De elektronische B2B-factuur wordt verplicht vanaf 2026, dat weten we. Maar wat doen accountantskantoren over het hele land vandaag al om die overstap naar e-facturatie zo vlot mogelijk te faciliteren? Met die vraag gingen we in gesprek met A&B Partners Waregem. Een team van negen collega’s dat nog heel wat papieren dossiers ontvangt, maar de overgang sterk wil inzetten.
“Het start met bewustwording over digitaal aanleveren”, steekt Dimitri Denys, bestuurder van A&B Partners Waregem, in Waregem. “Wanneer we klanten zien met hun documenten voor de btw-aangifte, benadrukken we altijd dat digitaal doorsturen een pak gemakkelijker geworden is. Opgelet, we gaan nog niemand verplichten om digitaal door te sturen, maar we raden het wel aan.”
Een andere manier om het onderwerp te doen leven onder de klanten, is met behulp van infosessies. “In december 2023 kwamen er maar liefst 130 klanten een infosessie meevolgen op ons kantoor waar een expert van Octopus, ons boekhoudprogramma, kwam toelichten hoe digitaal aanleveren het leven van de klant vergemakkelijkt, de samenwerking met de accountant verbetert en je voorbereidt op de e-facturatie verplichting in 2026. Héél leerrijk en een sterke opkomst!”
“Het start met bewustwording over digitaal aanleveren.”
Geen e-mailadres of online banking
Voor klanten die al hun facturen en bonnetjes nog fysiek langsbrengen moet zo’n infosessie toch een hoop vragen opwerpen, verwachten we. “Nee hoor, de meeste mensen waren goed mee. Sommigen zijn er meteen mee aan de slag gegaan. Ik merk wel, 2026 kan nog erg ver weg voelen. Ze kunnen wel allemaal een Peppol-inbox activeren via Octopus, dus digitale facturen ontvangen kan al. En Octopus heeft ook aangeraden klanten rechtstreeks contact te laten opnemen met hun vragen. Maar in de praktijk blijven wij wel eerstelijnsbijstand.”
“Maar de oudere klanten willen niet altijd aanpassen. Sommigen hebben niet eens een e-mailadres, smartphone of online banking app. Die zien het echt niet zitten en gaan dus de vraag stellen of wij hun Peppol facturen niet willen opmaken en versturen. Ook horen we wel eens dat het vooral aanvoelt als extra controle door de overheid (lacht).”
“Maar de oudere klanten willen niet altijd aanpassen.”
Afvlakking van de btw-piek
Voor je medewerkers moet de digitale transitie toch heel wat voordelen bieden? “Klopt. De fysieke mappen die we na het kwartaal ontvangen en dan op twee weken moeten inboeken zorgen voor enorme pieken in werkdruk. Terwijl digitaal aanleveren op geregelde tijdstippen de werkdruk tijdens de BTW periode afvlakt. Om die reden ben ik niet rouwig om de harde deadline voor e-invoicing in 2026. Dat gaat onze transitie enkel versnellen.”
Benieuwd welke diensten Octopus aanbiedt of wil je het boekhoudpakket beter leren kennen.
