervoor dat je klant volledig op de hoogte is van de nieuwe processen en systemen. Een korte training of workshop kan hierbij al een groot verschil maken. Zo voorkom je problemen en zorg je dat je klant de software zo optimaal mogelijk gebruikt. 

E-invoicing: een win-win voor beide partijen

E-invoicing biedt niet alleen heel wat pluspunten voor je klanten. Het versterkt en optimaliseert ook de efficiëntie van jouw eigen werkzaamheden als accountant. Door je klanten vakkundig te begeleiden en stap voor stap mee te nemen, kan je hen klaarstomen voor de voordelen van e-invoicing, de naderende wetgeving en de toekomst van morgen.

Download de handige checklist en zet vandaag nog de eerste stappen naar e-invoicing!

Mis niets

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Mis niets! Schrijf je nu in voor de wekelijkse update over accountancy.

Volg ons op LinkedIn

— MAGAZINE

Gratis vakmagazine, voor de Belgische accountant

Lees ook...

"Accountants nemen almaar meer de rol van innovator op zich”

Tijdens de eerste Franstalige Fast Forward die in Louvain-la-Neuve plaatsvond, werd duidelijk dat artificiële intelligen...

Ondernemers zijn klanten voor de Zwitserse fiscus

AccountancyVandaaag start een reeks over zakendoen in Zwitserland, samen met curaVer, het kantoor van de Vlaming Patrick...

Welke impact heeft het federale regeerakkoord op spaarders en beleggers?

De regering-De Wever I introduceert een nieuwe meerwaardebelasting en andere financiële hervormingen die een impact hebb...

“‘Aandacht’ wordt het woord van de toekomst” - Bart Huybrechts (HB Accountants)

In 2009 stampte Bart Huybrechts HB Accountants uit de grond. Hoewel hij oorspronkelijk alleen wilde blijven werken, telt...

Welke btw-maatregelen moet je onthouden uit het federale regeerakkoord?

In het uitgebreide fiscale luik van het federale regeerakkoord 2025-2029 staan er heel wat btw-maatregelen op de plannin...

"Regering wil vereenvoudigingen doorvoeren" Hein Vandelanotte (ITAA) over regeerakkoord

Dorien Leyers van AccountancyVandaag sprak met Hein Vandelanotte, board member van ITAA, over de mogelijke impact van he...

Een communicatiestrategie zonder sociale media? Ondenkbaar!

Wil je in jouw accountantskantoor een doelgerichte en wervende communicatiestrategie uitrollen? Dan zijn sociale media e...

De belangrijkste fiscale maatregelen uit het federale regeerakkoord

Op 3 februari 2025 legde de federale regering De Wever I de eed af. Het regeerakkoord bevat diverse fiscale maatregelen ...

Als juniors alleen facturen mogen boeken, vertrekken ze weer

Het centrale probleem van alle accountantskantoren in België is de stijgende werkdruk door een tekort aan medewerkers en...

Omgaan met stress en werkdruk: hoe je als accountant de juiste balans vindt

In een blog van Wolters Kluwer geeft Elien Landuyt tips voor accountants die te lijden hebben onder de stress.  Goochele...

Hoe speel je als accountant een rol in de groei van startende kmo's en scale-ups?

In een almaar dynamischere economie speelt de accountant een cruciale rol bij het ondersteunen van startende en groeiend...

Regeerakkoord: einde van de klantenlisting in zicht

In het regeerakkoord van De Wever I staat de intentie om near real-time reporting in te voeren vanaf 2028. Dat leidt ook...

Waar ben je naar op zoek?

Vind snel en eenvoudig het laatste nieuws, informatieve blogs, interessante pagina’s en boeiende evenementen.